Gestión de políticas y procedimientos (PNT)

Política SOP y Procedimiento de Proceso

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El software SOP de interfacing basado en la nube permitirá a su organización gobernar su transformación continua a través de la calidad, el rendimiento y el procedimiento de proceso.

Política SOP y Procedimiento de Proceso

El software de procedimiento operativo estándar (SOP) de Interfacing, basado en la nube, alinea las políticas corporativas con las operaciones y cierra la brecha entre la administración de procesos y procedimientos.

Permite a los usuarios trazar rápidamente un mapa del proceso e identificar las brechas en las que los detalles del procedimiento faltan o son inconsistentes.
Asegúrese de que el contenido dentro del SOP de proceso de los usuarios contenga datos coherentes y correctos sin ningún esfuerzo de mantenimiento manual.
Salvaguardar que las políticas, reglas, leyes y reglamentos corporativos se adopten dentro del proceso y los procedimientos que rigen.
Reduzca los costos de incorporación y estandarice las prácticas de trabajo en toda la organización.

Descubra

El kit de herramientas de EPC proporciona a las organizaciones:

Procedimientos operativos estándar digitales (SOP)

SOP automatizados de copia impresa

SOP basado en procesos

Gestión de Políticas y Reglas de Negocio

Procedimientos operativos estándar digitales (SOP)

Obtener acceso a sus procesos, procedimientos y documentos sin importar dónde se encuentra directamente en su teléfono, tableta ou ordenador portátil! Ningún empleado llevará los manuales de usuario dondequiera que vaya y cuando haya un tiempo en necesidad (por ejemplo, una crisis por la que el acceso al procedimiento de recuperación ante desastres es inminente) no tienen el tiempo ni la paciencia para ir a buscar el procedimiento que a menudo resulta en métodos de trabajo adhoc y errores adicionales. Por lo tanto, la importancia amplificada para los empleados para tener fácil acceso a la información directamente en su teléfono.

¡Encuentre rápido lo que necesite (incluso en su móvil)! Los empleados ya no tienen la paciencia de leer guías y manuales enteros y están acostumbrados a un mundo “Google” en el que cuando necesita algo lo busca y espera respuestas inmediatas. Al igual que Google, EPC proporciona resultados recomendados a medida que el usuario escribe sus criterios de búsqueda, y luegoal enviarlos, enumera todos los resultados en orden de la calidad de la relevancia. EPC indexa TODO el contenido capturado en el repositorio, incluidos todos los atributos, ¡incluso dentro del contenido del documento directamente!

En lugar de tener que leer un documento de 200 páginas de arriba a abajo, los usuarios ahora pueden navegar a través de sus procedimientos operativos estándar paso a paso en función de lo que están haciendo y las decisiones que toman. Los empleados pueden hacer clic en flechas para navegar a través de su proceso dentro de la forma de procedimiento de texto para que puedan leer sólo lo que es pertinente para ellos!

Si una imagen vale más que mil palabras, ¡un video vale un millón! Esta es la era “YouTube”, la gente es visual y aprenderá 10 veces más rápido viendo un video corto de 1 minuto que leyendo un documento de 2 páginas. Incluya vídeos de procedimientos (capturas de pantalla o clips cortos filmados en su teléfono) junto con sus procedimientos operativos estándar basados en texto e imágenes que pueden maximizar la productividad del usuario y la adopción de uso/referencia a una base de conocimiento. El EPC también es compatible con la vista previa de vídeo para evitar la molestia de descargar vídeos de gran tamaño para sus usuarios finales.

Dentro de un SOP digital, sus empleados no sólo tienen una descripción clara de “qué y cómo” tienen que hacer, sino que también pueden incluir enlaces de aplicación al “dónde” necesitan hacerlo. Además, si alguna información no está clara, puede hacer clic fácilmente para consultar documentación externa adicional para obtener más detalles (por ejemplo, wikis, sitios web, archivos de ayuda).

