{"id":295998,"date":"2020-04-23T04:35:55","date_gmt":"2020-04-23T08:35:55","guid":{"rendered":"https:\/\/interfacing.com\/elektronisches-qualitaetsmanagementsystem-und-fernarbeit\/"},"modified":"2024-11-22T16:09:46","modified_gmt":"2024-11-22T21:09:46","slug":"elektronisches-qualitaetsmanagementsystem-und-fernarbeit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/interfacing.com\/de\/elektronisches-qualitaetsmanagementsystem-und-fernarbeit","title":{"rendered":"Elektronisches Qualit\u00e4tsmanagementsystem und Fernarbeit"},"content":{"rendered":"\t\t
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Anpassung an die Arbeit in einer neuen Normalit\u00e4t – eQMS kann helfen, aber dQMS ist die Zukunft!<\/h3>

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eQMS – Elektronisches Qualit\u00e4tsmanagementsystem<\/h6><\/div>

In einer neuen Normalit\u00e4t, in der man vor\u00fcbergehend oder dauerhaft, geplant oder als Reaktion auf eine Krise an einem anderen Ort arbeiten muss, ist es nahezu unm\u00f6glich, den Papierkram jederzeit erfolgreich \u201emitzunehmen\u201c. Die Technologie (z. B. eQMS) ver\u00e4ndert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse zur Erstellung, Bereitstellung und Speicherung von Dokumenten verwalten, rapide. Selbst in der heutigen Welt k\u00f6nnen wir uns nicht nur auf die tats\u00e4chliche Papierproduktivit\u00e4t verlassen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ganz zu schweigen von der Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen. Jedes Qualit\u00e4tsmanagementsystem (QMS) hat Auswirkungen auf Zeit, Geld, Produktivit\u00e4t und Governance. F\u00fcr einige Unternehmen ist die Suche, Pr\u00fcfung und Implementierung eines elektronischen Qualit\u00e4tsmanagementsystems (eQMS) eine kritische und manchmal einsch\u00fcchternde Angelegenheit, die sie bew\u00e4ltigen m\u00fcssen. Es handelt sich um eine erhebliche \u00c4nderung der Gesch\u00e4ftsprozesse, die Monate in Anspruch nehmen kann.<\/p>

Wachsende Unternehmen und insbesondere solche, die expandieren wollen, m\u00fcssen technologische Prozesse einf\u00fchren. Der kritische Faktor ist, dass die Wahl eines bestimmten technologischen Prozesses unmittelbar \u00fcber Erfolg oder Misserfolg entscheidet – w\u00e4hlen Sie Ihren Prozess mit Bedacht. Ein System, das Aufzeichnungen automatisch auf dem neuesten Stand h\u00e4lt, bew\u00e4hrte Verfahren in den Arbeitsablauf integriert, einen einfachen und sicheren Zugang zu Dokumenten bietet, alle gesetzlichen Vorschriften erf\u00fcllt und eine m\u00fchelose Validierung erm\u00f6glicht, w\u00e4re jedoch nahezu perfekt.
Alle Organisationen m\u00fcssen eine interne \u00dcberpr\u00fcfung durchf\u00fchren. Selbst eine einfache \u00dcberpr\u00fcfung, bei der festgestellt wird, wie Dokumente gemeinsam genutzt werden, wie Aktualisierungen und \u00c4nderungen gehandhabt oder verfolgt werden und wie die Anforderungen an die Validierung und die Einhaltung von Vorschriften erf\u00fcllt werden, w\u00fcrde potenzielle Probleme schnell aufdecken. Ziel ist es, die Verfahren und Prozesse zu straffen, das Risikomanagement zu verbessern und die Transparenz von Dokumenten und Prozessen zu erh\u00f6hen.<\/p>

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Papierdokumente – eine Herausforderung im heutigen Gesch\u00e4ftsleben<\/h2>

Lassen Sie uns zun\u00e4chst die Tatsache ansprechen, dass kein Unternehmen zu 100 % papierlos sein wird. Ein eQMS ist dazu da, alle Dokumente zu verwalten, aber es wird Zeit, Vertr\u00e4ge, rechtliche, finanzielle oder medizinische Dokumente geben, die in Papierform aufbewahrt werden m\u00fcssen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen digitale Signaturen einsetzt, werden die Papierdokumente weiterhin elektronisch archiviert und sicher aufbewahrt.<\/p>

