Gestión Documental Colaborativa

Documentos & Gestión del conocimiento

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Descubra cómo Interfacing puede ayudarle a gestionar mejor, gobernar y mejorar continuamente sus documentos.

Repositorio de documentos y gestión del conocimiento

El 80% de la información de una organización se almacena en sus documentos. Dado que la información ha aumentado anualmente, los empleados orientados al conocimiento dedican cada vez más tiempo ver documentos para realizar sus tareas.

Enterprise Process Center ® (EPC) no es solo un repositorio de documentos centralizado, sino también un poderoso sistema de gestión del conocimiento que puede equipar mejor a las organizaciones con herramientas y metodologías esenciales frente a desafíos comunes de gestión de documentos, como información inconsistente, recuperación compleja y almacenamiento documentos.

Nuestra solución de gestión de documentos (DMS) también estimulará el pensamiento crítico y apoyará el intercambio de conocimientos, promoviendo la acumulación de conocimientos en todas sus operaciones.

Conviértase en una organización impulsada por los datos en lugar de limitarse a utilizar un proceso de gestión de archivos. Fragmente sus archivos en datos y gestione páginas wiki frente al diseño tradicional de archivos. A continuación, los datos se orientan hacia los procesos, con procedimientos de visualización en forma de flujos, específicos para cada escenario. Además, integre varias formas de medios con cada flujo.

Un DMS mejora las operaciones que implican fragmentos de datos digitales ofreciendo las siguientes gracias a:

Reducir el tiempo que se tarda en encontrar el material adecuado con una indexación sencilla para su búsqueda y recuperación.
Seguridad añadida para salvaguardar la información crítica con control de acceso y privilegios de edición.
Mejora de la colaboración al permitir que numerosos usuarios trabajen a la vez en el mismo documento mientras el sistema realiza un seguimiento de los cambios y el uso.
Gestión de versiones, que permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios y de su validez.

Gestión de documentos y registros

En la actualidad, mantener un sistema de documentos en papel que cumpla la norma ISO es todo un reto, si no casi imposible. El conjunto de características de los sistemas sería engorroso, propenso a los errores y a la pérdida de tiempo. Su productividad aumentaría significativamente al automatizar todas las tareas repetitivas asociadas a la gestión de documentos del SGC. El eQMS de EPC añade una clara visibilidad al ciclo de vida de los documentos y supervisará de forma proactiva el estado del flujo de trabajo de su organización, al tiempo que mejora la eficiencia del sistema de calidad.

Los equipos dispersos geográficamente pueden ahora conectarse, colaborar, ser coautores, corregir, revisar, comentar y firmar documentos, todo ello de forma electrónica y segura dentro del sistema. Las notificaciones automáticas por correo electrónico y los acuses de recibo ayudan a los sistemas a agilizar el proceso de distribución en toda la organización La retención automática de documentos, la impresión, las revisiones periódicas y el archivado son totalmente conformes y se controlan mediante la codificación USFDA 21 CFR parte 11, lo que hace que las auditorías y las inspecciones de calidad estén libres de preocupaciones.

Añadir nuevos documentos
Identificaciones y etiquetas únicas por documento
Control de versiones por documento
Archivar, mover y eliminar documentos existentes
Estructurar el documento en una jerarquía, carpetas
Crear plantillas para los registros y la capacidad de reutilizar la plantilla de flujo de trabajo
Registro de auditoría / rastro de los cambios en los metadatos
Flujo de trabajo para aprobaciones y revisiones
Firma electrónica de las aprobaciones
Delegación en las revisiones y aprobaciones
Notificaciones, correos electrónicos para los flujos de trabajo
Comprobación del sistema de publicaciones y aprobaciones
Colaborar y plantear solicitudes de cambio
Soporte multilingüe: interfaz de usuario, sugerencias de traducción de metadatos y documentos

Nombre del documento
Identificación del documento
Unidad organizacional
Texto completo
Metadatos (Tipo, Categorías, Atributos)
Columnas filtrables
Últimos datos modificados
Modificado por última vez por
Cualquier atributo definido por el usuario (UDA)

Microsoft Office 365

EPC funciona con el entorno MS Office 365 de una organización para impulsar diseños de flujo de trabajo de arrastrar y soltar basados en navegador en la nube. Las empresas pueden vincular rápidamente las aplicaciones de MS Office 365 con otras plataformas en la nube como parte de un flujo de trabajo utilizando EPC.

