{"id":305152,"date":"2020-04-23T04:35:55","date_gmt":"2020-04-23T08:35:55","guid":{"rendered":"https:\/\/interfacing.com\/sistema-electronico-de-gestion-de-la-calidad-y-trabajo-a-distancia\/"},"modified":"2024-11-22T16:10:01","modified_gmt":"2024-11-22T21:10:01","slug":"sistema-electronico-de-gestion-de-la-calidad-y-trabajo-a-distancia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/interfacing.com\/es\/sistema-electronico-de-gestion-de-la-calidad-y-trabajo-a-distancia","title":{"rendered":"Sistema electr\u00f3nico de gesti\u00f3n de la calidad y trabajo a distancia"},"content":{"rendered":"\t\t
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Adaptarse al trabajo en una nueva normalidad: eQMS puede ayudar, pero dQMS es el futuro.<\/h3>\n<\/p>\n
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eQMS – Sistema Electr\u00f3nico de Gesti\u00f3n de la Calidad<\/p>\n<\/div>\n

En una nueva normalidad de tener que trabajar fuera de las instalaciones, ya sea de forma temporal o permanente, planificada o en respuesta a una crisis, es casi imposible estar en condiciones de “llevar el papeleo contigo” con \u00e9xito en todo momento. La tecnolog\u00eda (es decir, el eQMS) est\u00e1 cambiando r\u00e1pidamente la forma en que las organizaciones gestionan sus procesos de creaci\u00f3n, entrega y almacenamiento de documentos. Incluso en el mundo actual, no podemos confiar \u00fanicamente en la productividad real del papel para mantenernos por delante de la competencia, por no hablar de la normativa y el cumplimiento. El tiempo, el dinero, la productividad y la gobernanza se ven afectados por cualquier sistema de gesti\u00f3n de la calidad (SGC) implantado. Para algunas organizaciones, localizar, examinar e implantar un Sistema Electr\u00f3nico de Gesti\u00f3n de la Calidad (eQMS) es una perspectiva cr\u00edtica y a veces intimidatoria para ellas. Implica un cambio significativo en los procesos empresariales, y eso puede llevar meses.<\/p>\n

Las empresas en crecimiento, y especialmente las que pretenden expandirse, tendr\u00e1n que adoptar procesos tecnol\u00f3gicos. El factor cr\u00edtico es que la elecci\u00f3n de un proceso tecnol\u00f3gico concreto determinar\u00e1 su \u00e9xito o fracaso de forma inmediata: elige bien tu proceso. Por otro lado, disponer de un sistema que mantenga los registros actualizados autom\u00e1ticamente, que incorpore las mejores pr\u00e1cticas al flujo de trabajo, que proporcione un acceso f\u00e1cil y seguro a los documentos, que cumpla todas las normativas y que facilite la validaci\u00f3n ser\u00eda casi perfecto.<\/p>\n

Todas las organizaciones necesitan hacer una revisi\u00f3n interna. Incluso una b\u00e1sica para determinar c\u00f3mo se comparten los documentos, c\u00f3mo se gestionan o rastrean las actualizaciones y los cambios, y c\u00f3mo se afrontan los retos de validaci\u00f3n y cumplimiento, identificar\u00eda r\u00e1pidamente posibles problemas. El objetivo aqu\u00ed ser\u00eda racionalizar los procedimientos y procesos, mejorar la gesti\u00f3n de riesgos y aumentar la visibilidad de los documentos y procesos.<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Documentos en papel – Un reto en la empresa actual<\/h2>\n

Abordemos primero el hecho de que ninguna empresa va a prescindir del papel al 100%. Un eQMS sirve para gestionar todos los documentos, pero habr\u00e1 documentos temporales, contractuales, legales, financieros o m\u00e9dicos que deber\u00e1n conservarse en papel. Dependiendo de si tu empresa emplea firmas digitales, la copia impresa seguir\u00e1 archiv\u00e1ndose electr\u00f3nicamente y almacen\u00e1ndose de forma segura.<\/p>\n