Los empleados pueden previsualizar (vs. descargar) directamente copias de Software de Adobe PDF en línea de los SOP digitales basados en web en función de su plantilla estándar. La vista previa permite a los empleados validar que encontraron el documento correcto antes de descargarlo, así como leer documentos directamente en línea sin tener que descargar (por ejemplo, en el móvil o la tableta).
También hay que mencionar que aunque los documentos son fáciles de usar y populares entre los usuarios finales, la descarga puede correr el riesgo de que un usuario guarde una copia ligera en su escritorio localmente y luego no se refiera a la versión actual actualizada en el futuro. En este caso, la característica de vista previa agrega un gran valor para garantizar información precisa y puntual en toda la organización.

Además de previsualizar archivos SOP directamente en el EPC, los usuarios también tienen la opción de obtener un “Resumen” integrado de un SOP dentro de la página Detalles del proceso. La sección “Resumen” incluye información clave (RACI, documentos, riesgos, etc.) asociada a un proceso y sus objetos de flujo de un vistazo. Si prefiere descargar una copia en lugar de obtener una vista previa de un resumen, puede obtener el archivo de Word del SOP en un segundo haciendo clic en el botón “Procesar libro” en la página Detalles.

SOP copia impresa automatizada

¡No más tiempo y esfuerzo perdido en la creación manual y el mantenimiento de procedimientos operativos estándar e instrucciones de trabajo! EPC tiene un generador de documentos integrado que crea sus documentos para usted basado en plantillas estandarizadas preconfiguradas. Esto permite a su equipo centrarse en la mejora, al tiempo que se asegura de que los documentos siempre se mantengan actualizados! Más allá de los procedimientos operativos estándar (SOP), la función de generador de documentos también se puede aprovechar para la documentación de requisitos, informes de auditoría, guías de usuario y manuales de capacitación!

Además de construir su SOP en el generador de documentos de EPC, los usuarios también tienen la opción de construir SOP pre-formatear sus propias plantillas SOP en Word y luego cargar estos archivos directamente el EPC! De esta manera, los usuarios pueden crear plantillas más personalizables con la facilidad de usar Word. Para tener un documento SOP que muestre información de un proceso, los usuarios pueden simplemente agregar etiquetas de plantilla directamente en el archivo estandarizado preconfigurado y, a continuación, cargar la plantilla en el EPC de forma similar a otros documentos.

El EPC admite 5 plantillas listas para usar para diferentes formatos y propósitos. Esas diferentes salidas pueden asegurarse de que sus archivos SOP se adapten a diferentes audiencias y situaciones, sin embargo, siguen siendo un aspecto estandarizado, así como la estructura de contenido. Además, los usuarios pueden ajustar la plantilla tanto como quieran (por ejemplo, incluida la información que necesitan) de acuerdo con sus necesidades de SOPs.

El texto sin formato no es lo suficientemente adecuado para proporcionar a los empleados instrucciones de trabajo claras sobre lo que necesitan hacer y cómo deben hacerlo. Los procedimientos de documentación requieren capacidades de formato de texto enriquecido, esto significa admitir características de formato de tipo de MS Word, como listas (por ejemplo, ordenar pasos o prioridades), incrustar imágenes (por ejemplo, una captura de pantalla de la aplicación o apoyar diagrama o imagen de maquinaria), negrita/cursiva/subrayado (para enfatizar encabezados y temas), tablas (para particionar información dentro de un formato fácil de usar), así como videos (por ejemplo, un video de procedimientos para demostrar un procedimiento operativo de extremo a extremo).

A menudo es difícil para los usuarios rastrear si están utilizando o no la versión correcta de un documento o procedimiento operativo estándar una vez impreso en copia impresa y esto es lo primero que los auditores validan al realizar una evaluación. EPC marca automáticamente la versión correcta (borrador o publicado) dentro del encabezado o pie de página para rastrear y validar fácilmente la versión actual frente a la versión utilizada por los empleados.

Mantenga una versión de la verdad y minimice los esfuerzos de actualización traduciendo el mismo contenido a varios idiomas. EPC es compatible con TODOS los idiomas (chino, árabe, ruso, hebreo, etc.) y permite a los usuarios alternar toda la información contenida en EPC (proceso, procedimientos, documentos, etc.) entre varios idiomas. Los empleados que consumen procedimientos operativos estándar no siempre están familiarizados con los idiomas internacionales y, por lo tanto, la localización de procedimientos es fundamental para la comprensión y la adopción.

