Colaboración y gobernanza

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Interfacing permitirá a su organización gobernar eficientemente la complejidad de su negocio y la transformación continua a través de la calidad basada en procesos, el rendimiento y la gobernanza de los procesos de negocio.

Gobernanza de procesos de negocio y Colaboración en procesos de negocio

A lo largo de todas las fases de su programa (desarrollo de contenidos, capacitación, gestión de cambios, actualizaciones y mejoras continuas), la colaboración, la comunicación y la gobernanza de los procesos de negocio es clave para el éxito. Enterprise Process Center® proporciona a los miembros del equipo un repositorio reutilizable centralizado en el que varias personas pueden trabajar en paralelo sin el riesgo de duplicar el contenido ni sobrescribir el trabajo de otra persona.

Los empleados son notificados de las versiones recién publicadas, necesitan confirmar que leen y entienden los cambios, y tienen un foro fácil de usar para plantear solicitudes de mejora o discutir los problemas a medida que surgen.

Dotar a los empleados de herramientas para colaborar es de gran importancia para el éxito; y lo mismo ocurre con la aplicación de la rendición de cuentas y la gobernanza permanentes. EPC simplifica esta necesidad con medidas de control automatizadas, como ciclos de revisión y aprobación y borrador frente a la versión publicada de lectura/escritura y eliminación de derechos de acceso de seguridad en todo el contenido. Además, la plataforma EPC realiza un seguimiento y almacena todos los detalles históricos de una modificación, desde la solicitud hasta la implementación, incluidos todos los detalles de un cambio para informes de auditoría detallados.

Descubra

El kit de herramientas de EPC proporciona a la organización

Comunicación y notificaciones

Colaboración multiusuario

Asignación de propiedad y rendición de cuentas

Gestión del ciclo de vida de los cambios

Seguimientos de control de versiones y auditorías

Administración de acceso a la seguridad

Gestión de la internacionalización

Análisis detallados para el uso de EPC

Versionado y registros de auditoría

Comunicación y notificaciones

Los empleados pueden hacer preguntas, sugerir mejoras o generar incidentes en todo el contenido administrado dentro del sistema (procesos, aplicaciones, documentos, reglas de negocio, etc.) con colegas en diferentes sitios, ubicaciones o regiones. Las publicaciones notificarán a todos los suscritos para contribuir a la conversación y asignar tareas a aquellos que son responsables de tomar medidas. Compartir desafíos, soluciones y mejores prácticas con expertos en ubicaciones refuerza la colaboración y la mejora continua.

Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus propias solicitudes y la dirección supervisa el progreso de todas las preguntas, incidentes y solicitudes de cambio aplicando filtros según su estado (por ejemplo, Abierto, Aprobado, Trabajo en curso, Esperando publicar, Cerrado), fecha límite o prioridad.

Las partes interesadas pueden proporcionar comentarios y votar por una solicitud de cambio para que el responsable pueda tomar una decisión bien informada si aprobar o rechazar un ajuste. La votación da voz a todos y garantiza que las recomendaciones de “fuente única” no se apliquen antes de recopilar las aportaciones de otras partes interesadas porque un cambio que puede ser una mejora para algunos, pero que perjudica a otros (por ejemplo, mejorar la eficiencia pero el incumplimiento del riesgo, o reduce las actividades manuales, pero causa brechas de información posteriores o la satisfacción del cliente).

EPC destaca el número de nuevas notificaciones desde la última vez que inició sesión directamente en el encabezado y en todo momento para que los empleados sepan que hay nuevas versiones disponibles o que es necesario realizar acciones. Además, la mejor manera de llegar a muchos empleados es empujando información a sus bandejas de entrada para que no haya excusa en cuanto a por qué pueden estar usando una versión obsoleta. El EPC se integra con todos los servidores de correo electrónico para notificar automáticamente a los usuarios de las publicaciones de los debates y de las tareas que deben completarse, como las revisiones próximas o atrasadas, las aprobaciones requeridas o las nuevas versiones publicadas para confirmar. Los correos electrónicos contienen direcciones URL directas a la publicación o acción para que los usuarios puedan navegar rápidamente al contenido o a las acciones con un solo clic.