Interfaz de portal simplificada e integrada

El EPC admite la búsqueda rápida y elástica de texto completo, lo que brinda la mejor recomendación basada no solo en los caracteres, sino también en la calidad del objeto en los resultados de búsqueda. Esta función de búsqueda mejorada mejorará enormemente la UX, lo que le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos al administrar sus documentos. Los usuarios también pueden aplicar la indexación de búsqueda a un determinado documento o carpeta. Dicho esto, el EPC permite a los usuarios buscar información específica por palabras o frases, no solo en los metadatos de toda la organización, sino también dentro del propio documento.

Los usuarios pueden definir atributos personalizados, incluidos tipos, categorías, roles, responsabilidades, incluso enlaces externos (por ejemplo, páginas Wiki) y utilizarlos como filtros para buscar documentos en el sistema EPC. Entre estos atributos personalizados, las responsabilidades asignadas a los documentos se pueden usar no solo para la indexación de búsqueda, sino también para la auditoría de versiones: la administración puede ver quién creó, revisó o modificó el documento, cuándo se modificó, quién confirmó los cambios, etc. , que admite una pista de auditoría completa para documentos confidenciales.

Los usuarios pueden ver todos los documentos almacenados en el repositorio en el módulo “Documento” y pueden ver todos los documentos asignados a los roles / recursos de los usuarios a través del widget “Mis documentos” en la página de inicio. En el módulo “Documento”, los documentos se organizan y muestran siguiendo una estructura de árbol jerárquica. Sin embargo, los usuarios también pueden revisar documentos utilizando varios marcos de navegación ofrecidos por el EPC:

La vista de lista ayudará a los usuarios a navegar por los documentos sin esfuerzo a través de una estructura de arriba hacia abajo similar al marco organizacional; las vistas contextuales y detalladas permiten a los usuarios pasar por alto la estructura jerárquica y entrar directamente en las carpetas secundarias si saben dónde buscar el documento dentro de la base de datos. Mientras tanto, los atributos específicos (estándar y personalizados) relacionados con el documento también se pueden utilizar como filtros para facilitar la navegación.

Utilice la función “Vista previa” para obtener una vista previa de cualquier documento y asegúrese de que su copia electrónica esté siempre actualizada. No solo se puede obtener una vista previa de los archivos de texto en formato Adobe PDF, sino que también se puede obtener una vista previa de los videos directamente en la aplicación web, en la tableta y en el dispositivo móvil. Esta conveniencia permite a los empleados mantenerse informados y consultar los estándares de mejores prácticas dondequiera que se encuentren, incluso desde ubicaciones remotas, así como ahorrar mucho tiempo para acceder al documento correcto y evitar descargar el incorrecto.

Los documentos, mapas e informes se pueden imprimir en el EPC. Como es muy probable que no todos los empleados tengan acceso a la plataforma EPC en cualquier momento, tener un documento impreso disponible en las manos es una gran ventaja en términos de distribución de documentos y precisión de la información. La función de impresión simple asegurará que su versión impresa y la versión digital del documento estén siempre sincronizadas.

Conformidad y seguridad de la información

El editor de texto del EPC tiene abundante formato, que incluye fuentes, viñetas, capturas de pantalla, tablas y diagramas para que los usuarios generen contenido. También permitimos copiar / pegar otro contenido externo, incluidos textos, imágenes, enlaces web, videos y enlaces de aplicaciones directamente en nuestro editor de aplicaciones web, lo que facilita la migración de documentos y la transferencia de conocimientos. Además, el EPC ofrece plantillas estandarizadas y personalizadas que se refieren a diferentes propósitos y diferentes audiencias de su organización.

Puede traducir TODO el contenido de EPC a 160 idiomas diferentes, ya sea para facilitar la comprensión de los documentos para los empleados locales o para fines de las leyes del gobierno local internacional. Por lo tanto, cuando los usuarios administran un documento, pueden administrar todas las versiones de otros idiomas del mismo documento al mismo tiempo. Esta función simplificará enormemente el mantenimiento de sus documentos al localizar el contenido según las regiones.

