Interfacing

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Zusammenarbeit & Governance

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Interfacing ermöglicht Ihrem Unternehmen eine effiziente Steuerung durch prozessbasierte Lösungen für Qualität, Leistung und Geschäftsprozesssteuerung.

Business Process Governance & Business Process Collaboration

In allen Phasen Ihres Programms (Entwicklung von Inhalten, Schulung, Änderungsmanagement, fortlaufende Aktualisierungen und Verbesserungen) sind Zusammenarbeit, Kommunikation und Steuerung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zum Erfolg. Das Enterprise Process Center® bietet Teammitgliedern ein zentrales wiederverwendbares Repository, an dem mehrere Personen parallel arbeiten können, ohne dass das Risiko besteht, Inhalte zu duplizieren oder die Arbeit eines anderen zu überschreiben.

Die Mitarbeiter werden über neu veröffentlichte Versionen informiert, müssen bestätigen, dass sie Änderungen gelesen und verstanden haben, und über ein benutzerfreundliches Forum verfügen, um Verbesserungswünsche zu stellen oder auftretende Probleme zu diskutieren. Die Befähigung der Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ist von großer Bedeutung für den Erfolg. Dies gilt auch für die Durchsetzung der laufenden Rechenschaftspflicht und Governance.

EPC vereinfacht diesen Bedarf durch automatisierte Kontrollmaßnahmen wie Überprüfungs- und Genehmigungszyklen sowie Lese- / Schreib- und Lösch-Sicherheitszugriffsrechte für Entwürfe im Vergleich zur veröffentlichten Version für alle Inhalte. Darüber hinaus verfolgt und speichert die EPC-Plattform alle historischen Details einer Änderung von der Anforderung bis zur Implementierung, einschließlich aller Einzelheiten einer Änderung für detaillierte Auditberichte.

Entdecken Sie

Das EPC Toolkit bietet Organisation:

Kommunikation & Benachrichtigungen

Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern

Microsoft Teams-Zusammenarbeit

Ändern Sie das Lifecycle Management

Eigentums- und Verantwortlichkeitszuweisung

Sicherheitszugriffsverwaltung

Internationalisierungsmanagement

Detaillierte Analyse für die EPC-Nutzung

Versionierungs- und Audit-Trails

Kommunikation & Benachrichtigungen

Mitarbeiter können Fragen stellen, Verbesserungen vorschlagen oder Vorfälle bei allen im System verwalteten Inhalten (Prozesse, Anwendungen, Dokumente, Geschäftsregeln usw.) mit Kollegen an verschiedenen Standorten, Standorten oder Regionen auslösen. In den Posts werden alle Abonnenten benachrichtigt, um zur Konversation beizutragen, und denjenigen Aufgaben zugewiesen, die für das Ergreifen von Maßnahmen verantwortlich sind. Der Austausch von Herausforderungen, Lösungen und Best Practices mit Experten an verschiedenen Standorten fördert die Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung.

EPC hebt die Anzahl der neuen Benachrichtigungen seit der letzten Anmeldung direkt im Header und jederzeit hervor, damit die Mitarbeiter wissen, dass neue Versionen verfügbar sind oder Maßnahmen ergriffen werden müssen. Der beste Weg, um viele Mitarbeiter zu erreichen, besteht darin, Informationen in ihre Posteingänge zu verschieben, sodass es keine Entschuldigung dafür gibt, warum sie möglicherweise eine veraltete Version verwenden. Der EPC lässt sich in alle E-Mail-Server integrieren, um Benutzer automatisch über Diskussionsbeiträge und zu erledigende Aufgaben zu informieren, z. B. bevorstehende oder überfällige Überprüfungen, erforderliche Genehmigungen oder neu veröffentlichte Versionen zur Bestätigung. E-Mails enthalten direkte URLs zur Veröffentlichung oder Aktion, sodass Benutzer mit einem einzigen Klick schnell zu Inhalten oder Aktionen navigieren können.