El EPC inspira a las personas a expresar su opinión: fomenta el pensamiento crítico a través de respuestas bien pensadas, hace que los empleados clave sean más accesibles y motiva a las personas a comunicarse de manera transparente entre sí. A su vez, se formará una comunidad y una cultura de proceso crecerá de manera homogénea en toda la organización.

Microsoft Teams Colaboración

Las aplicaciones para la colaboración son fundamentales para conectar personas, sistemas y procesos. Sin embargo, a medida que Microsoft Teams ha visto un aumento en la participación, también han aumentado las amenazas a la gobernanza de TI. EPC ofrece una solución de gobernanza para Teams clara y eficiente que previene la información no estructurada y permite una experiencia colaborativa verdaderamente contemporánea.

Colaboración multiusuario

A muchos usuarios se les puede conceder acceso para crear mapas y realizar cambios en los objetos. Esto les permite colaborar juntos. Observar las actividades de los demás a vista de un pájaro les ayuda a pensar críticamente y detectar las áreas donde potencialmente pueden mejorar su trabajo.

Los roles, los riesgos, los procesos y otros objetos se pueden reutilizar tantas veces como sea necesario. Esto elimina las redundancias e inconsistencias que conducen a una pérdida de eficiencia y a un control innecesario.

Los usuarios son informados al instante de los asuntos que los involucran desde sus portales. El EPC también envía notificaciones automáticas por correo electrónico con URLs directas para asegurar que la transmisión fue recibida.

Los usuarios también pueden mantenerse informados sobre los objetos que pueden afectarlos indirectamente suscribiéndose a ellos. Por lo tanto, recibirían notificaciones si se realizaran cambios.

Asignación de propiedad y rendición de cuentas

Mediante el uso de la matriz RASCI-VS para asignar responsabilidades, pueden comprender mejor lo que se espera de ellas y ver qué activos se han puesto a su disposición. Esto aumenta la responsabilidad de los empleados.

Los empleados son continuamente informados sobre los estándares y políticas corporativas una vez que se publican nuevas versiones, si hay ciclos de revisión entrantes o si han requerido acciones a través de sus paneles del portal y notificaciones por correo electrónico.

Incluso si los empleados no están directamente asociados a los objetos, es posible que aún quieran supervisarlos. Por ejemplo, un empleado de marketing puede querer saber si el empleado asignado a un rol con el que interactúa cambia de un día para otro. De este modo, puede suscribirse a la función existente que se actualizará una vez que se realice el ajuste.

La administración puede detectar cuando su personal ha visto la información que le fue dirigida. Por lo tanto, pueden garantizar que la información se transmitió adecuadamente y asegurarse de que se adoptan cambios y se realizan acciones.

Las organizaciones pueden estar aseguradas de que la información se mantenga actualizada en todo momento a través de las indicaciones que requieren que los empleados responsables validen la moneda de la información. Esto mitiga el riesgo de tener que reevaluar los procesos para lanzamientos de nuevos proyectos, como las implementaciones de ERP.

Gestión del ciclo de vida de los cambios

Los analistas pueden programar ciclos de revisión recurrentes para confirmar que sus procesos están actualizados. Los propietarios de procesos son informados automáticamente de estas fechas de vencimiento mucho antes del proceso, y deben confirmar o rechazar solicitudes.

Los empleados de todos los niveles pueden solicitar mejoras en los procesos. Los colegas pueden entonces discutir la propuesta y votar sobre ella.

Si los procesos se marcan como obsoletos o si se presenta y aprueba una solicitud de mejora, se puede enviar una notificación a un empleado dedicado con una instrucción para realizar los cambios.

Una vez realizados los cambios, deben ser aprobados. La ruta de acceso de aprobación se puede establecer para escalar de abajo hacia arriba o para notificar a todos los aprobadores simultáneamente. Si se selecciona la ruta paralela y uno de los aprobadores necesarios rechaza los cambios, la solicitud se devuelve al empleado dedicado junto con los comentarios.

