Cuando te sumerges en las profundidades de la transformación digital de la empresa, no es infrecuente que durante el proceso des un paso atrás para observar el panorama general y hacerte una idea de cómo va la organización con respecto a sus objetivos globales.
¿Se trata de una visión de Arquitectura Empresarial o de Arquitectura de Negocio? Buena pregunta.
Aunque los términos Arquitectura Empresarial (EA) y Arquitectura de Negocio (BA) se utilizan indistintamente, en realidad, la BA es un componente de la EA y proporciona la base para los demás dominios dentro de la EA.
Empecemos por lo que no son la Arquitectura Empresarial y la Arquitectura de Negocio:
- La Arquitectura Empresarial no es sólo tecnología
Como su nombre indica, se trata de la empresa, es decir, la organización en su conjunto, incluido el ecosistema en el que opera.
- La Arquitectura Empresarial no es sólo un proceso
Aunque los procesos son un componente clave de una Arquitectura Empresarial, no es lo único.
A continuación, veamos qué son la Arquitectura Empresarial y la Arquitectura de Negocio.
En un reciente artículo del MIT Sloan Management Review, Jeanne Ross y Cynthia Beath definen la Arquitectura Empresarial como:
… el diseño holístico de personas, procesos y tecnología para ejecutar objetivos estratégicos de inspiración digital.
Aunque esta definición se enmarca en un punto de vista digital, también es relevante para todo tipo de Organización. El objetivo principal de la Arquitectura Empresarial es proporcionar una hoja de ruta para el rediseño y el cambio organizativos.
Por otra parte, la Arquitectura Empresarial se concibe mejor como un plan que proporciona un enfoque estructurado y basado en modelos para construir y gestionar una organización. La Arquitectura Empresarial proporciona una comprensión de cómo la estrategia empresarial de la organización y sus flujos de valor se traducen en funcionamiento, incluyendo la estructura de la organización, los procesos y la información de apoyo.
La Arquitectura Empresarial no sólo define el resultado, la Arquitectura Empresarial ayuda a realizar los resultados.
Proporciona una comprensión en toda la empresa de las formas en que la estrategia empresarial y los flujos de valor se traducen en operaciones, integrando elementos de organización, proceso e información. La Arquitectura Empresarial no define la estrategia, sino que permite la realización de los objetivos estratégicos.
Operacionalizar la Estrategia Empresarial: Comprender la contribución de la Arquitectura Empresarial
Los marcos de Arquitectura Empresarial suelen dividirse en 4 componentes principales, a veces llamados dominios:
- Empresa
- Información
- Aplicaciones
- Tecnología
Algunos marcos de Arquitectura Empresarial, como el Marco de Arquitectura de The Open Group (TOGAF), fusionan los componentes de Información y Aplicación. Los componentes suelen representarse en capas:
Principios y visión de la arquitectura: otra visión
También suele haber otros componentes que proporcionan los principios y la visión de la arquitectura, así como las consideraciones sobre su implementación. Por ejemplo, TOGAF tiene dos componentes adicionales de este tipo:
- Principios, visión y requisitos de la arquitectura
- Realización del Arquitecto.
La Arquitectura Empresarial proporciona el punto de anclaje para el resto de la arquitectura, ya que define la visión, las estrategias, la estructura y lo que hace la organización. El Modelo de Motivación Empresarial de OMG muestra un vínculo sencillo y directo entre la Motivación y otros aspectos de la Arquitectura Empresarial:
La Arquitectura Empresarial definida en que la organización actualmente (o está planeando ) entregar o realizar “lo que hace“.
Alinear la Arquitectura Empresarial con el resto de la Arquitectura de la Empresa
Las Arquitecturas de la Información y de las Aplicaciones están alineadas con los elementos motivacionales, organizativos y de comportamiento de la Arquitectura Empresarial de la organización, para garantizar que la información utilizada al llevar a cabo sus procesos empresariales, junto con las aplicaciones que se despliegan para dar soporte a los procesos empresariales, están en línea con los objetivos y estrategias empresariales. Los objetivos y estrategias de la organización influirán en qué aplicaciones e información subyacente se necesitan para realizar sus objetivos y estrategias.
Además, la Arquitectura Tecnológica define qué plataformas y componentes tecnológicos son necesarios para soportar el funcionamiento de las aplicaciones contenidas en la Arquitectura de Aplicación. La Arquitectura Tecnológica también estará alineada con los objetivos y estrategias de la organización e influida por ellos, para garantizar que se cumplan.
Vemos la Arquitectura Empresarial definida como la suma de sus componentes y cómo funcionan, centrándose específicamente en las interrelaciones y la integración de estrategias, personas y procesos, junto con la información.
