Contexte – Qu’est-ce que le GDPR ?

La sécurité des données est sous les feux de la rampe depuis des années, car les gens sont de plus en plus prudents en ce qui concerne la confidentialité de leurs données.
En réponse, l’Union européenne (UE) a adopté le règlement général sur la protection des données(RGPD), qui est entré en vigueur le 25 mai 2018 après une période de grâce de deux ans.
Cette législation intègre un certain nombre d’exigences strictes pour que certaines organisations renforcent la protection de leurs données, sous peine de se voir infliger des sanctions pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel, le montant le plus élevé étant retenu.

Bien que le GDPR puisse sembler être un “enfer de conformité”, son objectif essentiel est de formaliser efficacement quand, pourquoi, où et comment les données personnelles de vos clients de l’UE sont utilisées et traitées une fois qu’elles sont collectées et stockées.
La mise en œuvre des 99 articles et 173 considérants du GDPR n’est pas une mince affaire, et une gouvernance globale de la sécurité des données est absolument indispensable.

D’une part, les organisations doivent garder à l’esprit que le GDPR affecte non seulement les entreprises établies dans l’UE, mais aussi celles qui offrent des biens ou des services aux résidents de l’UE (oui, y compris le Royaume-Uni), et celles qui surveillent les comportements des résidents de l’UE.
Par conséquent, une multitude d’organisations non européennes seront obligées de se conformer à ce cadre réglementaire basé sur l’UE.

D’autre part, les résidents de l’UE bénéficient de droits étendus concernant leurs données, notamment le droit à l’oubli, le droit à la portabilité des données et le droit d’être informé de l’utilisation de leurs données.
Les organisations doivent désormais protéger les données de leurs clients tout au long du processus et répondre aux droits susmentionnés.
En ce sens, les propriétaires de données ont également le contrôle des données, ce qui signifie que les organisations sont obligées de remplir le mandat d’intégrité des données imposé non seulement par les régulateurs, mais aussi par leurs clients.

Statistiques: 50 % des entreprises ne sont PAS conformes à la directive GDRP !

Implications – Avez-vous une stratégie GDPR efficace ?

Afin d’être prête pour la conformité, votre organisation a peut-être déjà pris des mesures pour formuler une stratégie GDPR, que ce soit en adoptant une approche interne (par exemple, en créant une équipe de projet composée de spécialistes du risque, de la conformité et de l’informatique) ou une approche externe (par exemple, en engageant des conseillers juridiques ou des consultants).
Quelle que soit la décision de votre organisation, il semble que vous couvriez toutes vos bases en vous concentrant sur les données, n’est-ce pas ?
Mais attendez, êtes-vous sûr que le GDPR concerne vraiment les données et rien que les données ?

Le principe le plus important inscrit dans le GDPR est la logique de “privacy by design and by default” (protection de la vie privée dès la conception et par défaut).
Cela étant dit, le GDPR ne se limite pas aux données ; il concerne l’ensemble de votre processus d’entreprise, des activités en amont à celles en aval, et de la stratégie à l’exécution.
Le premier piège du bon sens que les organisations doivent éviter est de mettre le GDPR de côté au lieu de le placer au cœur de leurs préoccupations.
Pour une stratégie GDPR réussie, les organisations ne doivent pas isoler du reste de l’équipe le personnel chargé des données, comme les DPD (délégués à la protection des données), les DSI (directeurs de l’information), les RSSI (directeurs de la sécurité de l’information), les équipes informatiques, les services juridiques, etc.
Au contraire, chaque partie prenante, y compris les opérations, l’informatique, le marketing, les ventes et le service clientèle, doit être consultée et impliquée dans la mise en conformité avec le GDPR.
En d’autres termes, une stratégie GDPR réussie nécessite une approche multidisciplinaire.

