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Sistema de Gestión de Documentos (SGD)- Visión general del control de documentos
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Sistema electrónico de gestión de la calidad (SGC)- Visión general del sistema de gestión de la calidad
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Sistema Integrado de Gestión Digital
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Conecta los procesos, la calidad, el riesgo, el cumplimiento normativo y la automatización en una única plataforma regulada
Sistema de gestión integrado
Los sistemas fragmentados dan lugar a operaciones fragmentadas.
El Sistema de Gestión Integrado (IMS) de Interfacing conecta los procesos de negocio, los documentos, los incidentes de calidad, los riesgos, los controles, los requisitos normativos, la formación, los datos de rendimiento y la automatización de los flujos de trabajo en un único entorno digital regulado.
Sustituye las herramientas inconexas de BPM, QMS, GRC, control de documentos y flujos de trabajo por un modelo operativo compartido que mejora la visibilidad operativa, la rendición de cuentas, la preparación para las auditorías y la mejora continua.
¿Qué es un sistema de gestión integrado?
Un sistema de gestión integrado aúna varias disciplinas de gestión a través de procesos, responsabilidades, controles, información y gobernanza compartidos.
Un IMS digital saca este marco de las aplicaciones, documentos y hojas de cálculo inconexas y lo integra en una única plataforma de software conectada.
Interfacing combina:
- Gestión de procesos empresariales, BPM
- Gestión electrónica de la calidad, eQMS
- Gestión de documentos y archivos
- Gobernanza, riesgo y cumplimiento normativo (GRC)
- Gestión normativa
- Gestión de auditorías e inspecciones
- Gestión de la formación
- Gestión de la Continuidad de Negocio
- Arquitectura empresarial
- Automatización de flujos de trabajo con «low-code»
- Minería de procesos y simulación
- Cuadros de mando, análisis e informes
Esto ofrece a las organizaciones un entorno único en el que documentar, analizar, gestionar, ejecutar y mejorar continuamente la forma en que se lleva a cabo el trabajo.
Tu organización no funciona en módulos independientes
La calidad, los procesos, el cumplimiento normativo y los riesgos suelen gestionarse como categorías de software independientes.
Sin embargo, en la práctica, son inseparables.
Se produce una desviación en un proceso. Ese proceso lo llevan a cabo personas con funciones específicas, depende de sistemas y documentos, está regulado por controles y puede estar sujeto a requisitos normativos. La investigación resultante puede detectar una carencia en la formación, poner en marcha una acción correctiva y preventiva (CAPA), modificar un procedimiento operativo estándar (SOP) y exigir a los empleados que confirmen que entienden el cambio.
Cuando cada parte de ese ciclo de vida se gestiona en una aplicación diferente, los equipos tienen que reconstruir las relaciones a mano.
El sistema IMS de Interfacing gestiona esas relaciones en un repositorio compartido. Los procesos, documentos, funciones, sistemas, riesgos, controles, incidencias de calidad, normativas, indicadores de rendimiento y medidas de mejora se gestionan como objetos de negocio interrelacionados.
El resultado es algo más que un simple conjunto de módulos de software. Es un modelo integrado que refleja cómo funciona la organización.
Un modelo operativo integrado
Interfacing sitúa el proceso de negocio en el centro del sistema de gestión. te informo
Cada proceso se puede conectar a su:
- Funciones de responsable del proceso y de encargado
- Políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo
- Requisitos normativos y contractuales
- Riesgos y controles
- Sistemas, activos y recursos
- Eventos de calidad y CAPA
- Requisitos de formación y competencias
- Indicadores clave de rendimiento
- Conclusiones y pruebas de la auditoría
- Flujos de trabajo de revisión, aprobación y modificación
Estas relaciones aportan una visibilidad integral en toda la organización.
Cuando cambia un proceso, una normativa, un documento, un control o un sistema, los equipos pueden identificar el contenido relacionado y a las partes interesadas afectadas antes de aplicar el cambio.
Este modelo basado en relaciones te ayuda a tomar mejores decisiones, ya que te permite entender tanto el objeto en sí como su contexto operativo más amplio.
Gestión integrada de la calidad
El Sistema Electrónico de Gestión de la Calidad de Interfacing conecta la planificación, la ejecución, la investigación y la mejora de la calidad con los procesos en los que realmente surgen los problemas de calidad.