Es fundamental que las organizaciones analicen y consideren:
- Su papel en un mercado en constante cambio
- El impacto en los clientes de los cambios que se producen en su propio mercado
- El momento y la financiación adecuados para tomar decisiones sobre cambios en los servicios, los productos, los proveedores y socios, la tecnología, la organización y los procesos empresariales básicos.
Una de las fuerzas motrices clave dentro de la Arquitectura Empresarial está en su conjunto de apoyo estratégico y procesos centrales que van más allá de los límites organizativos. Para que la Arquitectura Empresarial sea eficaz, debe permitir una planificación adecuada de la integración de procesos no sólo dentro de las organizaciones, sino también con socios, proveedores y clientes.
Al adoptar una visión de extremo a extremo de los procesos empresariales, se pone de manifiesto la importancia de cómo vemos y entendemos el soporte de la cadena de valor empresarial y los procesos subyacentes por parte de las aplicaciones y la tecnología de la organización. Utilizar un enfoque integral no sólo rompe los silos funcionales, sino también los silos de aplicación y tecnología creados por el pensamiento funcional. La clave aquí es que, aunque cada uno de nosotros pertenezca a un grupo funcional concreto dentro de la organización (como Finanzas, Ventas, Atención al Cliente o TI), nuestros procesos empresariales y aplicaciones de apoyo no deben estar limitados por ninguna estructura organizativa.
La introducción de la arquitectura de procesos
Una de las funciones importantes de una Arquitectura de Procesos es no sólo documentar cómo funcionará la organización, sino también proporcionar orientación para definir qué información debe soportar cada una de las aplicaciones dentro de la Arquitectura de Aplicaciones. En algunas circunstancias, las aplicaciones pueden depender de los componentes y métodos de integración definidos en la Arquitectura Tecnológica. Los componentes de integración permitirán que las aplicaciones hablen entre sí a través de sus API’, Enterprise Service Bus u otro middleware, en apoyo de los procesos empresariales.
BPMS como mecanismo
Un mecanismo cada vez más común para lograr esta integración entre procesos empresariales y aplicaciones es el uso de una Suite de Gestión de Procesos Empresariales (o BPMS), como el EPC de Interfacing.
Un BPMS proporciona un mecanismo basado en procesos para facilitar la comunicación entre los procesos empresariales y las aplicaciones, sin verse limitado por los flujos de trabajo impuestos por las aplicaciones.
Donde antes un BPMS sólo era aplicable en grandes empresas corporativas con importantes conocimientos tecnológicos, la actual generación de productos BPMS, como EPC, democratiza el uso de un BPMS incluso a las pequeñas organizaciones. Están diseñados para mejorar o automatizar los procesos empresariales, permitiendo diseñar, documentar e implantar procesos dentro del BPMS para aumentar la eficacia operativa. A menudo, incluso es posible crear soluciones personalizadas basadas en procesos utilizando poco código en algunos productos BPMS, como el complemento de Desarrollo Rápido de Aplicaciones disponible para el EPC de Interfacing.
Un BPMS también es una forma adecuada de poner en juego la Arquitectura de Servicios, que es otro componente de la Arquitectura Tecnológica. Al utilizar la Arquitectura de Procesos para determinar los servicios que se utilizan habitualmente en múltiples procesos empresariales, empieza a tomar forma un “enfoque orientado a los servicios” en la Arquitectura de Servicios. Si el BPMS se ha configurado correctamente, puede supervisar la eficacia de los procesos empresariales (y también la eficiencia) y, a su vez, aprovechar esos servicios para apoyar nuevas mejoras de los procesos.
Ventajas de alinear la Arquitectura Empresarial con la Arquitectura de Negocio
- La Arquitectura Empresarial aporta un enfoque sólido y centrado en el negocio dentro de la Arquitectura Empresarial en su conjunto.
- Todos los aspectos de la planificación y el análisis estratégico se integran a través de la “lente” de la Arquitectura Empresarial.
- Proporcionará un análisis exhaustivo de costes/beneficios y perspectivas, tanto desde el punto de vista de la tecnología como de las operaciones empresariales.
- Alineación de múltiples disciplinas transversales en todas las organizaciones, lo que lleva a optimizar el valor al tiempo que se maximizan las inversiones.
Utilicemos un caso práctico para ilustrar cómo los objetivos y estrategias empresariales influyen en las Arquitecturas de Información, Aplicación y Tecnología y les dan forma.