Stakeholder können Feedback geben und für eine Änderungsanforderung stimmen, damit der Verantwortliche eine fundierte Entscheidung treffen kann, ob eine Anpassung genehmigt oder abgelehnt wird. Die Abstimmung gibt jedem eine Stimme und stellt sicher, dass Empfehlungen aus einer Hand nicht angewendet werden, bevor Beiträge von anderen Stakeholdern gesammelt werden, da eine Änderung für einige eine Verbesserung, für andere jedoch nachteilig sein kann (z. B. Verbesserung der Effizienz, aber Risiko der Nichteinhaltung oder Reduzierung des Handbuchs) Aktivitäten, verursacht aber nachgelagerte Informationslücken oder Kundenzufriedenheit).

Mitarbeiter können ihre eigenen Anforderungen verfolgen und das Management überwacht den Fortschritt aller Fragen, Vorfälle und Änderungsanforderungen, indem Filter entsprechend ihrem Status (z. B. Offen, Genehmigt, In Arbeit, Warten auf Veröffentlichung, Geschlossen), Frist oder Priorität angewendet werden.

Das EPC inspiriert Einzelpersonen, ihre Meinung zu äußern: Es fördert kritisches Denken durch gut durchdachte Antworten, macht wichtige Mitarbeiter zugänglicher und motiviert Einzelpersonen, transparent miteinander zu kommunizieren. Im Gegenzug wird eine Community gebildet und eine Prozesskultur wird im gesamten Unternehmen homogen wachsen.

Microsoft Teams-Zusammenarbeit

Apps für die Zusammenarbeit sind entscheidend für die Verbindung von Menschen, Systemen und Prozessen. Mit der zunehmenden Nutzung von Microsoft Teams haben jedoch auch die Gefahren für die IT-Governance zugenommen. EPC bietet eine unkomplizierte und effiziente Teams Governance-Lösung, die unstrukturierte Informationen verhindert und eine wirklich zeitgemäße Zusammenarbeit ermöglicht.

Zusammenarbeit mit mehreren Benutzern

Vielen Benutzern kann der Zugriff zum Erstellen von Karten und zum Vornehmen von Änderungen an Objekten gewährt werden. Dadurch können sie zusammenarbeiten. Wenn sie die Aktivitäten der anderen aus der Vogelperspektive beobachten, können sie kritisch denken und die Bereiche erkennen, in denen sie ihre Arbeit möglicherweise verbessern können.

Rollen, Risiken, Prozesse und andere Objekte können beliebig oft wiederverwendet werden. Dadurch werden Redundanzen und Inkonsistenzen beseitigt, die zu Effizienzverlusten und unnötiger Überwachung führen.

Benutzer werden sofort über ihre Portale über Angelegenheiten informiert, die sie betreffen. Der EPC sendet auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen mit direkten URLs, um sicherzustellen, dass die Übertragung empfangen wurde.

Benutzer können auch über Objekte informiert bleiben, die sich indirekt auf sie auswirken können, indem sie sie abonnieren. Sie würden somit Benachrichtigungen erhalten, wenn Änderungen stattfinden würden.

Eigentums- und Verantwortlichkeitszuweisung

Durch die Verwendung der RASCI-VS-Matrix zum Zuweisen von Verantwortlichkeiten können sie besser verstehen, was von ihnen erwartet wird, und sehen, welche Assets ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Dies erhöht die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter werden kontinuierlich über Unternehmensstandards und -richtlinien informiert, sobald neue Versionen veröffentlicht werden, ob eingehende Überprüfungszyklen vorliegen oder ob sie über ihre Portal-Dashboards und E-Mail-Benachrichtigungen Maßnahmen erforderlich gemacht haben.

Auch wenn Mitarbeiter nicht direkt mit Objekten verknüpft sind, möchten sie diese möglicherweise dennoch überwachen. Beispielsweise möchte ein Marketingmitarbeiter möglicherweise wissen, ob der Mitarbeiter, der einer Rolle zugewiesen ist, mit Änderungen von einem Tag zum anderen interagiert. Sie kann somit die vorhandene Rolle abonnieren, die aktualisiert werden soll, sobald die Anpassung erfolgt ist.