Una vez aprobados los cambios, todos los empleados afectados recibirán una nueva notificación de versión. A continuación, deben examinarlo y confirmar que están conscientes de los cambios. Esto garantiza que las operaciones se alineen de forma coherente.

Los usuarios se benefician de un historial detallado de los cambios, rechazos y aprobaciones que se produjeron en el mejoramiento de cualquier objeto dado a lo largo de su ciclo de vida.

Versión y seguimiento de auditoría

EPC conserva un histórico de cada cambio (cuándo, quién, qué) que ha tenido lugar a lo largo de la existencia de un objeto. Estos se pueden ver dentro de la suite o se pueden exportar a Excel para fines de informes.

Mientras que las pistas de auditoría detallan cada cambio en un solo formulario, los analistas también pueden comparar una versión de un objeto determinado con una anterior. Además, en el mapa de procesos, los usuarios tienen derecho a comparar la versión actual de un proceso con cualquier anterior. Esto permite a la administración visualizar los cambios del objeto y el proceso a lo largo del tiempo y ayuda a replicar algunas de las características de la versión anterior. Sin embargo, los usuarios no pueden volver a versiones anteriores, ya que esto también revertiría los objetos que están asociados a ellos y rompería la coherencia de marcado de versiones.

Los analistas pueden indicar el grado de un cambio a través del sello de su versión. Los cambios importantes se pueden demostrar redondeando hasta el entero más cercano (por ejemplo, 1.03 a 2), mientras que los cambios menores se pueden representar redondeando decimales.

El historial completo, incluidos los comentarios y los documentos revisados, se puede realizar un seguimiento y ver para cualquier modificación dada en cualquier objeto que requiera un ciclo de aprobación.

Administración de acceso a la seguridad

Cuando los analistas aplican cambios, tienen la opción de publicar los cambios o marcarlos en curso. Los usuarios finales solo pueden ver el contenido publicado para evitar confusiones. Si los analistas necesitan consultar, involucrar e informar a ciertos usuarios finales de los cambios, también pueden establecer la seguridad “mostrar el último permiso” para aquellos usuarios finales que no tienen derecho de edición a ver los cambios realizados dentro del borrador del proceso.

A los usuarios se les asignan credenciales únicas que se basan en sus roles. Esto garantiza que cada rol tenga los mismos permisos y derechos de acceso, lo que facilita el mantenimiento del sistema.

Los administradores de EPC pueden administrar la autenticación de usuarios con Active Directory. El EPC es compatible con el inicio de sesión único (SSO), NTLM2 y SAML 2.0; esta flexibilidad garantiza que las credenciales de inicio de sesión se mantengan y gestionen de forma centralizada dentro de un único sistema.

El EPC mantiene las comunicaciones de red privadas a través del cifrado HTTPS (puerto 443).

Además de conceder acceso de visualización, los administradores también pueden permitir que ciertos usuarios escriban, eliminen y/o aprueben.

Los derechos de acceso de los usuarios se pueden agrupar mediante la creación de grupos. Esto simplifica el mantenimiento, ya que se pueden realizar cambios rápidos en un conjunto de usuarios en lugar de tener que modificarlos individualmente. En circunstancias excepcionales, a los usuarios específicos de estos grupos se les pueden dar derechos de acceso especiales a cierta información.

Los nuevos objetos heredan los permisos concedidos a sus padres, lo que facilita significativamente los esfuerzos de mantenimiento del sistema. Si los usuarios no pueden acceder a ciertas carpetas u objetos dentro del EPC, tampoco pueden acceder a nada (incluidos otros objetos) que se encuentran dentro de ellos.

Gestión de la internacionalización

El número y la concentración de los procesos localizados por país ya está disponible en este nuevo widget y se puede visualizar directamente en un mapa del mundo.