Para el resto de los procesos empresariales, incluso las reuniones pueden convertirse en un reto con el papeleo. Imagina la mayor\u00eda de tus reuniones presenciales e h\u00edbridas (tanto presenciales como no presenciales). Sin el eQMS, la preparaci\u00f3n, recopilaci\u00f3n y presentaci\u00f3n de datos es engorrosa, ya que cada asistente fuera de las instalaciones tendr\u00e1 que recibir la misma documentaci\u00f3n. Adem\u00e1s, nadie en la reuni\u00f3n estar\u00e1 recibiendo datos en tiempo real, ya que la documentaci\u00f3n que cada uno tiene delante es una instant\u00e1nea del momento en que se registr\u00f3 la informaci\u00f3n. La distribuci\u00f3n de documentos actualizados puede entorpecer r\u00e1pidamente el trabajo en equipo y la colaboraci\u00f3n a estos efectos. La cuesti\u00f3n de editar documentos cr\u00edticos para garantizar que son precisos y est\u00e1n actualizados es un reto en un entorno sin SGC. Aunque las soluciones b\u00e1sicas pueden almacenar electr\u00f3nicamente (Google Drive, Dropbox, etc.), cuando se trata del control de versiones, la validaci\u00f3n y el cumplimiento normativo (por ejemplo, la industria m\u00e9dica FDA 21 CFR Parte 11<\/a>, ninguno de esos sistemas ofrecer\u00e1 el seguimiento de alto nivel que proporcionar\u00e1 un eQMS.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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La exactitud de las auditor\u00edas<\/h3>\n

Toda organizaci\u00f3n gestionada con calidad debe estar preparada para las auditor\u00edas en todo momento. Sin un SGCe, esto puede ser un proceso largo y laborioso de preparar y casi imposible de cumplir. La documentaci\u00f3n en papel se perder\u00e1, y en el momento m\u00e1s inoportuno, esto puede suponer una verg\u00fcenza o el inicio de la b\u00fasqueda de m\u00e1s documentaci\u00f3n que antes no formaba parte de la auditor\u00eda.<\/p>\n

La falta de control de los documentos puede costar mucho tiempo, lo que merma el preciado bien del que los dirigentes deben ser conscientes a diario. Incluso con el simple env\u00edo de un documento por correo electr\u00f3nico, esto puede crear problemas importantes.<\/p>\n

Imagina que env\u00edas un documento por correo electr\u00f3nico a una o varias partes interesadas para que lo firmen. Tiene que pasar por muchas bandejas de entrada (del interesado o de su asistente, etc.) antes de ser enviado a la siguiente. Si falta una firma, el proceso se retrasa. Los sistemas de archivo ad hoc rara vez reciben validaci\u00f3n y crear\u00e1n una carga en el momento de la auditor\u00eda.<\/p>\n

Con los sistemas eQMS, generar\u00e1s la documentaci\u00f3n para su firma y notificar\u00e1s a quienes deban autorizarla\/firmarla digitalmente. Cada uno har\u00e1 clic para aprobar o firmar el documento que se encuentra de forma segura en un \u00fanico espacio del repositorio.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Toda organizaci\u00f3n gestionada con calidad debe estar preparada para las auditor\u00edas en todo momento<\/h2>\n<\/blockquote>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Normativa y cumplimiento<\/h3>\n

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Es un hecho que los cambios normativos se producir\u00e1n con una frecuencia determinada a lo largo de un a\u00f1o. Se trata de un paso positivo para mantener a las organizaciones por delante en muchos de los principales factores de cumplimiento. Lo que preocupa es si una organizaci\u00f3n que pertenece a una disciplina o industria muy regulada puede seguir con \u00e9xito el ritmo de los cambios sin disponer de un SGCe.<\/p>\n

Se necesita tiempo y esfuerzo para seguir cumpliendo las normas, especialmente en organismos financieros, m\u00e9dicos u otros organismos gubernamentales regulados por el gobierno federal.<\/p>\n

