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Simulación de procesos empresariales
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BPS proporciona los conocimientos y la flexibilidad necesarios para hacer evolucionar sus procesos actuales de forma eficiente, preservando los recursos y reduciendo los costes.
¿Qué es la simulación de procesos empresariales?
La simulación de procesos empresariales implica la creación de un nuevo proceso o el rediseño de un proceso existente para analizar su eficacia antes de implantarlo en un entorno de producción real. Esta herramienta crea un escenario simulado en el mundo real que permite a las organizaciones determinar el impacto que tendrá un proceso en las operaciones diarias del negocio sin causar una interrupción. Esta simulación fomentará tanto la mejora continua como una mejor toma de decisiones para la organización.
El uso de una herramienta de simulación es una forma excelente de ampliar los cimientos ágiles de su organización. La simulación de procesos de negocio proporciona el conocimiento de los procesos y la flexibilidad necesaria para hacer evolucionar sus procesos actuales hacia un estado “a ser” que preserve los recursos y reduzca los costes.
Ventajas de la simulación de procesos empresariales
Escenarios reales de modelos de procesos empresariales probados con un método de bajo coste y bajo riesgo
Identificar rápidamente los procesos perturbadores para eliminar eficazmente los cuellos de botella
Los recursos necesarios se asignan con precisión y eficacia para completar los procesos
Ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas con mayor precisión
Todas las preguntas de “qué pasaría si” se responden al optimizar cualquier proceso
Documentación e información de datos proporcionada en diferentes propuestas para apoyar el retorno de la inversión
La ejecución de múltiples escenarios de simulación ofrece a los analistas de negocio la opción de seleccionar la mejor alternativa para implementar
EPC ofrece simulaciones de procesos empresariales de alto rendimiento. Sólo se tarda unos segundos en realizar una simulación utilizando miles de instancias de procesos. La simulación le proporcionará los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cualquier escenario que utilice un proceso empresarial, así como las estadísticas basadas en la actividad relacionadas con cada proceso individual. Por ejemplo, la visualización de los cuellos de botella en un proceso concreto puede lograrse creando un mapa de calor.
Es importante tener en cuenta que necesitará un modelo de proceso de negocio en notación BPMN 2.0 y un escenario de simulación antes de realizar una simulación. Por ejemplo:
- Proporcionar el número de instancias de proceso a simular
- Determinar la fecha de llegada
- Determinar los recursos necesarios y cuántos están disponibles
- Determinar la duración de las tareas, eventos y subprocesos, etc.
Resultados de la simulación
Una vez completada la simulación, el Simulador produce datos que proporcionan información sobre el rendimiento del modelo de proceso de negocio en el escenario específico. En este punto, recibirá los KPI (indicadores clave de rendimiento) del escenario, la tarea individual, la utilización de recursos, los registros de eventos del proceso y los KPI de los subprocesos. A continuación encontrará una descripción más detallada.
KPIs del Escenario
Una herramienta clave para ayudar a comprender los cuellos de botella en el proceso empresarial de tu organización son los KPI. Por ejemplo, si la oferta de recursos no puede satisfacer la demanda en un escenario determinado, las tareas de simulación se sentarán en una cola a la espera de ser ejecutadas. El resultado son largos tiempos de espera y ciclos inaceptables que pueden afectar negativamente a tus clientes.
El Simulador BPM de Interfacing proporciona KPI para ayudar a comprender cómo funcionará tu proceso de negocio en un escenario concreto. La herramienta ayuda a tu equipo a evaluar si se dispone de recursos suficientes para cumplir el proceso o si se ha logrado un proceso empresarial óptimo para cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para el escenario en cuestión.
Si se identifican cuellos de botella en el proceso empresarial existente, el siguiente paso sería ejecutar un análisis hipotético para utilizarlo en la experimentación. En lugar de aumentar los recursos implicados en la vida real que, aunque fáciles, son muy caros como única opción, la herramienta Simulador replicaría las operaciones en tiempo real, donde se pueden ejecutar múltiples escenarios para optimizar al máximo el rendimiento de tu proceso empresarial. Una solución excelente para minimizar significativamente los costes de los experimentos hipotéticos.
