Interfacing

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Politiques et procédures (SOP)

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Le logiciel SOP d’Interfacing, basé sur le cloud, permettra à votre organisation de gouverner votre transformation continue par le biais de procédures de qualité, de performance et de processus.

SOP Politiques et Procédures de Processus

Le logiciel de procédures opérationnelles standard (POS) d’Interfacing, basé sur le cloud, aligne les politiques de l’entreprise sur les opérations et comble le fossé entre la gestion des processus et des procédures.

  • Permettre aux utilisateurs de cartographier rapidement les processus et d’identifier les lacunes en cas d’absence ou d’incohérence des détails de la procédure.
  • Veillez à ce que le contenu du processus SOP des utilisateurs contienne des données cohérentes et correctes sans effort de maintenance manuelle.
  • Veiller à ce que les politiques, règles, lois et règlements de l’entreprise soient adoptés dans le cadre du processus et des procédures qu’ils régissent.
  • Réduire les coûts d’intégration et normaliser les pratiques de travail dans l’ensemble de l’organisation.

Découvrez le

La boîte à outils EPC fournit aux organisations:

Procédures opérationnelles standard (SOP) numériques

SOP automatisées sur papier

SOP basé sur les processus

Gestion des politiques et des règles

Procédures opérationnelles standard (SOP) numériques

Accédez à vos processus, procédures et documents où que vous soyez, directement sur votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur portable ! Aucun employé n’emportera jamais de manuels d’utilisation partout où il va et lorsque le besoin s’en fait sentir (par exemple, en cas de crise où l’accès à la procédure de reprise après sinistre est imminent), ils n’ont ni le temps ni la patience d’aller chercher la procédure, ce qui se traduit souvent par des méthodes de travail adhoc et des erreurs supplémentaires. D’où l’importance accrue pour les employés d’avoir un accès facile à l’information directement sur leur téléphone.

Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin (même sur votre téléphone portable) ! Les employés n’ont plus la patience de lire des guides et des manuels entiers et sont habitués à un monde “Google” dans lequel, lorsque vous avez besoin de quelque chose, vous le recherchez et attendez des réponses immédiates et ciblées. Tout comme Google, l’EPC fournit des résultats recommandés lorsque l’utilisateur saisit ses critères de recherche, puis, après soumission, énumère tous les résultats par ordre de pertinence. EPC indexe TOUT le contenu capturé dans le référentiel, y compris tous les attributs, même au sein du contenu du document directement !

Au lieu de devoir lire de fond en comble un document de 200 pages, les utilisateurs peuvent désormais parcourir leurs procédures opérationnelles standard étape par étape, en fonction de ce qu’ils font et des décisions qu’ils prennent. Les employés peuvent en fait cliquer sur des flèches pour naviguer dans leur processus à l’intérieur du formulaire de procédure textuel afin de ne lire que ce qui est pertinent pour eux !

Si une image vaut mille mots, une vidéo en vaut un million ! Nous sommes à l’ère de “YouTube”, les gens sont visuels et apprennent 10 fois plus vite en regardant une courte vidéo d’une minute qu’en lisant un document de deux pages. Inclure des vidéos “Comment faire” (captures d’écran ou courts clips filmés avec votre téléphone) en complément de vos procédures opérationnelles standard basées sur le texte et l’image peut maximiser la productivité de l’utilisateur et l’adoption de l’utilisation ou de la référence à une base de connaissances. L’EPC prend également en charge la prévisualisation des vidéos afin d’éviter à vos utilisateurs finaux d’avoir à télécharger des vidéos de grande taille.

Dans un POS numérique, vos employés disposent non seulement d’une description claire du “quoi et comment” ils doivent faire, mais ils peuvent également inclure des liens d’application vers le “où” ils doivent le faire. En outre, si une information n’est pas claire, ils peuvent facilement cliquer pour se référer à une documentation externe supplémentaire pour plus de détails (par exemple, wikis, sites web, fichiers d’aide).