Con una implantaci\u00f3n planificada, una organizaci\u00f3n puede adoptar los cambios normativos muy f\u00e1cilmente con un SGCe. El control de versiones, las auditor\u00edas, el tiempo que se ahorra en conseguir la documentaci\u00f3n que hay que presentar a las autoridades son s\u00f3lo algunos ejemplos de la fuerza de un SGCe para mantener la conformidad.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Los documentos electr\u00f3nicos no bastan, \u00a1el futuro es digital (DQMS)!<\/h3>\n

Convertir los documentos en papel a formato electr\u00f3nico y almacenarlos en una carpeta simplemente copia el mismo proceso manual que cre\u00f3 los problemas originales en primer lugar, en relaci\u00f3n con el control y la continuidad de los documentos. En poco tiempo, estos documentos quedar\u00e1n obsoletos y se actualizar\u00e1n manualmente sin que quede constancia del cambio. Existir\u00e1n m\u00faltiples versiones que pueden suponer una gran responsabilidad para la organizaci\u00f3n si se entregan accidentalmente a clientes.<\/p>\n

El SGC digital (SGCd) proporciona coherencia, continuidad y gesti\u00f3n de datos alineados con la industria 4.0 y todas sus ventajas: usabilidad, an\u00e1lisis, visibilidad, etc., todo ello integrado en una plataforma de IA (inteligencia artificial).<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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SGC digital – \u00a1Gestiona datos, no documentos!<\/h3>\n

Los SGC en papel son un sistema anticuado que no puede cumplir los requisitos tecnol\u00f3gicos actuales de otros sistemas utilizados por socios, proveedores, auditores, organismos gubernamentales, etc. Reconocer la necesidad de organizar y asegurar tu documentaci\u00f3n para los trabajadores in situ y a distancia es un gran primer paso en la direcci\u00f3n correcta.<\/p>\n

Un dQMS propiciar\u00e1 la normalizaci\u00f3n en todas las funciones y silos normativos, proporcionando a los empleados una \u00fanica fuente de verdad cre\u00edble en cualquier documentaci\u00f3n espec\u00edfica. Por ejemplo, cualquier cambio externo en un documento normativo marcar\u00eda autom\u00e1ticamente el sistema y desencadenar\u00eda revisiones de la documentaci\u00f3n de calidad. Esto mantendr\u00e1 la documentaci\u00f3n cr\u00edtica en su versi\u00f3n m\u00e1s actual, justo en la fuente, sin que ninguna otra forma de esa documentaci\u00f3n est\u00e9 disponible y suponga una responsabilidad potencial para la organizaci\u00f3n. Pasar a un Sistema Digital de Gesti\u00f3n de la Calidad significa volver a imaginar c\u00f3mo interactuar\u00e1n tus empleados con los PNT, la documentaci\u00f3n corporativa y legal, por nombrar algunos. Lo que antes era un proceso tedioso para mantener el control de los documentos, ahora se convierte en un proceso intuitivo a trav\u00e9s de una interfaz digital sin fisuras, adem\u00e1s de un importante ahorro de tiempo de actualizaci\u00f3n manual.<\/p>\n

La comunicaci\u00f3n transparente, la mejora continua y la agilidad son ventajas para tu organizaci\u00f3n al integrar un enfoque dQMS basado en datos, que prepara el terreno para la transformaci\u00f3n digital de la industria 4.0. Al gestionar el contenido como fragmentos de datos, nuestra plataforma puede procesar esos datos dentro de modelos de IA (inteligencia artificial) no s\u00f3lo para garantizar el cumplimiento, sino para ser proactivos frente a los cambios del mercado y permitirte pivotar m\u00e1s r\u00e1pido que tus competidores.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Solicite una demostraci\u00f3n gratuita<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n \n \n S\u00ed, acepto recibir comunicaciones sobre los productos de Interfacing.<\/span>\n <\/em>\n<\/span> <\/td>\n <\/tr>\n <\/tbody>\n <\/table>\n\n \n
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