Gestión de eventos de calidad
Registra y gestiona eventos de calidad, como:
- Desviaciones
- No conformidades
- Quejas
- Incidentes
- Incidencias fuera de especificación
- Conclusiones de la auditoría
- Resultados de la inspección
- Conclusiones de la revisión de la dirección
- Infracciones graves
Cada incidente se puede relacionar con el proceso, documento, producto, proveedor, centro, riesgo, control o requisito normativo afectado.
Gestión de auditorías e inspecciones
Planificar, programar, llevar a cabo y elaborar informes sobre auditorías internas, externas, de proveedores y reglamentarias.
Los resultados pueden dar lugar a acciones relacionadas con la calidad, medidas correctivas y preventivas (CAPA), solicitudes de cambio, evaluaciones de riesgos o planes de acción sin tener que volver a introducir manualmente la información en otro sistema.
Calidad de los proveedores y de los productos
Mantén la documentación de los proveedores, las especificaciones, los riesgos, los cuadros de mando y las medidas correctivas junto con los registros de productos, equipos y calidad.
Revisión de la gestión
Incluye los resultados de rendimiento y auditorías, los riesgos, el estado de las medidas correctivas y preventivas (CAPA), la formación, el rendimiento de los proveedores y las prioridades de mejora en los flujos de trabajo y paneles de control consolidados de la revisión de la gestión.
Gobernanza de procesos y documentos
Interfacing conecta la gestión de procesos con el control de documentos, para que los procedimientos no estén separados del trabajo al que se aplican.
Las organizaciones pueden modelar y gestionar:
- Flujos de valor
- Procesos de principio a fin
- Subprocesos
- Actividades y tareas
- Procedimientos e instrucciones de trabajo
- Funciones y responsabilidades
- Reglas de negocio
- Sistemas y datos
- Entradas, salidas y resultados esperados
- Riesgos, controles e indicadores de rendimiento
La información sobre los procesos se puede mostrar a través de diferentes vistas para los usuarios de negocio, los usuarios técnicos y el personal operativo.
Los documentos controlados se pueden vincular directamente al proceso, la función, la normativa, el producto, la sede o el sistema correspondientes.
Gestión completa del ciclo de vida de los documentos
Gestiona los documentos controlados desde su creación hasta su retirada, incluyendo:
- Redacción y colaboración
- Reseña y recomendación
- Aprobación y publicación
- Control de versiones y comparación
- Firmas electrónicas
- Notificaciones a los empleados
- Confirmaciones de que lo has leído y entendido
- Tareas de formación
- Revisiones periódicas programadas
- Revisión y control de cambios
- Archivado y conservación
- Historiales completos de auditorías
En lugar de pedir a los empleados que busquen en las bibliotecas de documentos, el IMS puede mostrarles los procesos, procedimientos y conocimientos relevantes para sus funciones.
Descubre más sobre el control de documentos y la gestión de registros.
Gobernanza, riesgo y cumplimiento
Interfacing incorpora la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento normativo en el modelo operativo, en lugar de gestionarlos como registros independientes.
Gestión de riesgos y controles
Identifica y evalúa los riesgos en los procesos, sistemas, capacidades, activos de y unidades organizativas en los que se produzcan.
Las organizaciones pueden gestionar:
- Riesgo inherente y residual
- Probabilidad, impacto y detectabilidad
- Controles preventivos y de detección
- Planes de gestión y mitigación de riesgos
- Responsabilidad sobre los riesgos y los controles
- Pruebas de control y eficacia
- Indicadores clave de riesgo (KRI)
- Indicadores clave de control (KCI)
- Estudios y evaluaciones de riesgos
- Mapas de riesgo y paneles de control
Un mismo riesgo se puede evaluar de forma diferente según el contexto operativo en el que se produzca. Un fallo de un proveedor, una pérdida de datos o un incumplimiento normativo pueden tener una probabilidad y un impacto muy distintos según el proceso, la sede o la unidad de negocio afectada.
Descubre más sobre riesgo, gobernanza y cumplimiento normativo.
Gestión normativa
Convierte las normativas, estándares, políticas y obligaciones contractuales en requisitos manejables que se puedan vincular a los procesos afectados, documentos, riesgos y controles.
Cuando cambia un requisito, el IMS puede gestionar un ciclo de vida regulado para:
- Recopila o analiza el requisito actualizado.