Das Management kann erkennen, wann seine Mitarbeiter Informationen gesehen haben, die an sie gerichtet wurden. Sie können daher sicherstellen, dass die Informationen angemessen übermittelt wurden, und sicherstellen, dass Änderungen übernommen und Maßnahmen durchgeführt werden.

Unternehmen können durch Aufforderungen, bei denen verantwortungsbewusste Mitarbeiter die Währung der Informationen validieren müssen, sicherstellen, dass die Informationen jederzeit auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies verringert das Risiko, Prozesse für neue Projektstarts wie ERP-Implementierungen neu bewerten zu müssen.

Ändern Sie das Lifecycle Management

Analysten können wiederkehrende Überprüfungszyklen planen, um zu bestätigen, dass ihre Prozesse auf dem neuesten Stand sind. Prozessverantwortliche werden automatisch rechtzeitig vor Ablauf des Prozesses über diese informiert und müssen Anforderungen entweder bestätigen oder ablehnen.

Mitarbeiter aller Ebenen können Verbesserungen an Prozessen anfordern. Die Kollegen können dann den Vorschlag diskutieren und darüber abstimmen.

Wenn Prozesse als veraltet markiert sind oder wenn ein Verbesserungsantrag eingereicht und genehmigt wird, kann eine Benachrichtigung an einen dedizierten Mitarbeiter mit einer Anweisung zur Durchführung der Änderungen gesendet werden.

Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, müssen sie genehmigt werden. Der Genehmigungspfad kann so eingestellt werden, dass er entweder von unten nach oben eskaliert oder alle Genehmigenden gleichzeitig benachrichtigt. Wenn der parallele Pfad ausgewählt ist und einer der erforderlichen Genehmigenden die Änderungen ablehnt, wird die Anforderung zusammen mit dem Feedback an den dedizierten Mitarbeiter zurückgesendet.

Sobald die Änderungen genehmigt wurden, erhalten alle betroffenen Mitarbeiter eine neue Versionsbenachrichtigung. Sie müssen es dann prüfen und bestätigen, dass sie über die Änderungen informiert sind. Dies stellt sicher, dass die Vorgänge konsistent ausgerichtet sind.

Benutzer profitieren von einer detaillierten Historie der Änderungen, Ablehnungen und Genehmigungen, die an der Verbesserung eines bestimmten Objekts während seines gesamten Lebenszyklus beteiligt waren.

Versionierung & Audit Trail

Das EPC bewahrt eine historische Darstellung jeder Veränderung (wann, wer, was), die während der gesamten Existenz eines Objekts stattgefunden hat. Diese können entweder innerhalb der Suite angezeigt oder zu Berichtszwecken in das Excel- oder PDF-Format exportiert werden.

Während Audit-Trails jede Änderung in einem einzigen Formular detailliert beschreiben, können Analysten auch eine Version eines bestimmten Objekts mit einer vorherigen vergleichen. Außerdem haben Benutzer in der Prozessübersicht das Recht, die aktuelle Version eines Prozesses mit einer früheren zu vergleichen. Auf diese Weise kann das Management die Änderungen des Objekts und des Prozesses im Laufe der Zeit visualisieren und einige der Merkmale der älteren Version replizieren. Außerdem sind frühere Versionen sichtbar und wiederherstellbar, unabhängig davon, ob sie veröffentlicht oder nur gespeichert wurden.

Analysten können den Grad einer Änderung durch den Stempel ihrer Version angeben. Wichtige Änderungen können durch Aufrunden auf die nächste Ganzzahl (z. B. 1,03 bis 2) demonstriert werden, während geringfügige Änderungen durch Aufrunden von Dezimalstellen dargestellt werden können.

Die gesamte Historie, einschließlich Kommentaren, überarbeiteten Dokumenten, digitalen Signaturen usw., kann für jede Änderung an jedem Objekt, das einen Genehmigungszyklus erfordert, verfolgt und eingesehen werden.

Sicherheitszugriffsverwaltung

Wenn Analysten Änderungen anwenden, haben sie die Möglichkeit, die Änderungen entweder zu veröffentlichen oder als in Bearbeitung zu markieren. Endbenutzer können nur veröffentlichte Inhalte sehen, um Verwirrung zu vermeiden. Wenn Analysten bestimmte Endbenutzer zu den Änderungen konsultieren, einbeziehen und informieren müssen, können sie auch die Sicherheit “Letzte Aktualisierung anzeigen” für Endbenutzer festlegen, die kein Bearbeitungsrecht haben, um Änderungen zu sehen, die im Entwurf des Prozesses vorgenommen wurden.