Le deuxième piège du GDPR est le danger de le considérer comme un simple obstacle à la conformité pour votre organisation plutôt que comme une occasion en or de se démarquer des autres concurrents.
En effet, le GDPR n’est pas un choix mais une obligation.
Cependant, c’est aussi une chance d’acquérir, de convertir et de fidéliser une base plus large de clients.
Il s’agit donc d’adopter un état d’esprit proactif et préventif plutôt que réactif et correctif lors de la formulation de votre stratégie GDPR.
L’affinement des meilleures pratiques du GDPR, telles que les formulaires de consentement pour la collecte de données, la suppression des données non autorisées et périmées, et le signalement en temps utile de toute violation de données ou utilisation abusive d’informations personnelles, peut aider vos employés et vos clients à mieux comprendre les politiques de protection de la vie privée.
De ce point de vue, le GDPR peut être la cerise sur le gâteau de votre avantage concurrentiel et de l’héritage de votre marque.

En gardant ces éléments à l’esprit, êtes-vous encore sûr de pouvoir affirmer que vous êtes totalement prêt pour le GDPR ?

Sanction: Jusqu’à 20 millions d’euros…

GDPR & BPM – Des compagnons de lit indissociables

Le GDPR n’est pas une tâche simple : collecter avec consentement et stocker les données sans les dupliquer, définir différents niveaux d’autorisation au cours du cycle de vie des données, suivre et gérer les activités liées aux données, informer et signaler toute utilisation problématique des données… Le GDPR exige énormément de temps et de ressources, mais plus important encore, des processus structurés.
C’est à ce moment-là que la gestion des processus d’entreprise(BPM) entre en jeu.

Le BPM est un cadre à multiples facettes offrant responsabilité, traçabilité, sécurité et collaboration à l’ensemble de vos processus.
En se concentrant sur l’automatisation des processus, la séparation des tâches, la gouvernance des données, la gestion de la qualité, le risque et la conformité (GRC), entre autres, le BPM vise en fin de compte à permettre aux organisations d’améliorer continuellement leurs processus d’affaires.

Dans l’ensemble, la conformité est une implication fondamentale du GDPR.
Une stratégie BPM bien établie, couvrant l’amélioration des processus, la gestion des données, l’analyse des performances et l’évaluation des risques, peut être d’une importance vitale pour la mise en œuvre du GDPR.
En fin de compte, le GDPR est comme beaucoup d’autres réglementations, telles que l’HIPPA, la FDA, le FMI, Bâle III, l’ISO, et ainsi de suite ; et le BPM dote les organisations de méthodes plus efficaces pour mieux répondre aux défis des exigences de conformité, des lois et de la gestion des risques en constante évolution.

Jusqu’à présent, il devrait être clair que le GDPR va au-delà des données elles-mêmes et se trouve dans chaque détail du processus.
Le BPM est la viande et la pomme de terre d’une stratégie GDPR réussie, tandis que la conformité n’est qu’un fruit à portée de main.
Néanmoins, les organisations doivent développer leur stratégie GDPR autour de leurs processus.

EPC – Catalyseur de votre mise en œuvre du GDPR

L’Enterprise Process Center ®(EPC) d’Interfacing, une solution reconnue de BPM et de GRC, offre une large gamme de modules allant de l’automatisation des processus à l’audit et au contrôle, en passant par la gestion des documents, l’analyse des performances, la gouvernance des données et l’évaluation des risques.
Au-delà d’un outil de modélisation des processus, l’EPC a aidé de nombreuses organisations à améliorer les processus, à automatiser les flux de travail, à documenter les données du système, à améliorer les performances, à atténuer les risques et à partager les connaissances.
L’EPC sera la solution miracle qui permettra :

Conception et planification des processus :

Identifier les processus clés liés aux données, intégrer le GDPR dans les flux de travail de votre organisation, impliquer tous les acteurs liés au GDPR.
Traduire les processus en actions grâce à la cartographie des processus, en affichant les processus interdépendants afin d’améliorer votre productivité globale et votre intelligence des processus.
Documenter les activités liées aux données, générer des pistes d’audit complètes pour la traçabilité et la conformité.
Dissuader les violations de la réglementation dans les opérations quotidiennes en mettant en place des contrôles pour assurer une exécution sans faille de la part de tous les employés.
Contrôle des versions pour surveiller l’environnement de vos données, purge des données en toute sécurité pour gérer votre inventaire de données.