Caso práctico
Antecedentes
ElectCo (no es una empresa real) es un minorista de electrónica que empezó con una sola tienda y ahora tiene 10 tiendas repartidas por una zona regional que abarca muchos pueblos y ciudades pequeños. La empresa hasta hace poco dirigida por sus fundadores. Sus operaciones, incluidas las compras y la gestión de existencias, se basan principalmente en hojas de cálculo Excel y el sitio web de la empresa es sólo informativo. Aunque sigue siendo una empresa familiar, la dirección ha pasado ahora a la segunda generación. Todos los miembros del nuevo equipo directivo tienen estudios universitarios y titulaciones en empresariales, marketing y tecnología. Reconocen que las estrategias actuales limitan el crecimiento de la empresa y la hacen susceptible a los factores del entorno local y a las recesiones económicas.
Nuevo Estrategia de clics y ladrillos
En el último inventario, el nuevo equipo directivo descubrió que había muchas existencias que ya no eran modelos actuales. El análisis de este exceso de existencias reveló que, a menudo, debido a:
- Pedidos excesivos de artículos que no se vendieron tan bien como se esperaba
- Las tiendas podían hacer sus propios pedidos sin saber si otra tienda tenía existencias de un artículo
- El cliente podía pedir artículos y luego cancelar el pedido antes de recibir la entrega sin realizar ningún pago.
El nuevo equipo directivo ha decidido introducir una serie de cambios clave en el negocio, las aplicaciones y la tecnología:
- Cambios en las políticas empresariales, como la centralización de la gestión de inventarios, incluida la reducción al mínimo de las existencias disponibles y el pedido de existencias justo a tiempo en función de las existencias mínimas, los pedidos de los clientes sólo pueden realizarse con un depósito del 25%, los pedidos cancelados tendrán un recargo por cancelación
- Sustituir los procesos operativos y las aplicaciones existentes para gestionar no sólo las aplicaciones de contabilidad, compras y gestión de inventarios, sino también pasar a un sitio web basado en el comercio electrónico que permita a los clientes hacer pedidos en línea para su recogida o entrega.
Para ayudarles a completar la implantación de esta nueva estrategia, han contratado a dos antiguos amigos de la universidad con experiencia en Arquitectura Empresarial y Arquitectura de Negocio.
Impacto de la nueva estrategia de clics y ladrillos
El primer paso para los arquitectos empresariales y de negocio es trabajar juntos para documentar con precisión el componente de motivación de la arquitectura empresarial objetivo. Esto empieza por definir las metas, objetivos, estrategias y tácticas de la nueva empresa. Definir y analizar los impulsores e influencias externas e internas y completar una evaluación de estos nuevos objetivos y estrategias en comparación con las metas, objetivos, estrategias y tácticas empresariales existentes.
Una vez completado esto, el Arquitecto Empresarial puede empezar a crear los componentes organizativos y de procesos empresariales de la Arquitectura Empresarial. Al mismo tiempo, el Arquitecto Empresarial puede empezar a evaluar el impacto de las nuevas metas, objetivos, estrategias y tácticas empresariales frente a la información, las aplicaciones y las tecnologías existentes. Como es poco probable que haya artefactos de Arquitectura Empresarial o de Negocio disponibles, esto requerirá el desarrollo de los artefactos del estado actual antes de desarrollar los artefactos del estado objetivo.
Evidentemente, los cambios propuestos en los objetivos, objetos, estrategias y tácticas empresariales requieren cambios importantes en las políticas empresariales, reglas empresariales y procesos empresariales existentes, deben ser una prioridad para el Arquitecto Empresarial.
Como la Arquitectura Empresarial permite la realización de la estrategia empresarial, el Arquitecto Empresarial la necesita como base para determinar los cambios necesarios en la Aplicación y la Tecnología. Una vez definidos estos cambios y comprendido su impacto en la cartera existente de aplicaciones y tecnologías, puedes empezar a definir las Arquitecturas de Aplicaciones y Tecnologías del estado objetivo y los requisitos y detalles de los programas de cambio necesarios.
Reflexiones finales
Al revisar la información anterior, queda aparentemente claro que la distinción de la implicación de la Arquitectura Empresarial con la Arquitectura de la Empresa no es de combate, sino más bien de una excelente aunque compleja relación de trabajo en la que la Arquitectura Empresarial apoya el panorama general de la Arquitectura de la Empresa.
Para aportar un gran valor a cualquier organización, los Arquitectos Empresariales dedicarán una gran cantidad de tiempo al dominio fundacional de la Arquitectura Empresarial. Para tener éxito, la organización debe centrar sus recursos en la elaboración y comunicación de hojas de ruta de Arquitectura Empresarial que impliquen no sólo a los equipos de arquitectos empresariales o de negocio, sino también a las partes interesadas del negocio y a los altos ejecutivos.
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