Distribución de la duración del ciclo
El tiempo total implicado de principio a fin en tu proceso, tal como lo definieron tu organización y tu cliente, se conoce como tiempo de ciclo.
El tiempo de ciclo incluye lo siguiente
- Tiempo de proceso – define durante cuánto tiempo estuvo trabajando el recurso.
- Tiempo de retardo – Se refiere al tiempo que pasa una unidad de trabajo esperando la siguiente oportunidad para actuar.
La herramienta Simulador de interfaz proporciona el tiempo de ciclo completo (desde el inicio del primer caso hasta el final del caso final).
Incluirá la instancia del proceso CTD (distribución del tiempo de ciclo).
La herramienta Simulador proporciona una distribución del tiempo de ciclo en el horario, además de los tiempos de ciclo estándar.
Esto incluye sólo las horas de trabajo previamente definidas en el horario y excluye el tiempo de inactividad de los recursos cuando no están trabajando (por ejemplo, los fines de semana).
El resultado es más preciso.
Distribución del tiempo de espera
La distribución del tiempo de espera se refiere al periodo de tiempo en el que, por ejemplo, un elemento de trabajo está esperando a que un recurso esté disponible. Un ejemplo es cuando el tiempo de espera es causado por un recurso necesario para que el proceso se complete, aunque el recurso esté funcionando a plena capacidad.
Nuestra herramienta Simulador proporciona el tiempo de espera del proceso para que tu equipo pueda comprender el tiempo de cada proceso que hizo esperar a un cliente. La herramienta Simulador sólo tiene en cuenta el horario comercial definido por el horario para determinar el tiempo de espera.
Distribución de costes
Utilización de recursos
Períodos de calentamiento y enfriamiento excluidos
Si el escenario se define de antemano para eliminar el ruido, cuando se produzcan los periodos de “calentamiento” y “enfriamiento”, la herramienta Simulador de Interfacing excluirá todas las estadísticas de estas instancias del proceso.
Estadísticas de las tareas de los elementos BPMN
Cada elemento, subproceso y tarea en el modelo BPMN tendrá estadísticas calculadas para cada uno. La herramienta Simulador proporciona el recuento, el mínimo/máximo, el tiempo de espera, el tiempo de ciclo y el coste medio de los elementos. Por ejemplo, si usted proporciona en su escenario un umbral de duración o un coste para un elemento, entonces se calculan los mínimos/máximos y las medias.
Registros MXML
Puedes guardar tus registros de Simulación en formato MXML, incluyendo todas las marcas de tiempo con los eventos.
Éstos se pueden importar para realizar un análisis más profundo.
Informe CSV
Los informes de simulación también se pueden guardar en formato CSV.
Parámetros de una simulación
Como regla general, necesitará un modelo de proceso de negocio en BPMN 2.0 e información de simulación de escenarios antes de realizar una simulación.
Junto con el modelo BPMN, también se le pedirá que proporcione el número de instancias de proceso que desea simular y la tasa de llegada (la frecuencia con la que desea iniciarlas), los recursos que necesita y cuántos de ellos están disponibles, la duración prevista de la tarea y más parámetros si es necesario.
Si el proceso de negocio que está simulando ya ha sido implementado, la minería de los registros de procesos existentes le dará todos los datos que necesita. A partir de ahí, se pueden plantear, por ejemplo, hipotéticas pruebas de esfuerzo.
La información que se ofrece a continuación ayudará a explicar los datos necesarios para definir una simulación.
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) es la norma de modelos de procesos empresariales aceptada internacionalmente para la notación gráfica del modelado de procesos empresariales.
Para facilitar los requisitos para realizar una simulación, el modelo de proceso empresarial debe estar en formato BPMN 2.0. Puedes proporcionar al Simulador varios archivos BPMN para envolver varios subprocesos en archivos separados y desde aquí podrás referenciarlos en otros archivos BPMN. Si éste es el caso de un escenario concreto, ten en cuenta que debes elegir el archivo BPMN principal que actúa como punto de entrada al proceso empresarial.