- Compara el contenido anterior con el revisado.
- Identifica los objetos que podrían verse afectados.
- Asigna las evaluaciones de impacto a los responsables correspondientes.
- Inicia solicitudes de cambio controladas.
- Revisa, aprueba y publica las actualizaciones.
- Informa y forma a los empleados afectados.
- Guarda las pruebas de las acciones que hayas realizado.
Esto crea una conexión trazable entre una obligación externa y cómo se lleva a cabo internamente.
Más información sobre Gestión del cumplimiento normativo.
Inteligencia asistida por IA y dirigida por personas
Interfacing usa la IA para acelerar el descubrimiento, el análisis, la documentación y la mejora, sin dejar de lado la revisión humana y la responsabilidad.
Las funciones asistidas por IA permiten casos de uso como:
- Elaboración de borradores iniciales de procesos y procedimientos
- Convertir documentos e imágenes ya existentes en información estructurada
- Extraer procesos, funciones, sistemas, riesgos y normativas del contenido
- detectar carencias y oportunidades de mejora
- Se sugieren posibles repercusiones de los cambios en las fases posteriores
- Apoyo al análisis de riesgos y controles
- Detectar contenido relacionado o duplicado
- Creación de formularios y puntos de partida para los flujos de trabajo
- Buscar conocimientos regulados de forma coloquial
Los resultados generados por la IA no deberían eludir los controles operativos.
Los usuarios responsables siguen participando en la validación de las recomendaciones, la confirmación de su aplicabilidad y la aprobación de los cambios controlados. Los flujos de trabajo de revisión, los permisos de acceso, las firmas electrónicas y los historiales de auditoría ayudan a garantizar la rendición de cuentas.
Este enfoque en el que el ser humano participa en el proceso permite a las organizaciones utilizar la IA para reducir el trabajo manual sin dar por sentadas las recomendaciones automatizadas como decisiones incuestionables.
Descubre más sobre la IA con intervención humana y la creación y mejora de contenidos mediante IA.
Automatización de flujos de trabajo con «low-code»
Un sistema de gestión no solo debería limitarse a documentar cómo se supone que hay que hacer el trabajo. Debería ayudar a los empleados a llevarlo a cabo.
La plataforma integrada de automatización «low-code» de Interfacing permite a las organizaciones crear y adaptar formularios, tareas, reglas de negocio y flujos de trabajo utilizando la información que ya está almacenada en el IMS.
Entre sus usos más habituales se encuentran:
- Eventos de calidad
- CAPA
- Solicitudes de cambio
- Evaluaciones de riesgos
- Auditorías e inspecciones
- Evaluaciones de proveedores
- Solicitudes de formación
- Medidas derivadas de la revisión de la dirección
- Notificación de incidentes
- Continuidad del negocio
- Autorizaciones y certificaciones
- Flujos de trabajo operativos personalizados
Las aplicaciones pueden reutilizar los mismos procesos, roles, recursos, documentos y datos maestros que se mantienen en el repositorio.
Esto reduce el riesgo de crear aplicaciones «low-code» aisladas que automatizan el trabajo sin garantizar la gobernanza, la trazabilidad ni la responsabilidad.
Minería de procesos, análisis y simulación
Los procesos documentados muestran cómo se supone que debe funcionar el trabajo.
La minería de procesos ayuda a las organizaciones a entender cómo se lleva a cabo realmente el trabajo, utilizando datos de eventos del sistema para identificar las rutas de los procesos, las variaciones y los retrasos.
Interfacing conecta la extracción y el análisis con el modelo operativo general, para que los equipos puedan evaluar la ejecución dentro de su contexto de calidad, riesgo, control y cumplimiento.
Las organizaciones pueden analizar:
- Cuellos de botella en los procesos
- Retrasos y tiempos de ciclo
- Reelaboración y variación del proceso
- Actividades de alto coste
- Lagunas en los controles
- Trabajo que no aporta valor añadido
- Limitaciones de recursos
- Cuestiones relacionadas con la formación
- Oportunidades de automatización
- Incumplimientos de las normas
Así, la simulación te permite probar posibles cambios antes de ponerlos en práctica.
Los equipos pueden comparar diferentes escenarios relacionados con el rediseño de procesos, la asignación de recursos, la planificación temporal de las actividades, los costes, la carga de trabajo u otras condiciones operativas.
