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Interfacing

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Essai gratuit
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Système de gestion numérique intégré

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Intégrez les processus, la qualité, les risques, la conformité et l'automatisation au sein d'une seule et même plateforme régie par des règles

Système de gestion intégré

Des systèmes fragmentés entraînent des opérations fragmentées.

Le système de gestion intégré d’Interfacing , l’IMS, relie les processus métier, les documents, les événements liés à la qualité, les risques, les contrôles, les exigences réglementaires, les formations, les données de performance et l’automatisation des flux de travail au sein d’un environnement numérique unique et régulé.

Remplacez les outils disparates de gestion des processus métier (BPM), de gestion de la qualité (QMS), de conformité, de gouvernance et de risque (GRC), de contrôle documentaire et de gestion des flux de travail par un modèle opérationnel commun qui améliore la visibilité opérationnelle, la responsabilisation, la préparation aux audits et l’amélioration continue.

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Qu’est-ce qu’un système de gestion intégré ?

Un système de gestion intégré rassemble plusieurs disciplines de gestion grâce à des processus, des responsabilités, des contrôles, des informations et une gouvernance communs.

Un IMS numérique permet de sortir ce cadre des applications, documents et tableurs isolés pour l’intégrer dans une plateforme logicielle unique et interconnectée.

Interfacing combine :

  • Gestion des processus métier, BPM
  • Gestion électronique de la qualité, eQMS
  • Gestion des documents et des archives
  • Gouvernance, risques et conformité (GRC)
  • Gestion réglementaire
  • Gestion des audits et des inspections
  • Gestion de la formation
  • Gestion de la continuité des activités
  • Architecture d’entreprise
  • Automatisation des flux de travail « low-code »
  • Exploration des processus et simulation
  • Tableaux de bord, analyses et rapports

Cela permet aux organisations de disposer d’un environnement unique pour documenter, analyser, piloter, mettre en œuvre et améliorer en permanence la manière dont le travail est effectué.

Votre organisation ne fonctionne pas selon des modules distincts

La qualité, les processus, la conformité et les risques sont généralement gérés comme des catégories logicielles distinctes.

Sur le plan opérationnel, cependant, elles sont indissociables.

Un écart survient au sein d’un processus. Ce processus est mis en œuvre par des rôles spécifiques, repose sur des systèmes et des documents, est régi par des contrôles et peut être soumis à des exigences réglementaires. L’enquête qui en résulte peut mettre en évidence un manque de formation, donner lieu à la mise en place d’une action corrective et préventive (CAPA), entraîner la modification d’une procédure opérationnelle standard (SOP) et exiger des employés qu’ils confirment avoir bien compris le changement.

Lorsque chaque étape de ce cycle de vie est gérée dans une application différente, les équipes doivent reconstituer manuellement les relations.

La solution IMS d’Interfacing gère ces relations au sein d’un référentiel partagé. Les processus, les documents, les rôles, les systèmes, les risques, les contrôles, les événements liés à la qualité, les réglementations, les indicateurs de performance et les actions d’amélioration sont gérés en tant qu’objets métier interconnectés.

Le résultat est bien plus qu’une simple liste de modules logiciels. Il s’agit d’un modèle cohérent illustrant le fonctionnement de l’organisation.

Un modèle opérationnel unifié

Interfacing place le processus métier au cœur du système de gestion.

Chaque processus peut être associé à :

  • Rôles de responsable de processus et de responsable opérationnel
  • Politiques, procédures et consignes de travail
  • Exigences réglementaires et contractuelles
  • Risques et contrôles
  • Systèmes, actifs et ressources
  • Événements liés à la qualité et mesures correctives et préventives (CAPA)
  • Exigences en matière de formation et de compétences
  • Indicateurs clés de performance
  • Conclusions et éléments probants de l’audit
  • Processus de révision, d’approbation et de modification

Ces relations permettent d’assurer une visibilité de bout en bout au sein de l’organisation.

Lorsqu’un processus, une réglementation, un document, un contrôle ou un système fait l’objet d’une modification, les équipes peuvent identifier les contenus concernés et les parties prenantes concernées avant de mettre en œuvre ce changement.

Ce modèle axé sur les relations favorise une meilleure prise de décision, car il permet aux utilisateurs de comprendre à la fois l’objet en lui-même et son contexte opérationnel plus large.

Gestion intégrée de la qualité

Le système de gestion de la qualité électronique d’Interfacing relie la planification, la mise en œuvre, l’analyse et l’amélioration de la qualité aux processus au sein desquels les problèmes de qualité surviennent effectivement.