¡No más molestias para tomar una decisión con respecto a las revisiones! El EPC destaca automáticamente cualquier cambio en la última versión preliminar de un documento con respecto a la versión publicada anteriormente. Por lo tanto, los usuarios pueden rastrear, comparar y monitorear fácilmente las diferencias hechas para el mismo documento. Esta característica facilitará la toma de decisiones para cualquier modificación realizada en los documentos.

Entendemos perfectamente que ciertos documentos pueden ser muy complejos en cuanto a seguridad y confidencialidad, y que el incumplimiento puede resultar en sanciones, revocación de licencias y, en ciertos casos, responsabilidades penales para las organizaciones. Por lo tanto, nuestro sistema admite diferentes niveles de seguridad por roles, usuarios o grupos bajo la matriz RASCI-VS con un solo clic del botón. A través de nuestras medidas de seguridad de 360 grados, la administración puede permitir que las partes relevantes (por ejemplo, entidades externas) vean un documento y colaboren con la tarea, pero evite cualquier modificación o eliminación del documento dándoles acceso limitado.

Los usuarios pueden establecer ciclos de aprobación en serie y en paralelo a lo largo del flujo de trabajo de la organización, lo que significa que la ruta de aprobación se puede establecer desde abajo hacia arriba o para notificar a todos los aprobadores simultáneamente. Los aprobadores recibirán notificaciones dentro del encabezado de su panel de control y por correo electrónico, que incluirán URL para acceso directo. Un simple clic llevará a los usuarios a aprobar o rechazar la solicitud. Todos los usuarios suscritos recibirán notificaciones automáticas, anunciando aprobación, rechazo o revisión de la solicitud, incluso si no están directamente relacionados con objetos. Nuestro sistema asegura que los cambios serán informados en tiempo real a todos los empleados afectados y que todas las partes relevantes estén al tanto de los cambios.

Gestión colaborativa de documentos

Las revisiones de un documento se pueden activar automáticamente mediante una solicitud programada, ya que los documentos deben revisarse periódicamente, ya sea trimestral o anualmente, para garantizar la elegibilidad y relevancia del contenido. El sistema EPC asigna tareas de revisión a los usuarios relevantes de acuerdo con la frecuencia de revisión exigida para garantizar que los documentos estén actualizados.

El EPC también admite revisiones personalizables activadas por solicitudes de cambio definidas por el usuario para una mejor gestión del ciclo de vida de los documentos. En ese caso, no solo las personas o grupos responsables, sino también cualquier parte asociada podrá colaborar a través de los foros de discusión, para votar a favor o en contra de la revisión en un entorno interactivo.

Los usuarios pueden rastrear y visualizar todas las notificaciones de solicitudes de cambio por alfabeto, fecha y prioridad, y filtrar las solicitudes por objetivos tales como aprobar, aplicar y ejecutar. Más allá del documento en sí y las solicitudes relacionadas, la gerencia también puede ver la frecuencia de revisión y la próxima fecha de revisión para una mejor planificación y mejora continua.

El seguimiento de los objetos se basa en suscripción. El sistema EPC rastrea automáticamente cualquier solicitud de mejora, pregunta o incidente relacionado con un objeto. La funcionalidad de seguimiento se aplica a todo el contenido de los documentos, así como a otra información relevante, incluidos roles, responsabilidades, recursos y diferentes metadatos. Dicha trazabilidad indicará dónde se encuentra el documento en un proceso de aprobación, cuánto tiempo debe actualizarse un documento, quién responde tarde a su solicitud de aprobación, etc.

El EPC permite a los usuarios establecer objetivos de forma centralizada en términos de diferentes niveles de madurez para un determinado documento. Al comparar el estado actual con el nivel deseado según los plazos establecidos, la administración podrá rastrear las mejoras durante la administración del ciclo de vida de los documentos. El modelo de madurez también apoyará la planificación continua hasta cinco niveles de destino diferentes de forma periódica para optimizar la calidad de sus documentos.