SOP basado en procesos

EPC sirve como biblioteca de procesos; contiene cada actividad realizada por la organización dentro de una ubicación central. Por lo tanto, los recursos pueden seguir un conjunto completo de procedimientos y tener más confianza en su trabajo.

Asegúrese de que no falte ningún procedimiento, así como eliminar redundancias e incoherencias entre diferentes orígenes de documentación mediante la captura de los procedimientos paso a paso directamente dentro de cada tarea específica. Esto proporciona a los empleados claridad sobre cuándo y qué deben estar haciendo en función de la ruta general del proceso y permite a la organización resolver las brechas de conocimiento que carecen de detalles.

¡Garantice la alineación entre los equipos de mejora de procesos y documentación manteniendo automáticamente la información correcta 100% sincronizada! Cuando se realiza un cambio en cualquier información contenida en un documento de procedimiento operativo estándar (SOP) (por ejemplo, nombre de rol, regla de negocio, proceso, procedimiento, …), el SOP (o varios SOP) se marca automáticamente desactualizado, se notifica al propietario del SOP y, si se aprueba el cambio, con un solo clic se genera y publica automáticamente una nueva versión de todo el SOP con toda la información correcta basada en la plantilla estandarizada de la empresa.

Piense en un diagrama de flujo de proceso como el mapa de Google y el procedimiento como las instrucciones paso a paso en cuanto a lo que necesita hacer para llegar a donde necesita ir. Dentro de EPC, los empleados pueden navegar fácilmente a través de su proceso dentro de la forma de procedimiento y luego en cualquier momento ganar terreno en cuanto a dónde se encuentran dentro del panorama general al alternar entre el mapa y la vista de procedimiento detallada.

El EPC permite a los usuarios comparar la versión actual de un proceso con cualquier versión anterior del mismo proceso directamente en la vista de gráfico. Al yuxtaponer una versión con otra y resaltar los cambios realizados, los usuarios pueden comprender la evolución de un proceso de una manera altamente visualizada, también comparar información como personas involucradas, recursos utilizados, tareas cambiadas, etc. del pasado al presente con fines de cumplimiento.

Gestión de políticas y reglas de negocio

Documente y administre todas sus Políticas, Leyes y Reglamentos dentro de un repositorio centralizado, así como las relaciones entre ellas. Las leyes y los reglamentos cambian a lo largo del tiempo y están fuera del control de las empresas, cuando los cambios se aplican es fundamental para comprender los impactos posteriores y los cambios necesarios en las políticas corporativas, las normas comerciales, los procesos, los procedimientos y los controles

Los analistas pueden estandarizar y aplicar la directiva de la empresa modelando operaciones, definiciones y restricciones que los empleados deben seguir a través de las reglas de negocio. Las reglas de negocio son mucho más limitadas en el enfoque que las políticas, lo que las hace más fáciles de administrar y proporcionan claridad a los requisitos operativos y de cumplimiento.

Los analistas pueden estandarizar y aplicar la directiva de la empresa modelando operaciones, definiciones y restricciones que los empleados deben seguir a través de las reglas de negocio.

Las actividades de los empleados se pueden definir y restringir de acuerdo con los objetivos y las políticas empresariales mediante la asociación de reglas de negocio con procesos y tareas específicos. Esto crea un vínculo directo entre la política corporativa, los procedimientos y la estrategia.

Creación del Mapa de Procesos

Genera un mapa de procesos en unos pocos clics
Descubre el poder de nuestra función, ya que genera sin esfuerzo un detallado mapa de procesos de principio a fin.

¿Qué queremos decir con “de extremo a extremo”? La I.A. se encarga de crear automáticamente procesos que incluyen:

Objetos de flujo
Materiales
Anotaciones
Funciones responsables asignadas
Descripciones de objetos de flujo

Este proceso racionalizado garantiza una representación completa de tu flujo de trabajo, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Optimización del proceso

Eleva tus operaciones: Salvando las distancias, mejorando la eficacia
Sumerge a tu organización en las capacidades transformadoras de nuestro sistema de IA. Profundiza en tus procesos actuales, desvelando lagunas, ineficiencias y errores que antes pasaban desapercibidos.

Con el poder de la IA, tu documentación adquiere una vida dinámica, evolucionando y adaptándose constantemente al siempre cambiante panorama empresarial. No es sólo documentación; es una entidad viva que crece con tu empresa.