Benutzer erhalten eindeutige Anmeldeinformationen, die auf ihren Rollen basieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Rolle über dieselben Berechtigungen und Zugriffsrechte verfügt, was die Systemwartung erleichtert.

EPC-Administratoren können die Benutzerauthentifizierung mit Active Directory verwalten. Der EPC unterstützt Single Sign-On (SSO), NTLM2 und SAML 2.0. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Anmeldeinformationen zentral in einem einzigen System gespeichert und verwaltet werden.

Der EPC hält die Netzwerkkommunikation durch HTTPS-Verschlüsselung (Port 443) privat.

Neben der Gewährung des Anzeigezugriffs können Administratoren bestimmten Benutzern auch das Schreiben, Löschen und / oder Genehmigen gestatten.

Benutzerzugriffsrechte können durch Erstellen von Gruppen zusammengefasst werden. Dies vereinfacht die Wartung, da schnelle Änderungen an einer Gruppe von Benutzern vorgenommen werden können, anstatt sie einzeln ändern zu müssen. In Ausnahmefällen können bestimmten Benutzern in diesen Gruppen spezielle Zugriffsrechte auf bestimmte Informationen gewährt werden.

Neue Objekte erben die Berechtigungen, die ihren Eltern erteilt wurden, was die Systemwartung erheblich erleichtert. Wenn Benutzer nicht auf bestimmte Ordner oder Objekte innerhalb des EPC zugreifen können, können sie auch nicht auf etwas zugreifen (einschließlich anderer Objekte), das sich in ihnen befindet.

Internationalisierungsmanagement

Die Anzahl und Konzentration lokalisierter Prozesse pro Land ist jetzt in diesem neuen Widget verfügbar und kann direkt auf einer Weltkarte angezeigt werden.

Mit dem EPC können Benutzer bestimmte Eigenschaften und Merkmale eines Prozesses optimieren, lokalisierte Kopien des Prozesses erstellen und diese Kopien dann nach Standort oder Produkt und Service festlegen, um regionalen Unterschieden eines Prozesses Rechnung zu tragen. Benutzer müssen lokalisierte Prozesse nicht für jedes Land neu zuordnen, da die Lokalisierung den Quellprozess erbt. Mit dieser erweiterten neuen Funktion können Sie Ihre Prozesse rund um den Globus oder über Produkte und Dienstleistungen hinweg besser überwachen und verbessern.

Lokalisierte Inhalte kommen globalen Benutzern zugute, um einen Prozess in ihrer Muttersprache besser zu verstehen. Der EPC verfügt über erweiterte mehrsprachige Funktionen, um dynamische Übersetzungsvorschläge zu unterbreiten, sodass Benutzer mehrsprachige Kopien eines Prozesses erstellen können, ohne von Grund auf neu übersetzen oder den EPC verlassen zu müssen. Benutzer können die vorgeschlagene Übersetzung überprüfen, bevor sie bestätigt werden, oder die vorgeschlagene Übersetzung basierend auf den Sprachkenntnissen der Benutzer anpassen.

Angesichts unterschiedlicher Vorschriften, Regeln und Anforderungen in verschiedenen Regionen müssen Benutzer möglicherweise unterschiedliche Vorlagen implementieren, um lokale Dokumente zu generieren. Mithilfe des EPC können Benutzer ihre vorhandenen Inhalte nutzen und verschiedene Dokumente generieren, einschließlich SOP (Standardarbeitsanweisung), Prozessarbeitsmappe, Richtlinien- und Analyse-Arbeitsmappe und jede Art von Dokumentation aus einer vorhandenen Vorlage, wodurch die Standardisierung von Dokumenten schnell und mühelos erfolgt .