Debes tener al menos un evento de inicio en el modelo BPMN para iniciar una nueva instancia de proceso. Tener más de un evento de inicio en tu simulación hará que todos los eventos se inicien al mismo tiempo.
Instancias del proceso
Establece el número total de instancias de proceso para definir cuántas instancias de proceso BPMN del escenario de simulación se iniciarán. El Simulador es muy escalable, ya que no hay límite técnico al total para impactar en tu simulación.
Tasa de llegada
La distribución del tiempo que se necesita para medir la frecuencia con que se inician nuevas instancias de proceso se define como tu tasa de llegada. Si, por ejemplo, consideramos una tasa de llegada exponencial de 30 min, esto indicaría que una nueva instancia de proceso se iniciaría cada 30 min de media. Esta distribución exponencial es bastante exacta como simulación del mundo real: en algunos casos, dos nuevos procesos pueden mostrar un intervalo entre sí de entre 5min. y unas horas.
Fecha y hora de inicio
Puedes especificar una fecha y hora virtuales para identificar cuándo debe iniciarse la primera instancia del proceso. Los registros de simulación anotarán las marcas de tiempo de cada evento.
Períodos de calentamiento y enfriamiento
Todos los recursos están listos y no hay retrasos en todas las actividades al inicio de un escenario de simulación. Esta situación es similar al final de la simulación, ya que no se han creado nuevas instancias de proceso y hay un amplio suministro de recursos, ya que están disponibles para trabajar inmediatamente en las actividades. Estos periodos se conocen como calentamiento y enfriamiento, respectivamente. La herramienta Simulador excluiría las estadísticas de estos periodos de instancia del proceso si la instancia tuviera una notación predefinida para eliminar el ruido.
También tienes la opción de proporcionar un porcentaje del total de instancias de proceso o un número fijo que se excluiría de los cálculos de las estadísticas de rendimiento al principio y al final del escenario. Al hacerlo, podrás centrarte en los periodos de recursos más utilizados, donde es probable que aparezcan cuellos de botella.
Fondo de recursos
Todos los elementos disponibles en el proceso empresarial que pueden asignarse a una tarea para realizar un trabajo se conocen colectivamente como pool de recursos. No hay límite en el número de recursos que se pueden definir.
Es necesario definir las siguientes propiedades de un recurso:
- Nombre – se vinculará a las tareas y se utilizará para los informes
- Número de instancias de recursos disponibles
- Horario – horario de trabajo / recurso disponible
- CPH – coste por hora, opcional
Horarios
Cuando un recurso está disponible o si se inicia una nueva instancia de proceso durante el horario laboral, esto se define como un horario. El número por defecto para los horarios es dos:
- Por defecto – Se utiliza cuando se inicia un proceso. Las nuevas instancias de proceso sólo se generarán según el horario Predeterminado.
- 24/7 – disponible siempre y utilizado para actividades programadas/automáticas en el escenario.
No hay límite de horarios necesarios en tu simulación para asociarlos a diferentes recursos. Cada horario tiene una regla de inclusión independiente para determinar sus propiedades de hora de inicio, hora de fin, día de inicio y día de fin. Esto permite crear horarios sencillos. Por ejemplo, de lunes a viernes de 9.00 a 17.00 horas en horario laboral, o específicamente los lunes de 9.00 a 12.00 horas y también de 16.00 a 18.00 horas para recursos específicos en el horario.
Tareas
Los siguientes parámetros pueden proporcionarse para cualquier modelo BPMN:
- Recurso como elemento para la tarea
- Distribución de la duración, especificando el tiempo que tarda la tarea en completarse
- Coste fijo de la tarea
- Umbrales tanto de coste como de duración para identificar cuántas tareas están fuera de este parámetro
Para los elementos de actividad de llamada y los subprocesos que contienen otros elementos BPMN, puedes definirlos en la simulación como tareas básicas y proporcionar todos los parámetros de la tarea en lugar de tener que iniciar cada subproceso si es necesario.