Gestion d'événements de qualité

Recueillez et gérez les événements liés à la qualité, notamment :

  • Écarts
  • Non-conformités
  • Réclamations
  • Incidents
  • Événements hors spécifications
  • Conclusions de l'audit
  • Conclusions de l'inspection
  • Conclusions de la revue de direction
  • Infractions graves

Chaque événement peut être associé au processus, au document, au produit, à l' u au fournisseur, au site, au risque, au contrôle ou à l'exigence réglementaire concerné(e).

Gestion des audits et des inspections

Planifier, programmer, mener et rendre compte des audits internes, externes, des fournisseurs et réglementaires.

Les constatations peuvent donner lieu à des actions qualité, des mesures correctives et préventives (CAPA), des demandes de modification, des évaluations des risques ou des plans d'action sans qu'il soit nécessaire de saisir manuellement les informations dans un autre système.

Qualité des fournisseurs et des produits

Gérer la documentation relative aux fournisseurs, les cahiers des charges, les risques, les fiches d'évaluation et les mesures correctives, ainsi que les dossiers relatifs aux produits, aux équipements et à la qualité.

Examen de la gestion

Intégrez les performances de qualité, les résultats d'audit, les risques, l'état d'avancement des mesures correctives et préventives (CAPA), les formations, les performances des fournisseurs et les priorités d'amélioration dans les flux de travail et les tableaux de bord consolidés destinés à la revue de direction.

Gouvernance des processus et des documents

Interfacing relie la gestion des processus au contrôle des documents, de sorte que les procédures ne soient pas dissociées des tâches qu’elles régissent.

Les organisations peuvent modéliser et gérer :

  • Chaînes de valeur
  • Processus de bout en bout
  • Sous-processus
  • Activités et missions
  • Procédures et consignes de travail
  • Rôles et responsabilités
  • Règles métier
  • Systèmes et données
  • Données d’entrée, résultats et livrables
  • Risques, contrôles et indicateurs de performance

Les informations relatives aux processus peuvent être affichées sous différentes formes, en fonction des utilisateurs métier, des utilisateurs techniques et des collaborateurs opérationnels.

Les documents contrôlés peuvent alors être directement associés au processus, au rôle, à la réglementation, au produit, au site ou au système concerné.

Gestion complète du cycle de vie des documents

Gérer les documents soumis à un contrôle, de leur création jusqu’à leur retrait, notamment :

  • Rédaction et collaboration
  • Examen et approbation
  • Approbation et publication
  • Contrôle de version et comparaison
  • Signatures électroniques
  • Notifications destinées aux salariés
  • Accusés de réception indiquant que vous avez lu et compris
  • Missions de formation
  • Examens périodiques prévus
  • Contrôle des révisions et des modifications
  • Archivage et conservation
  • Historique complet des audits

Au lieu de demander aux collaborateurs de fouiller dans les bibliothèques de documents, le système IMS peut leur présenter les processus, les procédures et les connaissances en rapport avec leurs responsabilités.

Pour en savoir plus sur le contrôle des documents et la gestion des archives.

Gouvernance, risques et conformité

L’interfacing intègre la gouvernance, la gestion des risques et la conformité au modèle opérationnel, plutôt que de les gérer comme des registres distincts.

Gestion des risques et des contrôles

Identifier et évaluer les risques au sein des processus, des systèmes, des capacités, des actifs d' s et des entités organisationnelles où ils se manifestent.

Les organisations peuvent gérer :

  • Risque inhérent et risque résiduel
  • Probabilité, impact et détectabilité
  • Contrôles préventifs et de détection
  • Plans de gestion et d'atténuation des risques
  • Responsabilité en matière de risques et de contrôle
  • Essais de contrôle et efficacité
  • Indicateurs clés de risque (KRI)
  • Indicateurs clés de contrôle (KCI)
  • Enquêtes et évaluations des risques
  • Cartes thermiques des risques et tableaux de bord

Un même risque peut être évalué différemment en fonction de son contexte opérationnel . Une défaillance d'un fournisseur, une perte de données ou un manquement réglementaire peuvent présenter une probabilité et un impact différents selon le processus, le site ou l'unité opérationnelle concernée.

Pour en savoir plus sur les risques, la gouvernance et la conformité.

Gestion réglementaire

Transformez les réglementations, les normes, les politiques et les obligations contractuelles en exigences gérables pouvant être associées aux processus concernés, aux documents , aux risques et aux contrôles.