Les employés peuvent prévisualiser (et non télécharger) directement en ligne des copies électroniques Adobe PDF des modes opératoires normalisés numériques basés sur le web et basés sur votre modèle standard. La prévisualisation permet aux employés de vérifier qu’ils ont trouvé le bon document avant de le télécharger, et de lire les documents directement en ligne sans avoir à les télécharger (par exemple, sur un téléphone portable ou une tablette). Il convient également de mentionner que, bien que les documents soient conviviaux et populaires auprès des utilisateurs finaux, le téléchargement peut faire courir le risque qu’un utilisateur enregistre localement une copie électronique sur son bureau et ne se réfère plus à la version actualisée à l’avenir. Dans ce cas, la fonction de prévisualisation apporte une grande valeur ajoutée pour garantir l’exactitude et l’actualité des informations dans l’ensemble de l’organisation.
It should also be mentioned that although documents are user-friendly and popular with end-users, downloading can run the risk of a user saving a soft-copy to their desktop locally and then not referring back to the current up-to-date version in the future. In this case, preview feature adds great value for ensuring accurate and timeliness information across the organization.

Outre la prévisualisation des fichiers SOP directement dans l’EPC, les utilisateurs ont également la possibilité d’obtenir un “résumé” intégré d’une SOP dans la page des détails du processus. La section “Résumé” comprend des informations clés (RACI, documents, risques, etc.) associées à un processus et à ses flux-objets en un coup d’œil. Si vous préférez télécharger une copie plutôt que de prévisualiser un résumé, vous pouvez obtenir le fichier Word du POS en une seconde en cliquant sur le bouton “Process Book” sur la page des détails.

Impression des SOP automatisée

Fini le temps et les efforts consacrés à la création et à la mise à jour manuelles des procédures opérationnelles standard et des instructions de travail ! EPC dispose d’un générateur de documents intégré qui crée vos documents pour vous sur la base de modèles standardisés préconfigurés. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur l’amélioration, tout en garantissant que les documents sont toujours à jour ! Au-delà des procédures opérationnelles standard (POS), la fonction de génération de documents peut également être utilisée pour la documentation des exigences, les rapports d’audit, les guides d’utilisation et les manuels de formation !

Outre la création de votre POS dans le générateur de documents d’EPC, les utilisateurs ont également la possibilité de créer des POS en préformatant leurs propres modèles de POS dans Word, puis en téléchargeant ces fichiers directement dans EPC ! Ainsi, les utilisateurs peuvent créer des modèles plus personnalisables avec la facilité d’utilisation de Word. Pour avoir un document SOP qui affiche des informations sur un processus, les utilisateurs peuvent simplement ajouter des balises de modèle directement dans le fichier normalisé préconfiguré, puis télécharger le modèle dans l’EPC de la même manière que les autres documents.

L’EPC prend en charge 5 modèles prêts à l’emploi pour différents formats et objectifs. Ces différentes sorties permettent de s’assurer que vos fichiers SOP s’adaptent à différents publics et situations, tout en conservant une présentation et une structure de contenu standardisées. En outre, les utilisateurs peuvent adapter le modèle autant qu’ils le souhaitent (par exemple en y incluant les informations dont ils ont besoin) en fonction de leurs besoins en matière de procédures opérationnelles normalisées.

Le texte simple n’est pas suffisant pour fournir aux employés des instructions de travail claires sur ce qu’ils doivent faire et comment ils doivent le faire. La documentation des procédures nécessite des capacités de formatage de texte riche, c’est-à-dire des fonctions de formatage de type MS Word, telles que des listes (par exemple, l’ordre des étapes ou des priorités), des images intégrées (par exemple, une capture d’écran d’application, un diagramme ou une image de machine), des caractères gras/italiques/soulignés (pour mettre l’accent sur les en-têtes et les sujets), des tableaux (pour partitionner les informations dans un format convivial), ainsi que des vidéos (par exemple, une vidéo “Comment faire” pour démontrer une procédure opérationnelle de bout en bout).

Il est souvent difficile pour les utilisateurs de savoir s’ils utilisent ou non la bonne version d’un document ou d’une procédure d’exploitation normalisée une fois qu’elle a été imprimée sur papier, et c’est la première chose que les auditeurs vérifient lorsqu’ils procèdent à une évaluation. EPC estampille automatiquement la version correcte (brouillon ou publiée) dans l’en-tête ou le pied de page, ce qui permet de suivre et de valider facilement la version actuelle par rapport à la version utilisée par les employés.