Mit der Schaltfläche „Synchronisieren“ in der Prozesszuordnung können mehrere Benutzer (globale Benutzer) Änderungen einer Zuordnung anzeigen, die von einem anderen Benutzer in Echtzeit vorgenommen wurden (Prozesszuordnung). Mithilfe dieser neuen Funktion können Benutzer einen Prozess in Echtzeit visualisieren, verstehen und an ihm zusammenarbeiten, wodurch unnötige Prozessänderungen aufgrund von Missverständnissen oder mangelnder Kommunikation weiter vermieden werden.

Detaillierte Analyse für die EPC-Nutzung

Mit Echtzeitdaten können Sie dynamisch Berichte anzeigen und abrufen, um die Nutzung des EPC zu überwachen, einschließlich der Anzahl der aktiven Benutzer, der am häufigsten angezeigten Seiten, der Anzahl der Benutzer auf jeder Seite, der geografischen Standorte der Benutzer und der Objekte, mit denen Benutzer interagieren. Erwähnenswert ist, dass Sie die volle Kontrolle über den Datenschutz Ihrer Nutzer haben, indem Sie Ihre Nutzer in Google Analytics für Ihre Informationssicherheit anonym halten.

Je mehr Sie über Ihre Benutzer wissen, desto besser wissen Sie, wie Sie den EPC investieren, personalisieren und bereitstellen. Durch die Verfolgung des Benutzerverhaltens können Sie die Leistung des EPC anhand umfassender Messdaten überwachen, darunter Anzahl der Gesamtbesuche, eindeutige Seitenaufrufe, Anzahl der Sitzungen pro Land, durchschnittliche Sitzungsdauer, Anzahl der Downloads pro Objekt, durchschnittliche Zeit pro Objekt Helfen Sie dabei, die Konfiguration zu verbessern, um die Benutzerakzeptanzrate, die tägliche Nutzung und die Loyalität des EPC zu steigern.

Die Ereignisverfolgung zeichnet Benutzerinteraktionen mit Elementen des EPC auf, z. B. das Herunterladen von PDF-Dateien und anderen Medien, die Zeit, die für das Ansehen eines Videos aufgewendet wurde, die Anzahl der Genehmigungszyklen und Bestätigungen, die Häufigkeit der Beiträge zur Zusammenarbeit im Forum usw., um Ihnen bei der Einschätzung des Benutzers zu helfen Engagement in Ihrer gesamten Organisation.

Generieren Sie eine Prozesslandkarte mit wenigen Klicks
Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit unserer Funktion, mit der Sie mühelos eine detaillierte End-to-End-Prozesslandkarte erstellen können.

Was verstehen wir unter “End-to-End”? Die KI kümmert sich um die automatische Erstellung von Prozessen, die Folgendes umfassen:

  • Objekte fließen
  • Materialien
  • Anmerkungen
  • Zugewiesene verantwortliche Rollen
  • Beschreibungen der Flow-Objekte

Dieser rationalisierte Prozess gewährleistet eine umfassende Darstellung Ihres Arbeitsablaufs und spart Ihnen Zeit und Mühe.

Verbessern Sie Ihre Abläufe: Überbrücken Sie Lücken, steigern Sie die Effizienz
Tauchen Sie ein in die transformativen Fähigkeiten unseres KI-Systems. Es dringt tief in Ihre bestehenden Prozesse ein und deckt bisher unbemerkte Lücken, Ineffizienzen und Fehler auf.

Mit Hilfe von KI wird Ihre Dokumentation dynamisch, entwickelt sich ständig weiter und passt sich an die sich ständig verändernde Unternehmenslandschaft an. Es handelt sich nicht nur um eine Dokumentation, sondern um eine lebendige Einheit, die mit Ihrem Unternehmen wächst.

Schnelle und maßgeschneiderte Inhalte auf Abruf

Stellen Sie sich vor, dass Sie mühelos frische, maßgeschneiderte Dokumentationen erhalten, die Ihren speziellen Anforderungen entsprechen und in die Ihre individuellen Best Practices, Betriebssysteme und länderspezifischen Anforderungen einfließen.