Lorsqu'une exigence évolue, l'IMS peut prendre en charge un cycle de vie réglementé afin de :

  1. Recueillez ou analysez l'exigence mise à jour.
  2. Comparez le contenu initial et le contenu révisé.
  3. Identifiez les objets susceptibles d'être concernés.
  4. Attribuez les analyses d'impact aux responsables désignés.
  5. Lancer des demandes de modification contrôlées.
  6. Vérifier, valider et publier les mises à jour.
  7. Informez et formez les salariés concernés.
  8. Conservez les justificatifs des actions menées à bien.

Cela permet d'établir un lien traçable entre une obligation externe et la manière dont celle-ci est mise en œuvre en interne.

Pour en savoir plus sur Gestion de la conformité réglementaire.

Une intelligence assistée par l’IA et pilotée par l’humain

Interfacing utilise l’intelligence artificielle pour accélérer la découverte, l’analyse, la documentation et l’amélioration, tout en préservant le contrôle humain et la responsabilité.

Les fonctionnalités assistées par l’IA prennent en charge des cas d’utilisation tels que :

  • Élaboration des premières ébauches de processus et de procédures
  • Conversion de documents et d’images existants en informations structurées
  • Extraction des processus, des rôles, des systèmes, des risques et des réglementations à partir du contenu
  • identifier les lacunes et les possibilités d’amélioration
  • Suggérer les impacts potentiels de ces changements en aval
  • Accompagnement de l’analyse des risques et des contrôles
  • Recherche de contenus similaires ou en double
  • Création de formulaires et de points de départ pour les flux de travail
  • Recherche conversationnelle de connaissances structurées

Les résultats générés par l’IA ne doivent pas contourner la gouvernance opérationnelle.

Les utilisateurs responsables continuent de participer à la validation des recommandations, à la vérification de leur applicabilité et à l’approbation des modifications contrôlées. Les processus de révision, les droits d’accès, les signatures électroniques et les historiques d’audit contribuent à garantir la traçabilité.

Cette approche « human-in-the-loop » permet aux organisations d’utiliser l’IA pour réduire la charge de travail manuel sans pour autant considérer les recommandations automatisées comme des décisions incontestables.

Découvrez-en davantage sur l’IA « Human-in-the-Loop » ainsi que sur la création et l’amélioration de contenu par l’IA.

Automatisation des flux de travail « low-code »

Un système de gestion ne doit pas se contenter de définir la manière dont le travail est censé être effectué. Il doit aider les collaborateurs à mener à bien ce travail.

La plateforme d’automatisation « low-code » intégrée d’Interfacing permet aux organisations de créer et d’adapter des formulaires, des tâches, des règles métier et des flux de travail à partir des informations déjà gérées au sein de l’IMS.

Parmi les applications courantes, on peut citer :

  • Des événements de qualité
  • CAPA
  • Demandes de modification
  • Évaluations des risques
  • Audits et inspections
  • Évaluations des fournisseurs
  • Demandes de formation
  • Mesures issues de la revue de direction
  • Signalement des incidents
  • Continuité des activités
  • Autorisations et attestations
  • Flux de travail opérationnels personnalisés

Les applications peuvent réutiliser les mêmes processus, rôles, ressources, documents et données de référence gérés dans le référentiel.

Cela réduit le risque de créer des applications « low-code » isolées qui automatisent les tâches sans garantir la gouvernance, la traçabilité ou la responsabilité.

Exploration, analyse et simulation des processus

Les processus documentés décrivent la manière dont le travail est censé se dérouler.

L’exploration des processus aide les organisations à comprendre comment le travail est réellement exécuté, en exploitant les données relatives aux événements système pour identifier les chemins de processus, les variations et les retards.

L’Interfacing relie l’exploitation des données et l’analyse au modèle opérationnel global, ce qui permet aux équipes d’évaluer la mise en œuvre dans le contexte de la qualité, des risques, du contrôle et de la conformité.

Les organisations peuvent examiner :

  • Goulots d’étranglement dans les processus
  • Retards et temps de cycle
  • Retouches et variations de processus
  • Activités à coût élevé
  • Lacunes en matière de contrôle
  • Tâches sans valeur ajoutée
  • Contraintes en matière de ressources
  • Questions relatives à la formation
  • Possibilités d’automatisation
  • Écarts de conformité

La simulation peut alors servir à tester les modifications envisagées avant leur mise en œuvre.

Les équipes peuvent comparer différents scénarios portant sur la refonte des processus, l’affectation des ressources, le calendrier des activités, les coûts, la charge de travail ou d’autres conditions d’exploitation.

Découvrez-en davantage sur l’exploration des processus et la simulation des processus métier.

Tableaux de bord, analyses et rapports

Un système de gestion connecté offre une visibilité sur l’ensemble des domaines opérationnels, plutôt que de limiter le reporting à des applications individuelles.