Descubre más sobre la minería de procesos y la simulación de procesos empresariales.
Cuadros de mando, análisis e informes
Un sistema de gestión conectado ofrece visibilidad en todas las áreas operativas, en lugar de limitar los informes a aplicaciones concretas.
Interfacing permite crear paneles de control e informes centralizados para:
- Rendimiento del proceso
- Eventos de calidad y CAPA
- Situación de los riesgos y los controles
- Resultados de las auditorías y las inspecciones
- Finalización de la formación y la confirmación
- Cambios normativos y políticos
- Calidad de los proveedores
- Revisión de la dirección
- Medidas de mejora
- Objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI)
- Continuidad del negocio
- Estado del flujo de trabajo
Los paneles de control basados en roles pueden ofrecer diferentes vistas para ejecutivos, directivos, responsables de procesos, equipos de calidad, responsables de riesgos y empleados operativos.
Como la información está conectada a través de un repositorio compartido, los usuarios pueden pasar de un indicador de rendimiento o un problema de calidad al proceso, responsable, riesgo, control, documento y medida correctiva relacionados.
Esto reduce la conciliación manual que normalmente se necesita para crear informes a nivel de empresa a partir de sistemas independientes.
Gestiona todo el ciclo de vida del cambio
El cambio es donde los sistemas de gestión fragmentados generan el mayor riesgo operativo.
Un proceso puede actualizarse sin que se revise su procedimiento operativo estándar (SOP). Es posible que un cambio normativo no llegue a todos los responsables afectados. Los empleados pueden seguir usando un documento obsoleto. Se puede aprobar un nuevo control sin asignar la formación necesaria.
Interfacing permite un ciclo de vida controlado que puede incluir:
- Un usuario detecta un cambio o una mejora necesaria.
- Se crea una solicitud de cambio.
- El propietario del objeto evalúa la solicitud.
- Se analizan los contenidos relacionados y los posibles impactos posteriores.
- Las actualizaciones se asignan a los colaboradores responsables.
- El contenido revisado se compara con la versión actual.
- Se han completado los procesos de revisión y aprobación.
- Las firmas electrónicas o las certificaciones se recogen cuando es necesario.
- Ya se ha publicado la versión aprobada.
- Se avisa a los empleados afectados.
- Se asignan tareas de confirmación o de formación.
- Se conserva el comprobante de finalización.
- Ya está programada la próxima revisión periódica.
Los mismos principios de gobernanza se pueden aplicar a todos los procesos, documentos, riesgos, controles, normativas y otros elementos gestionados.
Continuidad del negocio y resiliencia operativa
La continuidad del negocio es más eficaz cuando los planes están vinculados a los procesos, funciones, activos, sistemas, proveedores e instalaciones que respaldan las operaciones críticas.
Las funciones de gestión de la continuidad del negocio de Interfacing te permiten:
- Análisis del impacto en el negocio
- Identificación de procesos críticos
- Prioridades de recuperación
- Dependencias de activos y sistemas
- Planificación de la recuperación ante desastres
- Planes de continuidad
- Flujos de trabajo para la respuesta ante incidencias
- Gestión de acciones
- Pruebas y simulación
- Acceso sin conexión a información operativa clave
Al vincular la planificación de la continuidad con el IMS en su conjunto, las organizaciones pueden evaluar cómo las interrupciones pueden afectar a las operaciones, la calidad, el cumplimiento normativo y los compromisos con los clientes.
Integración y migración de datos
Un IMS no tiene por qué sustituir todas las aplicaciones transaccionales.
Debería proporcionar el contexto regulado que vincule esas aplicaciones con los procesos, las funciones, los controles y las responsabilidades.
Interfacing permite la integración con los sistemas de la empresa gracias a funciones como:
- API REST
- Conexiones a bases de datos y datos maestros
- Sincronización del middleware
- Microsoft 365
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Jira
- Aplicaciones de ERP y MRO
- SSO y SAML 2.0
- Sincronización del proveedor de identidad
- Excel y Visio
- Formatos BPMN y XML
- Repositorios de documentos externos
Los servicios de migración pueden ayudar a las organizaciones a transferir procesos, documentos, metadatos, versiones históricas e información relacionada desde plataformas heredadas al repositorio conectado.