Unternehmen können die Erstellung automatisieren:

  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Regel- und Systembeschreibungen
  • Politiken
  • Vorlagen für die Dokumentation

Steigen Sie ein in einen neuen Standard der Dokumentationserstellung, bei dem Anpassung und Automatisierung zusammenkommen.

Verbessern Sie Ihre Dokumentation: Das nahtlose Upgrade von veralteten Inhalten durch KI

Entdecken Sie die unglaubliche Fähigkeit unserer KI, Ihre veralteten Inhalte intelligent zu verbessern und so eine solide Grundlage für eine frische und verbesserte Dokumentation zu schaffen.

Unsere KI sorgt dafür, dass Sie bei der Umstellung vom alten auf das neue System keine Neuinvestitionen tätigen müssen, was Zeit und Ressourcen spart, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Präzise Automatisierung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Erweitern Sie die Fähigkeiten des KI-Systems von Interfacing über die Erstellung von Prozessen hinaus, um eine präzise Automatisierung in den Bereichen Einhaltung von Vorschriften, Risikomanagement und Kontrollbibliotheken zu gewährleisten.

Identifizieren Sie automatisch regionale und branchenspezifische Compliance-Anforderungen, erstellen Sie umfassende Risikoregister zur Bewertung und generieren Sie dynamische Kontrollbibliotheken für eine verbesserte Governance.

Mit Präzision und Automatisierung ebnet unser KI-System den Weg für ein robustes und widerstandsfähiges Geschäftsumfeld.

Proaktives Risikomanagement fördern

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des KI-Systems von Interfacing als proaktives Schutzschild für Risiken und Kontrollen. In einer Welt, in der manuelle Verfahren oft zu Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften führen, wirkt unsere KI wie ein Schutzschild gegen solche Probleme.

Indem es die Benutzer proaktiv auf potenzielle Compliance-Konflikte hinweist, stellt es sicher, dass Ihre Prozesse die gesetzlichen Standards einhalten.

Die KI digitalisiert nicht nur Aktivitäten und eliminiert Redundanzen, sondern wird auch zu einer führenden Kraft im Risikomanagement und in den Kontrollbibliotheken.

Warum Interfacing wählen?


Mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung in den Bereichen KI, Qualität, Prozesse und Compliance ist Interfacing nach wie vor ein führendes Unternehmen in der Branche. Bis heute hat das Unternehmen mehr als 500 erstklassige Unternehmen und Unternehmensberatungen aus allen Branchen und Sektoren bedient. Wir bieten weiterhin digitale, Cloud- und KI-Lösungen an, die es Organisationen ermöglichen, ihre Prozesse zu verbessern, zu kontrollieren und zu rationalisieren und gleichzeitig die Last der Einhaltung von Vorschriften und Qualitätsmanagementprogrammen zu verringern.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder besprechen möchten, wie Interfacing Ihr Unternehmen unterstützen kann, füllen Sie bitte das folgende Formular aus.

Dokumentation: Transformation, Governance und Kontrolle vorantreiben

· Gewinnen Sie in Echtzeitd umfassende Einblicke in Ihre Abläufe.

· Verbessern Sie Governance, Effizienz und Compliance.

· Sorgen Sie für nahtlose Einhaltung von regulatorischen Standards.

eQMS: Automatisierung von Qualitäts- und Compliance-Workflows und Berichten

· Vereinfachen Sie das Qualitätsmanagement mit automatisierten Workflows und Überwachung.

· Optimieren Sie CAPA, Lieferantenaudits, Schulungen und verwandte Workflows.

· Verwandeln Sie Dokumentation in

umsetzbare Erkenntnisse für Quality 4.0.

Low-Code Rapid Application Development: Beschleunigung der digitalen Transformation

· Erstellen Sie benutzerdefinierte, skalierbare Anwendungen schnell.

· Reduzieren Sie Entwicklungszeit und -kosten.

· Passen Sie sich schneller an und bleiben Sie agil angesichts sich wandelnder Kunden- und Geschäftsanforderungen.







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KI-gestützte Tools sind darauf ausgelegt, Abläufe zu optimieren, Compliance zu verbessern und nachhaltiges Wachstum voranzutreiben. Erfahren Sie, wie KI: · Mitarbeiterfragen beantworten kann.

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