Maintenir une seule version de la vérité et minimiser les efforts de mise à jour en traduisant le même contenu dans plusieurs langues. L’EPC prend en charge TOUTES les langues (chinois, arabe, russe, hébreu, etc.) et permet aux utilisateurs de faire basculer toutes les informations contenues dans l’EPC (processus, procédures, documents, etc.) d’une langue à l’autre. Les employés qui utilisent les procédures opérationnelles standard ne sont pas toujours familiarisés avec les langues internationales et la localisation des procédures est donc essentielle à leur compréhension et à leur adoption.

SOP basé sur les processus

L’EPC sert de bibliothèque de processus ; il contient toutes les activités réalisées par l’organisation dans un lieu central. Les ressources peuvent donc suivre un ensemble complet de procédures et être plus confiantes dans leur travail.

Assurez-vous qu’aucune tâche ne manque de procédure et éliminez les redondances et les incohérences entre les différentes sources de documentation en capturant vos procédures étape par étape directement dans chaque tâche spécifique. Cela permet aux employés de savoir clairement quand et ce qu’ils doivent faire en fonction du processus global et à l’organisation de combler les lacunes en matière de connaissances qui manquent de détails.

Garantissez l’alignement entre vos équipes chargées de l’amélioration des processus et de la documentation en gardant automatiquement les informations correctes 100% synchronisées ! Lorsqu’une modification est apportée à une information contenue dans un document de procédure opérationnelle standard (SOP) (par exemple, le nom du rôle, la règle de gestion, le processus, la procédure, …), la SOP (ou plusieurs SOP) est (sont) automatiquement marquée(s) comme obsolète(s), le propriétaire de la SOP est notifié et si la modification est approuvée, en un seul clic, une nouvelle version de la SOP entière est automatiquement générée et publiée avec toutes les informations correctes sur la base du modèle standardisé de l’entreprise.

L’organigramme de processus est la carte de Google et la procédure les instructions détaillées sur ce qu’il faut faire pour arriver à destination. Dans l’EPC, les employés peuvent facilement naviguer à travers leur processus dans le formulaire de procédure et, à tout moment, savoir où ils se trouvent dans la vue d’ensemble en basculant entre la vue cartographique et la vue détaillée de la procédure.

L’EPC permet aux utilisateurs de comparer la version actuelle d’un processus à toutes les versions antérieures du même processus directement dans la vue graphique. En juxtaposant une version à une autre et en mettant en évidence les modifications apportées, les utilisateurs peuvent comprendre l’évolution d’un processus de manière très visuelle et comparer des informations telles que les personnes impliquées, les ressources utilisées, les tâches modifiées, etc. du passé au présent à des fins de conformité.

Gestion des politiques et des règles

Documentez et gérez l’ensemble de vos politiques, lois et règlements au sein d’un référentiel centralisé, ainsi que les relations entre eux. Les lois et les règlements évoluent au fil du temps en dehors du contrôle de l’entreprise. Lorsque des changements sont appliqués, il est essentiel de comprendre les impacts en aval et les changements nécessaires aux politiques, aux règles commerciales, aux processus, aux procédures et aux contrôles de l’entreprise.

Les analystes peuvent normaliser et appliquer la politique de l’entreprise en modélisant les opérations, les définitions et les contraintes que les employés doivent respecter par le biais de règles. Les règles d’affaires sont beaucoup plus précises que les politiques, ce qui les rend plus faciles à gérer et permet de clarifier les exigences en matière de conformité et d’exploitation.

Les analystes peuvent normaliser et appliquer la politique de l’entreprise en modélisant les opérations, les définitions et les contraintes que les employés doivent respecter par le biais de règles d’affaires.

Les activités des employés peuvent être définies et limitées en fonction des objectifs et des politiques de l’entreprise en associant des règles d’entreprise à des processus et à des tâches spécifiques. Cela crée un lien direct entre la politique, les procédures et la stratégie de l’entreprise.