Descubre más sobre la migración y la integración de datos.
Crea un gemelo digital de tu organización
El IMS de Interfacing ofrece la base operativa regulada para el gemelo digital de una organización.
Un DTO no es simplemente un diagrama de procesos o un panel de control. Es un modelo digital integrado que muestra cómo la organización genera valor, distribuye los recursos, gestiona los riesgos, responde a los cambios y mide el rendimiento.
El IMS conecta:
- Procesos y tareas
- Capacidades y recursos
- Funciones humanas y digitales
- Sistemas y activos
- Productos, servicios y resultados
- Riesgos y controles
- Normativa y políticas
- Eventos de calidad
- Indicadores de rendimiento
- Clientes, proveedores y otras partes interesadas
A continuación, se pueden aplicar datos operativos y de rendimiento a este modelo para entender las dependencias, investigar problemas, probar escenarios y respaldar la toma de decisiones.
El IMS regula el modelo operativo de la organización. El DTO hace que ese modelo sea medible, analizable y capaz de adaptarse a los cambios.
Diseñado para organizaciones sujetas a regulación y con una estructura operativa compleja
Interfacing ayuda a las organizaciones que tienen que encontrar el equilibrio entre la mejora operativa y la gobernanza, la calidad y el cumplimiento normativo.
Algunos de los sectores más habituales son:
- Ciencias de la vida y productos farmacéuticos
- Productos sanitarios
- Aeroespacial y defensa
- Compañías aéreas y aviación
- Fabricación
- Energía y servicios públicos
- Servicios bancarios y financieros
- Gobierno y sector público
- Transporte y logística
- Tecnología y telecomunicaciones
La plataforma es compatible con múltiples estándares, marcos de trabajo, unidades de negocio, idiomas, sitios y variaciones regionales dentro de un único entorno regulado.
Los requisitos de configuración, implementación y validación dependerán del sector de la organización, del uso previsto y de las obligaciones normativas.
La ventaja del Interfacing
Una plataforma conectada
Reúne BPM, QMS, GRC, gestión documental, continuidad del negocio, arquitectura empresarial y automatización «low-code» en un único entorno de gestión.
Gobernanza basada en procesos
Vincula los requisitos, la calidad y el riesgo directamente a los procesos en los que se cumplen las obligaciones y se lleva a cabo el trabajo.
Información reutilizable
Introduce la información una sola vez y reutilízala en distintos procesos, documentos, flujos de trabajo, paneles de control y aplicaciones.
Trazabilidad de principio a fin
Sigue la relación entre un incidente normativo o de calidad y el proceso, el responsable, el documento, el riesgo, el control, la medida y la prueba afectados.
Flujos de trabajo configurables
Adapta los formularios, las normas, los procesos de aprobación, los paneles de control y las aplicaciones a los requisitos operativos y normativos de la organización.
Análisis asistido por IA
Acelera el descubrimiento, la documentación y el análisis de impacto sin dejar de lado la revisión humana y el proceso de aprobación controlado.
Mejora continua
Conecta el análisis de procesos, los incidentes de calidad, las medidas correctivas y preventivas (CAPA), los riesgos, los controles, los indicadores de rendimiento y las acciones de mejora en un único sistema de ciclo cerrado. Te informo de que...
Visibilidad integrada
Conecta los procesos, la calidad, los riesgos, el cumplimiento normativo, los documentos y los datos de rendimiento para ofrecer una visión clara de cómo funciona la organización. Esto encaja perfectamente en la esquina inferior derecha y evita repetir el mensaje ya existente de «One Connected Platform».
Sustituye la proliferación descontrolada de herramientas por un entorno operativo regulado
Un sistema de gestión integrado debería ser algo más que agrupar módulos independientes bajo un mismo nombre.
Debería conectar los procesos, las personas, los sistemas, los documentos, los controles y las decisiones necesarios para el funcionamiento de la organización.
Interfacing ofrece un entorno digital compartido para gestionar los procesos, la calidad, los riesgos, el cumplimiento normativo y la mejora como un único sistema interconectado.
Descubre más
Solución de gestión integrada (IMS)
Genera un mapa de procesos en unos pocos clics
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¿Qué queremos decir con “de extremo a extremo”? La I.A. se encarga de crear automáticamente procesos que incluyen:
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