Conocimiento administrativo

Los enlaces directos de cualquier objeto en el EPC se pueden compartir fácilmente por correo electrónico o en grupos de chat entre diferentes usuarios. La matriz RASCI-VS asegura que el documento solo esté disponible para usuarios que tengan el nivel de seguridad adecuado, y evitar cualquier modificación o eliminación de documentos. El EPC también minimiza su esfuerzo por mantener las actualizaciones continuas dentro del repositorio de documentos. Una vez que se completa el trabajo pesado inicial, los cambios en cualquier contenido se centralizarán, sincronizarán y compartirán en todas partes en tiempo real.

Todos los documentos se digitalizan y archivan en la nube en el punto de entrada en el sistema EPC, que protege los activos de conocimiento de las organizaciones contra incendios, inundaciones y otras catástrofes. Además, el repositorio de documentos centralizado garantiza la seguridad del conocimiento en comparación con un servidor local o personal. El EPC también permite a los usuarios restaurar documentos eliminados en la pestaña “Archivos” en caso de mal funcionamiento.

No solo los modelos o plantillas de documentos existentes, sino también todo el resto del contenido, incluso los procesos, se pueden reutilizar tantas veces como sea posible en el EPC. Además, el sistema admite diferentes tipos de documentos, incluido contenido de texto y otros multimedia (por ejemplo, videos). Al garantizar que todos los documentos estén sincronizados en toda la organización, nuestro DMS enfatiza la producción y el consumo de conocimiento en el contexto de los procesos comerciales y cultiva un conocimiento constante y continuo.

Requisitos reglamentarios y experiencia

Las organizaciones están obligadas a cumplir una serie de normas para salvaguardar los datos sensibles y la seguridad de las personas. Cualquier empresa que maneje activos digitales, datos de consumidores, normas sanitarias, seguridad de los trabajadores o comunicaciones confidenciales debe cumplir la normativa.

Cumplir los requisitos normativos ofrece ventajas que van más allá de la mera evitación de multas. Además, ayudan a mantener la continuidad de la empresa y aportan estabilidad financiera.

Flujo de trabajo de aprobación de firmas digitales con clave privada cifrada específica del usuario
Cumplir los calendarios de revisión
Autenticación multifactor (MFA) de 2 niveles para inicio de sesión, administración y aprobaciones
Informe de confirmación de aceptación de lectura de la política de usuario final
Informar de la asistencia a todos los cursos de formación
Mantener todos los registros eliminados durante el periodo de conservación (7-13 años)
Archivo de conservación Informes de auditoría
Registrar todos los cambios de contenido (registro de auditoría)
Registrar todos los cambios de administración
Control de versiones con restauración
# número de visitas, durante cuánto tiempo, por quién

Not only the existing models or templates of documents, but also all other content, even processes can be reused as many times as possible in the EPC. Moreover, the system supports different types of documents, including text content and other multimedia (e.g. videos). By ensuring that all documents are in sync across the organization, our DMS emphasizes knowledge production and consumption in business process context, and cultivates consistent and continuous knowledge.

Creación del Mapa de Procesos

Genera un mapa de procesos en unos pocos clics
Descubre el poder de nuestra función, ya que genera sin esfuerzo un detallado mapa de procesos de principio a fin.

¿Qué queremos decir con “de extremo a extremo”? La I.A. se encarga de crear automáticamente procesos que incluyen:

Objetos de flujo
Materiales
Anotaciones
Funciones responsables asignadas
Descripciones de objetos de flujo

Este proceso racionalizado garantiza una representación completa de tu flujo de trabajo, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Optimización del proceso

Eleva tus operaciones: Salvando las distancias, mejorando la eficacia
Sumerge a tu organización en las capacidades transformadoras de nuestro sistema de IA. Profundiza en tus procesos actuales, desvelando lagunas, ineficiencias y errores que antes pasaban desapercibidos.

Con el poder de la IA, tu documentación adquiere una vida dinámica, evolucionando y adaptándose constantemente al siempre cambiante panorama empresarial. No es sólo documentación; es una entidad viva que crece con tu empresa.