Générer une carte de processus en quelques clics
Découvrez la puissance de notre fonction qui génère sans effort une carte détaillée des processus de bout en bout.

Qu’entendons-nous par “de bout en bout” ? L’I.A. se charge de créer automatiquement des processus qui incluent :

  • Objets de flux
  • Matériaux
  • Annotations
  • Rôles responsables attribués
  • Descriptions des objets de flux

Ce processus rationalisé garantit une représentation complète de votre flux de travail, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.

Améliorez vos opérations : Combler les lacunes, améliorer l’efficacité
Plongez votre organisation dans les capacités de transformation de notre système d’IA. Il explore en profondeur vos processus existants, dévoilant des lacunes, des inefficacités et des erreurs jusqu’alors passées inaperçues.

Grâce à la puissance de l’IA, votre documentation prend une vie dynamique, évolue constamment et s’adapte au paysage commercial en constante évolution. Il ne s’agit pas d’une simple documentation, mais d’une entité vivante qui évolue avec votre entreprise.

Contenu rapide et adapté à la demande

Imaginez que vous puissiez obtenir sans effort une documentation fraîche et sur mesure pour répondre à vos besoins spécifiques, imprégnée de vos meilleures pratiques, de vos systèmes d’exploitation et des exigences propres à votre pays.

Les organisations peuvent automatiser la création de :

  • Guides pas à pas
  • Description des règles et des systèmes
  • Politiques
  • Modèles de documentation

Entrez dans une nouvelle norme de création de documentation, où la personnalisation converge avec l’automatisation.

Améliorez votre documentation : La mise à niveau transparente du contenu obsolète grâce à l’IA

Découvrez l’incroyable capacité de notre IA à améliorer intelligemment votre contenu obsolète, créant ainsi une base solide pour une documentation fraîche et améliorée.

Grâce à notre IA, vous n’avez pas besoin de réinvestir lorsque vous passez de l’ancien au nouveau système, ce qui vous permet de gagner du temps et d’économiser des ressources sans compromettre la qualité.

Automatisation de précision pour la conformité réglementaire

Étendez les capacités du système d’IA d’Interfacing au-delà de la création de processus afin d’assurer une automatisation précise en matière de conformité réglementaire, de gestion des risques et de bibliothèques de contrôle.

Identifiez automatiquement les besoins de conformité régionaux et sectoriels, créez des registres de risques complets pour l’évaluation et générez des bibliothèques de contrôle dynamiques pour une meilleure gouvernance.

Grâce à la précision et à l’automatisation, notre système d’IA ouvre la voie à un environnement commercial robuste et résilient.

Renforcer la gestion proactive des risques

Libérez la puissance du système d’IA d’Interfacing en tant que bouclier proactif pour les risques et les contrôles. Dans un monde où les procédures manuelles entraînent souvent des risques de non-conformité, notre IA agit comme un bouclier contre ces problèmes.

En informant de manière proactive les utilisateurs des conflits de conformité potentiels, il garantit que vos processus respectent les normes réglementaires.

L’IA ne se contente pas de numériser les activités, en éliminant les redondances, mais devient également une force directrice dans la gestion des risques et les bibliothèques de contrôle.

Pourquoi choisir Interfacing?


Avec plus de deux décennies de logiciels d'IA, de qualité, de processus et de conformité, Interfacing continue d'être un leader dans l'industrie. À ce jour, nous avons servi plus de 500+ entreprises de classe mondiale et des sociétés de conseil en gestion de toutes les industries et de tous les secteurs. Nous continuons à fournir des solutions numériques, cloud et IA qui permettent aux organisations d'améliorer, de contrôler et de moderniser leurs processus tout en allégeant le fardeau de la conformité réglementaire et des programmes de gestion de la qualité.

Pour en savoir plus ou discuter de la manière dont Interfacing peut aider votre organisation, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

Documentation : Piloter la transformation, la gouvernance et le contrôle

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eQMS : Automatiser les workflows de qualité et de conformité & rapports

• Simplifiez la gestion de la qualité avec des workflows automatisés et une traçabilité continue.
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• Répondre aux questions des employés.
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