Interfacing prend en charge les tableaux de bord et les rapports centralisés pour :

  • Performance des processus
  • Événements de qualité et CAPA
  • État des risques et des contrôles
  • Résultats des audits et des inspections
  • Formation et attestation de réussite
  • Évolutions réglementaires et politiques
  • Qualité des fournisseurs
  • Revue de direction
  • Mesures d’amélioration
  • Objectifs et indicateurs clés de performance
  • Continuité des activités
  • Statut du flux de travail

Les tableaux de bord basés sur les rôles peuvent proposer différentes vues destinées aux dirigeants, aux responsables, aux responsables de processus, aux équipes qualité, aux responsables de la gestion des risques et aux collaborateurs opérationnels.

Les informations étant reliées entre elles via un référentiel commun, les utilisateurs peuvent passer d’un indicateur de performance ou d’un problème de qualité au processus, au responsable, au risque, au contrôle, au document et à l’action corrective qui y sont associés.

Cela permet de réduire le travail de rapprochement manuel habituellement nécessaire pour établir des rapports à l’échelle de l’entreprise à partir de systèmes distincts.

Gérer l’ensemble du cycle de vie du changement

C’est lorsque les systèmes de gestion sont fragmentés que le risque opérationnel est le plus élevé.

Un processus peut être mis à jour sans que sa procédure opérationnelle standard (SOP) ne soit révisée. Une modification réglementaire peut ne pas être portée à la connaissance de tous les responsables concernés. Les employés peuvent continuer à utiliser un document obsolète. Une nouvelle mesure de contrôle peut être approuvée sans que la formation requise ne soit dispensée.

Interfacing prend en charge un cycle de vie réglementé pouvant inclure :

  1. Un utilisateur identifie un changement ou une amélioration nécessaire.
  2. Une demande de modification est créée.
  3. Le responsable de l’objet examine la demande.
  4. Le contenu connexe et les répercussions potentielles en aval sont examinés.
  5. Les mises à jour sont attribuées aux contributeurs responsables.
  6. Le contenu révisé est comparé à la version actuelle.
  7. Les procédures de révision et d’approbation sont terminées.
  8. Les signatures électroniques ou les attestations sont enregistrées lorsque cela est nécessaire.
  9. La version approuvée est publiée.
  10. Les salariés concernés en sont informés.
  11. Des tâches de validation ou de formation sont attribuées.
  12. La preuve de l’achèvement est conservée.
  13. Le prochain examen périodique est prévu.

Les mêmes principes de gouvernance peuvent s’appliquer aux processus, aux documents, aux risques, aux contrôles, aux réglementations et à d’autres éléments gérés.

Continuité des activités et résilience opérationnelle

La continuité d’activité est plus efficace lorsque les plans sont liés aux processus, aux rôles, aux actifs, aux systèmes, aux fournisseurs et aux installations qui soutiennent les opérations essentielles.

Les fonctionnalités de gestion de la continuité des activités d’Interfacing prennent en charge :

  • Analyse d’impact sur l’activité
  • Identification des processus critiques
  • Priorités en matière de relance
  • Dépendances des ressources et des systèmes
  • Planification de la reprise après sinistre
  • Plans de continuité
  • Processus de gestion des incidents
  • Gestion des actions
  • Essais et simulation
  • Accès hors ligne aux informations opérationnelles essentielles

En intégrant la planification de la continuité des activités au système de gestion de l’information (IMS) au sens large, les organisations peuvent évaluer l’impact que des perturbations pourraient avoir sur leurs opérations, la qualité, la conformité et leurs engagements envers leurs clients.

Intégration et migration des données

Un IMS n’a pas besoin de remplacer toutes les applications transactionnelles.

Il devrait fournir le cadre réglementaire qui relie ces applications aux processus, aux rôles, aux contrôles et aux responsabilités.

Interfacing permet l’intégration avec les systèmes d’entreprise grâce à des fonctionnalités telles que :

  • API REST
  • Connexions aux bases de données et aux données de référence
  • Synchronisation des intergiciels
  • Microsoft 365
  • Microsoft Teams
  • SharePoint
  • Jira
  • Applications ERP et MRO
  • SSO et SAML 2.0
  • Synchronisation des fournisseurs d’identité
  • Excel et Visio
  • Formats BPMN et XML
  • Référentiels de documents externes

Les services de migration peuvent aider les organisations à transférer des processus, des documents, des métadonnées, des versions historiques et les informations associées depuis des plateformes existantes vers le référentiel connecté.

Pour en savoir plus sur la migration et l’intégration des données.