Creación de documentación

Contenido rápido y adaptado a la demanda

Imagina obtener sin esfuerzo una documentación actualizada y hecha a medida para satisfacer tus necesidades específicas, infundida con tus mejores prácticas, sistemas operativos y requisitos específicos de cada país.

Las organizaciones pueden automatizar la creación de:

Guías paso a paso
Descripciones de reglas y sistemas
Políticas
Plantillas de documentación

Entra en un nuevo estándar en la creación de documentación, donde la personalización converge con la automatización.

Optimización de la documentación

Eleva tu documentación: La actualización sin fisuras del contenido obsoleto de la IA

Explora la increíble capacidad de nuestra IA para mejorar de forma inteligente tu contenido obsoleto, creando una base sólida para una documentación fresca y mejorada.

Nuestra IA garantiza que no tengas que reinvertir al pasar de lo antiguo a lo nuevo, ahorrando tiempo y recursos sin comprometer la calidad.

Gestión del Cumplimiento Normativo

Automatización de precisión para el cumplimiento de la normativa

Amplía las capacidades del sistema de IA de Interfacing más allá de la creación de procesos para garantizar la automatización de precisión en el cumplimiento normativo, la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

Identifica automáticamente las necesidades de cumplimiento regionales y específicas del sector, crea registros de riesgos completos para su evaluación y genera bibliotecas de control dinámicas para mejorar la gobernanza.

Con precisión y automatización, nuestro sistema de IA allana el camino para un entorno empresarial sólido y resistente.

Riesgo y Control

Potenciar la gestión proactiva del riesgo

Desbloquea el poder del sistema de IA de Interfacing como escudo proactivo de riesgos y controles. En un mundo en el que los procedimientos manuales a menudo conllevan riesgos de incumplimiento, nuestra IA actúa como un escudo contra esos problemas.

Al advertir proactivamente a los usuarios de posibles conflictos de cumplimiento, garantiza que tus procesos se ajusten a las normas reglamentarias.

La IA no sólo digitaliza las actividades, eliminando redundancias, sino que también se convierte en una fuerza orientadora en la gestión de riesgos y las bibliotecas de control.

¿Por qué elegir Interfacing?

Con más de dos décadas de experiencia en software de IA, Calidad, Procesos y Cumplimiento, Interfacing sigue siendo líder en el sector. Hasta la fecha, ha prestado servicio a más de 500 empresas de talla mundial y consultoras de gestión de todas las industrias y sectores. Seguimos ofreciendo soluciones digitales, en la nube y de IA que permiten a las organizaciones mejorar, controlar y agilizar sus procesos, al tiempo que alivian la carga de los programas de cumplimiento normativo y gestión de la calidad.

Para obtener más información o hablar sobre cómo Interfacing puede ayudar a su organización, rellene el siguiente formulario.

Documentación: Impulsando la Transformación, Gobernanza y Control

• Obtenga información integral en tiempo real sobre sus operaciones.

• Mejore la gobernanza, eficiencia y cumplimiento.

• Garantice la alineación fluida con los estándares regulatorios.

eQMS: Automatización de flujos de trabajo y reportes de calidad y cumplimiento

• Simplifique la gestión de calidad con flujos de trabajo automatizados y monitoreo..

• Optimice CAPA, auditorías de proveedores, capacitaciones y flujos relacionados..

• Transforme la documentación en información procesable para Calidad 4.0. .

Desarrollo rápido de aplicaciones low-code: Acelerando la transformación digital

• Cree aplicaciones personalizadas y escalables de forma ágil.

• Reduzca el tiempo y costo de desarrollo.

• Adáptese rápidamente y manténgase ágil frente a las necesidades cambiantes de clientes y negocios.

¡IA para transformar su negocio!

Las herramientas impulsadas por IA están diseñadas para optimizar operaciones, mejorar el cumplimiento y fomentar el crecimiento sostenible. Descubra cómo la IA puede:

• Responder a las consultas de los empleados.

• Transformar videos en procesos.

• Formular recomendaciones sobre el impacto de la regulación y la mejora de los procesos

• Generar formularios electrónicos, procesos, riesgos, regulaciones, KPIs y mucho más.

• Desglosar estándares regulatorios en requisitos desagregados.

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