Sécurité des données et responsabilité:

Méthodologie CRUD (création, lecture, mise à jour, suppression) pour garantir la sécurité des données tout au long du cycle de vie.
Matrice RACI élargie pour définir différents niveaux de sécurité pour les données en fonction des différents rôles, règles et responsabilités (séparation des tâches).
Modification synchronisée des données dans l’ensemble de l’organisation pour garantir la cohérence des données et la symétrie des informations
Plateforme mobile et réactive pour prendre en charge les flux de données dans tous les environnements d’entreprise numériques et les points de terminaison.
Notifications instantanées pour créer un dialogue, assurer la cohérence et renforcer la confiance avec vos employés et vos clients

Évaluation et atténuation des risques:

Visualisation et analyse de toutes les activités liées aux données par le biais de différentes vues et rapports afin de mieux détecter, dissuader et prévenir les risques.
Prioriser les actions d’atténuation des risques, formuler des contre-mesures basées sur des scores calculés afin de rationaliser votre prise de décision.
Établir des révisions périodiques et contrôler les différents niveaux de maturité pour une amélioration continue au cours de votre parcours GDPR.

Conclusion

La conformité au RGPD n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une opportunité de renforcer la confiance, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de solidifier la réputation de votre entreprise. Bien que cette réglementation impose des exigences strictes, une stratégie RGPD bien structurée, intégrant la gestion des processus métier (BPM), peut transformer la conformité en avantage concurrentiel.

En adoptant des cadres BPM et des solutions comme l’Enterprise Process Center® (EPC) d’Interfacing, les organisations peuvent rationaliser la gouvernance des données, assurer la conformité réglementaire et atténuer les risques efficacement. Plutôt que de considérer le RGPD comme une contrainte, il faut le voir comme un levier de transformation numérique, d’optimisation des processus et de croissance à long terme.

La question demeure : êtes-vous vraiment prêt pour le RGPD ? Si ce n’est pas encore le cas, le moment est venu d’agir.

Pourquoi choisir Interfacing?

Avec plus de deux décennies de logiciels d'IA, de qualité, de processus et de conformité, Interfacing continue d'être un leader dans l'industrie. À ce jour, nous avons servi plus de 500+ entreprises de classe mondiale et des sociétés de conseil en gestion de toutes les industries et de tous les secteurs. Nous continuons à fournir des solutions numériques, cloud et IA qui permettent aux organisations d'améliorer, de contrôler et de moderniser leurs processus tout en allégeant le fardeau de la conformité réglementaire et des programmes de gestion de la qualité.

Pour en savoir plus ou discuter de la manière dont Interfacing peut aider votre organisation, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

Documentation : Piloter la transformation, la gouvernance et le contrôle

• Obtenez des informations complètes et en temps réel sur vos opérations.
• Améliorez la gouvernance, l'efficacité et la conformité.
• Assurez une conformité fluide avec les normes réglementaires.

eQMS : Automatiser les workflows de qualité et de conformité & rapports

• Simplifiez la gestion de la qualité avec des workflows automatisés et une traçabilité continue.
• Standardisez la gestion des CAPA, des audits fournisseurs, de la formation et des workflows associés.
• Transformez la documentation en informations exploitables pour la Qualité 4.0.

Développement rapide d'applications low-code : Accélérer la transformation numérique

• Créez rapidement des applications personnalisées et évolutives.
• Réduisez le temps et les coûts de développement.
• Adaptez-vous rapidement pour répondre aux besoins évolutifs des clients et de votre entreprise.

L’IA pour transformer votre entreprise !

Conçus pour optimiser les opérations, l'efficacité et renforcer la conformité. Découvrez nos solutions alimentés par l’IA :
• Répondre aux questions des employés.
• Transformer des vidéos en processus.
• Recommander des améliorations de processus et des impacts réglementaires.
• Générer des formulaire, processus, risques, réglementations, KPIs, et bien plus.
• Fragmenter les normes réglementaires

Apprenez-en plus sur l'IA avec EPC

Contactez-nous

Demandez une démo gratuite

Documentez, analysez, améliorez, numérisez et surveillez vos processus, vos risques, vos exigences réglementaires et vos indicateurs de performance au sein du système de gestion intégré Digital Twin d’Interfacing, l’Enterprise Process Center®!