EPC permite a los usuarios ajustar ciertas propiedades y características de un proceso, crear copias localizadas del proceso y, a continuación, designar esas copias por ubicación o producto y servicio con el fin de acomodar las diferencias regionales de un proceso. Los usuarios no necesitan volver a asignar procesos localizados para cada país, ya que la localización hereda el proceso de origen. Esta nueva función avanzada le ayudará a supervisar y mejorar mejor sus procesos en todo el mundo, o a través de productos y servicios.

El contenido localizado beneficiará a los usuarios globales para comprender mejor un proceso en sus lenguas maternas. El EPC ha aumentado las capacidades multilingües para dar sugerencias de traducción dinámicas, permitiendo a los usuarios crear copias multilingües de un proceso sin traducir desde cero o dejar el EPC. Los usuarios pueden revisar la traducción propuesta antes de confirmarla o ajustar la traducción propuesta en función de la experiencia en el idioma de los usuarios.

Frente a diferentes regulaciones, reglas y requisitos en diferentes regiones, los usuarios pueden necesitar implementar diferentes plantillas para generar documentos locales. Con el EPC, los usuarios tienen la capacidad de aprovechar su contenido existente y generar varios documentos, incluyendo SOP (procedimiento operativo estándar), libro de trabajo de procesos, libro de trabajo de políticas y análisis, y cualquier tipo de documentación de una plantilla existente, lo que hace que estandarizar documentos sea rápido y sin esfuerzo.

El botón “Sincronizar” dentro del mapa de procesos permite a varios usuarios (usuarios globales) ver los cambios de un mapa a medida que los realiza otro usuario (asignador de procesos). Mediante el uso de esta nueva característica, los usuarios pueden visualizar, comprender y colaborar en un proceso en tiempo real, lo que evitará aún más modificaciones innecesarias del proceso debido a malentendidos o falta de comunicación.

Análisis detallados para el uso de EPC

Con los datos en tiempo real, puede ver y obtener informes dinámicamente para supervisar el uso del EPC, incluido el número de usuarios activos, las páginas más vistas, el número de usuarios en cada página, las ubicaciones geográficas de los usuarios y con qué objetos interactúan los usuarios. Vale la pena mencionar que tiene control total sobre la privacidad de los datos de sus usuarios al mantener a sus usuarios anónimos en Google Analytics para la seguridad de su información.

Cuanto más sepa acerca de sus usuarios, mejor sabrá cómo invertir, personalizar e implementar el EPC. A través del seguimiento del comportamiento del usuario, puede supervisar el rendimiento del EPC bajo métricas completas, incluyendo el número total de visitas, vistas de página únicas, número de sesiones por país, duración media de la sesión, número de descargas por objeto, tiempo medio invertido por objeto… Comprender el comportamiento del usuario le ayudará a mejorar la configuración para aumentar las tasas de adopción de usuarios, el uso diario y la lealtad del EPC.

El seguimiento de eventos registra las interacciones del usuario con elementos del EPC, como descargas de PDF y otros medios, tiempo dedicado a ver un vídeo, números de ciclos de aprobación y confirmaciones, frecuencia de publicaciones de colaboración en el foro, etc., para ayudarle a estimar la participación del usuario en toda su organización.

Creación del Mapa de Procesos

Genera un mapa de procesos en unos pocos clics
Descubre el poder de nuestra función, ya que genera sin esfuerzo un detallado mapa de procesos de principio a fin.

¿Qué queremos decir con “de extremo a extremo”? La I.A. se encarga de crear automáticamente procesos que incluyen:

Objetos de flujo
Materiales
Anotaciones
Funciones responsables asignadas
Descripciones de objetos de flujo

Este proceso racionalizado garantiza una representación completa de tu flujo de trabajo, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Optimización del proceso

Eleva tus operaciones: Salvando las distancias, mejorando la eficacia
Sumerge a tu organización en las capacidades transformadoras de nuestro sistema de IA. Profundiza en tus procesos actuales, desvelando lagunas, ineficiencias y errores que antes pasaban desapercibidos.