Pasarelas
Cada elemento de pasarela inclusivo (OR ) y exclusivo (XOR ) requiere probabilidades de ejecución en el modelo BPMN para sus flujos de secuencia salientes. La ruta a ejecutar se determina en la herramienta Simulador mediante un generador de números aleatorios.
La suma de las probabilidades debe ser 100% en la pasarela XOR para cada flujo saliente.
En la herramienta Simulador se puede definir un rango de probabilidad de ejecución entre 0% y 100% para cada flujo de salida con al menos un flujo de secuencia de salida iniciado.
Eventos intermedios y límite
En el modelo BPMN se puede dar una distribución de duración a los eventos intermedios de captura y a los eventos límite que se adjuntan a las actividades. Esto especificará la duración del evento o cuándo se activa.
Los mensajes intermedios o los eventos de temporizador se suelen utilizar para simular retrasos en el proceso empresarial. Normalmente están causados por elementos/actores externos que no están utilizando ningún recurso del pool de recursos.
Distribuciones de duración
La herramienta Simulador define como una distribución, todas las duraciones e intervalos de tiempo. La herramienta admite las siguientes distribuciones:
- Normal
- Exponencial
- Uniforme
- Triangular
- Log-normal
- Gamma
- Histograma de una curva personalizada
- Fijo – constante
La unidad de tiempo para cada duración es siempre en segundos. Los tiempos alternos, como minutos u horas, podrían convertirse en segundos si fuera necesario.
Información de apoyo de BPMN 2.0
Lo que aporta la Notación de Modelado de Procesos de Negocio es la estandarización y la capacidad de mostrar quién hace qué y cuándo, además de la capacidad de hacer que las rutas de flujo de los procesos sean más fáciles de leer al mover los detalles de un proceso a un nivel más detallado. En lugar de tener el proceso ocupado en una pared, puede crear modelos de proceso BPMN en los que cabe la lógica de negocio principal en una sola página y luego desglosar el siguiente nivel si quiere o necesita ver los detalles.
Hay una simbología universal en el lenguaje que salva la distancia entre los que están en el desarrollo técnico, los analistas de negocio y todo el camino hasta los ejecutivos de la C-Suite, que pueden entender las diversas secuencias de eventos, la actividad y la información que fluye a lo largo de una serie de tareas automatizadas.
BPMN 2.0 utiliza cuatro elementos principales en un diagrama, que son
- Objetos de flujo
- Objetos de conexión
- Carriles de nado
- Datos
Objetos de flujo
Piensa en estos símbolos como las piezas de un puzzle que formarán el flujo de trabajo global. Actividades, Eventos y Pasarelas constituyen los tres objetos de flujo principales.
Actividades
Estos símbolos indican una tarea específica que debe realizar un sistema o una persona. Los diseñadores de procesos pueden crear muchas actividades de este tipo, desde las que ocurren una vez hasta las que ocurren varias veces o cuando se cumple un conjunto específico de condiciones.
- Tarea – Es el símbolo más utilizado. Describe la acción precisa necesaria para completar la tarea.
- Subproceso – Dentro de esta tarea, hay subtareas adicionales clasificadas juntas.
- Transacción – Esto se refiere comúnmente a la función de procesamiento de pagos, pero es mucho, mucho más. La mejor forma de describir las transacciones es como un conjunto de actividades que habría que rehacer si se detecta un error en el proceso. En terminología informática se conoce como “retroceder”, es decir, tienes que retroceder todas las acciones realizadas en la transacción para dejar la información en el mismo estado que cuando se inició el proceso de Transacción.
- Convocatoria – Una Actividad de Llamada se refiere a Tareas y Subprocesos que pueden utilizarse en múltiples o diferentes áreas de un proceso.