F\u00fcr die \u00fcbrigen Gesch\u00e4ftsabl\u00e4ufe k\u00f6nnen sogar Besprechungen mit Papierkram zu einer Herausforderung werden. Stellen Sie sich die meisten Ihrer Offsite- und hybriden Besprechungen (sowohl Offsite als auch Onsite) vor. Ohne eQMS ist die vorbereitende Erfassung und Pr\u00e4sentation von Daten umst\u00e4ndlich, da jeder Teilnehmer vor Ort mit denselben Unterlagen versorgt werden muss. Au\u00dferdem erh\u00e4lt niemand in der Besprechung Daten in Echtzeit, da die Unterlagen, die jedem Einzelnen vorliegen, eine Momentaufnahme des Zeitpunkts sind, zu dem die Informationen aufgezeichnet wurden. Die Verteilung aktueller Dokumente kann die Teamarbeit und die Zusammenarbeit f\u00fcr diese Zwecke schnell beeintr\u00e4chtigen. Die Bearbeitung kritischer Dokumente, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind, ist in einer Umgebung ohne eQMS eine Herausforderung. Einfache L\u00f6sungen k\u00f6nnen zwar elektronisch gespeichert werden (Google Drive, Dropbox usw.), aber wenn es um Versionskontrolle, Validierung und Einhaltung von Vorschriften geht (z. B. in der Medizinbranche FDA 21 CFR Part 11<\/a>, Keines dieser Systeme bietet eine so umfassende Verfolgung wie ein eQMS.<\/p><\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Die Genauigkeit von Audits<\/h3>Jede qualit\u00e4tsorientierte Organisation muss jederzeit f\u00fcr Audits ger\u00fcstet sein. Ohne ein eQMS kann dies ein m\u00fchsamer und langwieriger Prozess sein, auf den man sich vorbereiten muss und der fast unm\u00f6glich einzuhalten ist. Papierdokumente gehen verloren, und das kann zum unpassendsten Zeitpunkt zu einer Peinlichkeit werden oder der Beginn einer Suche nach weiteren Dokumenten sein, die zuvor nicht Teil des Audits waren.
Mangelnde Dokumentenkontrolle kann erhebliche Zeit kosten – ein kostbares Gut, auf das F\u00fchrungskr\u00e4fte t\u00e4glich achten m\u00fcssen. Selbst das einfache Versenden eines Dokuments per E-Mail kann zu gro\u00dfen Problemen f\u00fchren.
Stellen Sie sich vor, Sie senden ein Dokument per E-Mail an einen oder mehrere Beteiligte zur Unterschrift. Es muss viele Posteing\u00e4nge durchlaufen (bei einem Beteiligten oder seinem Assistenten usw.), bevor es an den n\u00e4chsten weitergeleitet wird. Eine fehlende Unterschrift bedeutet eine Verz\u00f6gerung des Prozesses. Ad-hoc-Ablagesysteme werden selten validiert und stellen bei Audits eine Belastung dar.
Mit eQMS-Systemen erstellen Sie die zu unterzeichnenden Dokumente und benachrichtigen die Personen, die sie genehmigen bzw. digital abzeichnen m\u00fcssen. Jeder klickt auf das Dokument, um es zu genehmigen oder zu unterzeichnen, das sicher an einem einzigen Ort im Repository abgelegt ist.<\/div><\/div><\/div><\/div>

Every quality run organization needs to be audit-ready at all times<\/h2><\/blockquote><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Vorschriften und Einhaltung<\/h3>

\"\"<\/p>Es ist eine Tatsache, dass \u00c4nderungen der Rechtsvorschriften im Laufe eines Jahres mit einer bestimmten H\u00e4ufigkeit eintreten werden. Dies ist ein positiver Schritt, um Organisationen bei vielen wichtigen Compliance-Faktoren einen Vorsprung zu verschaffen. Problematisch ist jedoch, ob eine Organisation, die in einem stark regulierten Bereich oder einer stark regulierten Branche t\u00e4tig ist, ohne ein eQMS mit den \u00c4nderungen Schritt halten kann.
Es kostet Zeit und M\u00fche, die Vorschriften einzuhalten, vor allem in staatlich regulierten Finanz-, Medizin- oder anderen staatlichen Einrichtungen.
Bei einer geplanten Implementierung kann ein Unternehmen mit einem eQMS sehr leicht mit den gesetzlichen \u00c4nderungen Schritt halten. Versionskontrolle, Audits, Zeitersparnis bei der Sicherstellung der Dokumentation zur Vorlage bei den Beh\u00f6rden sind nur einige Beispiele f\u00fcr die St\u00e4rke eines eQMS bei der Einhaltung von Vorschriften.<\/div><\/div><\/div>