Con el poder de la IA, tu documentación adquiere una vida dinámica, evolucionando y adaptándose constantemente al siempre cambiante panorama empresarial. No es sólo documentación; es una entidad viva que crece con tu empresa.

Creación de documentación

Contenido rápido y adaptado a la demanda

Imagina obtener sin esfuerzo una documentación actualizada y hecha a medida para satisfacer tus necesidades específicas, infundida con tus mejores prácticas, sistemas operativos y requisitos específicos de cada país.

Las organizaciones pueden automatizar la creación de:

Guías paso a paso
Descripciones de reglas y sistemas
Políticas
Plantillas de documentación

Entra en un nuevo estándar en la creación de documentación, donde la personalización converge con la automatización.

Optimización de la documentación

Eleva tu documentación: La actualización sin fisuras del contenido obsoleto de la IA

Explora la increíble capacidad de nuestra IA para mejorar de forma inteligente tu contenido obsoleto, creando una base sólida para una documentación fresca y mejorada.

Nuestra IA garantiza que no tengas que reinvertir al pasar de lo antiguo a lo nuevo, ahorrando tiempo y recursos sin comprometer la calidad.

Gestión del Cumplimiento Normativo

Automatización de precisión para el cumplimiento de la normativa

Amplía las capacidades del sistema de IA de Interfacing más allá de la creación de procesos para garantizar la automatización de precisión en el cumplimiento normativo, la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

Identifica automáticamente las necesidades de cumplimiento regionales y específicas del sector, crea registros de riesgos completos para su evaluación y genera bibliotecas de control dinámicas para mejorar la gobernanza.

Con precisión y automatización, nuestro sistema de IA allana el camino para un entorno empresarial sólido y resistente.

Riesgo y Control

Potenciar la gestión proactiva del riesgo

Desbloquea el poder del sistema de IA de Interfacing como escudo proactivo de riesgos y controles. En un mundo en el que los procedimientos manuales a menudo conllevan riesgos de incumplimiento, nuestra IA actúa como un escudo contra esos problemas.

Al advertir proactivamente a los usuarios de posibles conflictos de cumplimiento, garantiza que tus procesos se ajusten a las normas reglamentarias.

La IA no sólo digitaliza las actividades, eliminando redundancias, sino que también se convierte en una fuerza orientadora en la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

¿Por qué elegir Interfacing?

Con más de dos décadas de experiencia en software de IA, Calidad, Procesos y Cumplimiento, Interfacing sigue siendo líder en el sector. Hasta la fecha, ha prestado servicio a más de 500 empresas de talla mundial y consultoras de gestión de todas las industrias y sectores. Seguimos ofreciendo soluciones digitales, en la nube y de IA que permiten a las organizaciones mejorar, controlar y agilizar sus procesos, al tiempo que alivian la carga de los programas de cumplimiento normativo y gestión de la calidad.

Para obtener más información o hablar sobre cómo Interfacing puede ayudar a su organización, rellene el siguiente formulario.

Documentación: Impulsando la Transformación, Gobernanza y Control

• Obtenga información integral en tiempo real sobre sus operaciones.

• Mejore la gobernanza, eficiencia y cumplimiento.

• Garantice la alineación fluida con los estándares regulatorios.

eQMS: Automatización de flujos de trabajo y reportes de calidad y cumplimiento

• Simplifique la gestión de calidad con flujos de trabajo automatizados y monitoreo..

• Optimice CAPA, auditorías de proveedores, capacitaciones y flujos relacionados..

• Transforme la documentación en información procesable para Calidad 4.0. .

Desarrollo rápido de aplicaciones low-code: Acelerando la transformación digital

• Cree aplicaciones personalizadas y escalables de forma ágil.

• Reduzca el tiempo y costo de desarrollo.

• Adáptese rápidamente y manténgase ágil frente a las necesidades cambiantes de clientes y negocios.

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Las herramientas impulsadas por IA están diseñadas para optimizar operaciones, mejorar el cumplimiento y fomentar el crecimiento sostenible. Descubra cómo la IA puede:

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