Creación de documentación

Contenido rápido y adaptado a la demanda

Imagina obtener sin esfuerzo una documentación actualizada y hecha a medida para satisfacer tus necesidades específicas, infundida con tus mejores prácticas, sistemas operativos y requisitos específicos de cada país.

Las organizaciones pueden automatizar la creación de:

Guías paso a paso
Descripciones de reglas y sistemas
Políticas
Plantillas de documentación

Entra en un nuevo estándar en la creación de documentación, donde la personalización converge con la automatización.

Optimización de la documentación

Eleva tu documentación: La actualización sin fisuras del contenido obsoleto de la IA

Explora la increíble capacidad de nuestra IA para mejorar de forma inteligente tu contenido obsoleto, creando una base sólida para una documentación fresca y mejorada.

Nuestra IA garantiza que no tengas que reinvertir al pasar de lo antiguo a lo nuevo, ahorrando tiempo y recursos sin comprometer la calidad.

Gestión del Cumplimiento Normativo

Automatización de precisión para el cumplimiento de la normativa

Amplía las capacidades del sistema de IA de Interfacing más allá de la creación de procesos para garantizar la automatización de precisión en el cumplimiento normativo, la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

Identifica automáticamente las necesidades de cumplimiento regionales y específicas del sector, crea registros de riesgos completos para su evaluación y genera bibliotecas de control dinámicas para mejorar la gobernanza.

Con precisión y automatización, nuestro sistema de IA allana el camino para un entorno empresarial sólido y resistente.

Riesgo y Control

Potenciar la gestión proactiva del riesgo

Desbloquea el poder del sistema de IA de Interfacing como escudo proactivo de riesgos y controles. En un mundo en el que los procedimientos manuales a menudo conllevan riesgos de incumplimiento, nuestra IA actúa como un escudo contra esos problemas.

Al advertir proactivamente a los usuarios de posibles conflictos de cumplimiento, garantiza que tus procesos se ajusten a las normas reglamentarias.

La IA no sólo digitaliza las actividades, eliminando redundancias, sino que también se convierte en una fuerza orientadora en la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

¿Por qué elegir Interfacing?

Con más de dos décadas de experiencia en software de IA, Calidad, Procesos y Cumplimiento, Interfacing sigue siendo líder en el sector. Hasta la fecha, ha prestado servicio a más de 500 empresas de talla mundial y consultoras de gestión de todas las industrias y sectores. Seguimos ofreciendo soluciones digitales, en la nube y de IA que permiten a las organizaciones mejorar, controlar y agilizar sus procesos, al tiempo que alivian la carga de los programas de cumplimiento normativo y gestión de la calidad.

Para obtener más información o hablar sobre cómo Interfacing puede ayudar a su organización, rellene el siguiente formulario.

Documentación: Impulsando la Transformación, Gobernanza y Control

• Obtenga información integral en tiempo real sobre sus operaciones.

• Mejore la gobernanza, eficiencia y cumplimiento.

• Garantice la alineación fluida con los estándares regulatorios.

eQMS: Automatización de flujos de trabajo y reportes de calidad y cumplimiento

• Simplifique la gestión de calidad con flujos de trabajo automatizados y monitoreo..

• Optimice CAPA, auditorías de proveedores, capacitaciones y flujos relacionados..

• Transforme la documentación en información procesable para Calidad 4.0. .

Desarrollo rápido de aplicaciones low-code: Acelerando la transformación digital

• Cree aplicaciones personalizadas y escalables de forma ágil.

• Reduzca el tiempo y costo de desarrollo.

• Adáptese rápidamente y manténgase ágil frente a las necesidades cambiantes de clientes y negocios.

¡IA para transformar su negocio!

Las herramientas impulsadas por IA están diseñadas para optimizar operaciones, mejorar el cumplimiento y fomentar el crecimiento sostenible. Descubra cómo la IA puede:

• Responder a las consultas de los empleados.

• Transformar videos en procesos.

• Formular recomendaciones sobre el impacto de la regulación y la mejora de los procesos

• Generar formularios electrónicos, procesos, riesgos, regulaciones, KPIs y mucho más.

• Desglosar estándares regulatorios en requisitos desagregados.

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