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Elektronische Dokumente sind nicht genug, die Zukunft ist digital (DQMS)!<\/h3>

Die Umwandlung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format und ihre Ablage in einem Ordner kopiert einfach denselben manuellen Prozess, der die urspr\u00fcnglichen Probleme in Bezug auf Dokumentenkontrolle und Kontinuit\u00e4t verursacht hat. In kurzer Zeit werden diese Dokumente veraltet sein und manuell aktualisiert werden, ohne dass die \u00c4nderungen dokumentiert werden. Es werden mehrere Versionen existieren, die eine gro\u00dfe Gefahr f\u00fcr das Unternehmen darstellen k\u00f6nnen, wenn sie versehentlich an Kunden oder Auftraggeber geliefert werden.
Ein digitales QMS (dQMS) bietet Konsistenz, Kontinuit\u00e4t und Datenmanagement im Einklang mit der Industrie 4.0 und all ihren Vorteilen: Benutzerfreundlichkeit, Analyse, Transparenz usw., alles integriert in eine KI-Plattform (k\u00fcnstliche Intelligenz).<\/p><\/div>

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Digitales QMS – Verwalten Sie Daten statt Dokumente!<\/h3>Papierbasierte QMS sind ein veraltetes System, das den heutigen technologischen Anforderungen anderer Systeme, die von Partnern, Lieferanten, Pr\u00fcfern, Beh\u00f6rden usw. verwendet werden, nicht mehr gerecht wird. Das Erkennen der Notwendigkeit, Ihre Dokumentation f\u00fcr Mitarbeiter vor Ort und an anderen Standorten zu organisieren und zu sichern, ist ein gro\u00dfer erster Schritt in die richtige Richtung.
Ein dQMS f\u00fchrt zu einer Standardisierung \u00fcber alle Funktionen und regulatorischen Silos hinweg und bietet den Mitarbeitern eine einzige, glaubw\u00fcrdige Quelle der Wahrheit f\u00fcr jede spezifische Dokumentation. So w\u00fcrde beispielsweise jede externe \u00c4nderung an einem vorgeschriebenen Dokument automatisch vom System erfasst und eine \u00dcberarbeitung der Qualit\u00e4tsdokumentation ausgel\u00f6st. Auf diese Weise bleibt die kritische Dokumentation in ihrer aktuellsten Version direkt an der Quelle, ohne dass eine andere Form dieser Dokumentation verf\u00fcgbar wird und eine potenzielle Haftung f\u00fcr das Unternehmen darstellt. Die Umstellung auf ein digitales Qualit\u00e4tsmanagementsystem bedeutet, dass Sie sich neu vorstellen m\u00fcssen, wie Ihre Mitarbeiter mit SOPs, Unternehmens- und Rechtsdokumentation, um nur einige zu nennen, umgehen werden. Was fr\u00fcher ein m\u00fchsamer Prozess war, um die Dokumentenkontrolle aufrechtzuerhalten, wird jetzt durch eine nahtlose digitale Schnittstelle zu einem intuitiven Prozess, der zus\u00e4tzlich zu einer erheblichen Zeitersparnis bei manuellen Aktualisierungen f\u00fchrt.
Transparente Kommunikation, kontinuierliche Verbesserung und Agilit\u00e4t sind die Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Integration eines dQMS datengesteuerten Ansatzes erh\u00e4lt und die Voraussetzungen f\u00fcr die digitale Transformation der Industrie 4.0 schaffen. Durch die Verwaltung von Inhalten in Form von Datenfragmenten kann unsere Plattform diese Daten innerhalb von KI-Modellen (k\u00fcnstliche Intelligenz) verarbeiten, um nicht nur die Einhaltung von Vorschriften zu gew\u00e4hrleisten, sondern auch proaktiv statt reaktiv auf Marktver\u00e4nderungen zu reagieren und Ihnen zu erm\u00f6glichen, schneller als Ihre Wettbewerber zu reagieren!<\/div><\/div>
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tKONTAKT\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Kostenlose Demo anfordern<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Dokumentieren, analysieren, verbessern, digitalisieren und \u00fcberwachen Sie Ihre Prozesse, Risiken, gesetzlichen Anforderungen und Leistungsindikatoren mit Interfacings integriertem Managementsystem Digital Twin, dem Enterprise Process Center\u00ae!<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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\n \n \n Ja, ich bin damit einverstanden, Informationen \u00fcber die Produkte von Interfacing zu erhalten.<\/span>\n <\/em>\n<\/span> <\/td>\n <\/tr>\n <\/tbody>\n <\/table>\n\n \n
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