Créez un jumeau numérique de votre organisation

La solution IMS d’Interfacing fournit la base opérationnelle réglementée nécessaire à la mise en place d’un jumeau numérique d’une organisation.

Un DTO n’est pas simplement un diagramme de processus ou un tableau de bord. Il s’agit d’un modèle numérique intégré qui illustre la manière dont l’organisation crée de la valeur, mobilise ses ressources, gère les risques, s’adapte au changement et mesure ses performances.

L’IMS relie :

  • Processus et tâches
  • Capacités et ressources
  • Les rôles humains et numériques
  • Systèmes et actifs
  • Produits, services et livrables
  • Risques et contrôles
  • Réglementations et politiques
  • Des événements de qualité
  • Indicateurs de performance
  • Clients, fournisseurs et autres parties prenantes

Les données opérationnelles et de performance peuvent ensuite être intégrées à ce modèle afin de comprendre les interdépendances, d’analyser les problèmes, de tester différents scénarios et de faciliter la prise de décision.

L’IMS régit le modèle opérationnel de l’organisation. Le DTO permet de rendre ce modèle mesurable, analysable et capable de s’adapter au changement.

Conçu pour les organisations soumises à une réglementation et présentant une complexité opérationnelle

Interfacing accompagne les organisations qui doivent trouver un équilibre entre l’amélioration opérationnelle, la gouvernance, la qualité et la conformité réglementaire.

Parmi les secteurs d’activité courants, on peut citer :

  • Sciences de la vie et industrie pharmaceutique
  • Dispositifs médicaux
  • Aérospatiale et défense
  • Compagnies aériennes et aviation
  • Fabrication
  • Énergie et services publics
  • Services bancaires et financiers
  • Administration et secteur public
  • Transports et logistique
  • Technologie et télécommunications

La plateforme est capable de prendre en charge plusieurs normes, cadres techniques, entités opérationnelles, langues, sites et variantes régionales au sein d’un même environnement régulé.

Les exigences en matière de configuration, de mise en œuvre et de validation dépendront du secteur d’activité de l’organisation, de l’utilisation prévue et des obligations réglementaires.

Les avantages de l’Interfacing

Une plateforme connectée

Regroupez le BPM, le QMS, le GRC, la gestion documentaire, la continuité d'activité, l'architecture d'entreprise et l'automatisation « low-code » au sein d'un environnement de gestion unique.

Gouvernance axée sur les processus

Reliez les exigences, la qualité et les risques directement aux processus dans le cadre desquels les obligations sont mises en œuvre et le travail est effectué.

Informations réutilisables

Gérez les informations une seule fois et réutilisez-les dans l'ensemble des processus, documents, flux de travail, tableaux de bord et applications.

Traçabilité de bout en bout

Suivez le lien entre un événement réglementaire ou lié à la qualité et le processus, le responsable, le document, le risque, le contrôle, la mesure corrective et la preuve concernés.

Flux de travail configurables

Adaptez les formulaires, les règles, les procédures de validation, les tableaux de bord et les applications aux exigences opérationnelles et réglementaires de l'organisation.

Analyse assistée par l'IA

Accélérez la détection, la documentation et l'analyse d'impact tout en préservant l'examen humain et le processus d'approbation contrôlé.

Amélioration continue

Intégrez l'analyse des processus, les incidents liés à la qualité, les mesures correctives et préventives (CAPA), les risques, les contrôles, les indicateurs de performance et les actions d'amélioration au sein d'un système en boucle fermée.

Visibilité intégrée

Reliez les processus, la qualité, les risques, la conformité, les documents et les données de performance afin d'offrir une vision claire et globale du fonctionnement de l'organisation. Ce message s'intègre naturellement dans la partie inférieure droite et évite de répéter le message existant « One Connected Platform ».

Remplacer la prolifération des outils par un environnement d’exploitation réglementé

Un système de gestion intégré ne doit pas se contenter de regrouper des modules distincts sous une seule et même appellation.

Il doit relier les processus, les personnes, les systèmes, les documents, les contrôles et les décisions nécessaires au fonctionnement de l’organisation.

Interfacing offre un environnement numérique partagé permettant de gérer les processus, la qualité, les risques, la conformité et l’amélioration au sein d’un système unique et interconnecté.

En savoir plus

Solution de gestion intégrée (IMS)

Documentation relative à la modélisation et à l'

Analyse et amélioration de l'

Collaboration
s et gouvernance

Politiques et procédures d'

Gestion des risques et des
s

Connaissances en matière de documentation et d'

Stratégie et performances de l'

Audit et conformité à la loi «
»


s des données de référence et gouvernance des données

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