Eventos
Este símbolo sirve como activador. Puede iniciar un punto de partida, un paso intermedio o actuar como punto final de un proceso concreto. Los eventos más comunes pueden ser:
- Temporizador – Este símbolo puede identificar el inicio de un temporizador. Por ejemplo, se ofrece una prueba gratuita durante 30 días en la que el cliente tiene la opción de cancelar en cualquier momento dentro de esta ventana. También se puede utilizar un determinado día de la semana, por ejemplo, cada martes, se elabora una lista indicando quién ha cancelado la prueba o quiénes son los nuevos inscritos en la prueba gratuita.
- Enlace – Indica un proceso que pertenece a un ecosistema mayor y enlaza en la dirección de diferentes tareas que componen un conjunto nuevo pero separado.
- Mensaje – Tal como se describe, los mensajes se transmiten a través de alguna interfaz tecnológica, como EDI (Intercambio Electrónico de Datos o Documentos).
- Escalada – para facilitar una acción concreta, una autoridad superior tendrá que tomar una decisión sobre la tarea. Por ejemplo, una solicitud de cobertura de seguro que esté en el límite debe elevarse al alto directivo para que la revise manualmente.
- Error – Se ha producido una interrupción en el flujo de trabajo debido a un problema.
Pasarelas
Estos símbolos en forma de diamante se utilizan para mapear los puntos de decisión a lo largo del flujo de trabajo. Pueden indicar, por ejemplo, bifurcaciones en el camino que requieren una decisión para determinar la siguiente dirección que deberá tomar un proceso. Algunos ejemplos:
- Exclusivo – Un ejemplo de puerta exclusiva podría ser cuando te acercas a una puerta que requiere un código de entrada. El código correcto permite la entrada, mientras que un código incorrecto provoca un resultado diferente.
- Inclusivas – Pasarelas inclusivas, permiten que los procesos sigan más de un camino, a diferencia de las pasarelas exclusivas
- Basado en eventos – Este es el escenario de bifurcación de caminos que hemos mencionado antes. Hay que tomar una decisión para seguir adelante. Supongamos que cada martes se genera una lista de los nuevos usuarios de la semana anterior. Si en una semana determinada no se inscriben nuevos usuarios, el martes siguiente no se generará ninguna lista.
- En paralelo – Estas pasarelas pueden funcionar simultáneamente y no dependen de una condición determinada.
Conectar objetos
Sabemos que los objetos de flujo son las piezas del puzzle que forman el flujo de trabajo. Los objetos conectores nos muestran cómo las piezas del puzzle se conectan entre sí en el flujo de trabajo. Se utilizan tres tipos de objetos de conexión aquí: Flujos de mensajes, Flujos de secuencias y Asociaciones.
- Flujos de mensajes – Estos símbolos indican los mensajes que se envían entre los participantes en el flujo de trabajo.
- Flujos sec uenciales – Objetos que se mapean secuencialmente.
-
Asociaciones – Muestra las relaciones entre diversos datos y objetos.
Vistas de Carril
AComo su propio nombre lo indica, piense enslas vista de carril como lineas individualesen una pisicina para cronometrar una competición de 100 metros de natación. La “piscina” es el departamento (ventas, marketing, servicio al cliente) y también puede representar trabajo realizado fuera de la organización o por proveedores de servicios, tc.
Tl carril contiene la actividad necesaria para cada función del proceso. Un carril puede ser para los ingenieros de ventas, otro carril puede ser para el servicio al cliente y otra para la distribución por ejemplo.
Símbolos de datos
Estos símbolos indican un tipo de datos específico o información que se necesita en relación con la tarea actual en curso. El movimiento de un flujo de trabajo no siempre se ve afectado por los símbolos de los datos.
A diferencia de los lenguajes de codificación que requieren una comprensión profunda de una nueva forma de programar, los símbolos BPMN son un alfabeto visual fácil de entender que puede ser utilizado por todas las líneas de una organización para entender los flujos de trabajo y visualizar la actividad de la gestión de procesos de negocio (BPM).
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