Agence Métropolitaine de Transport (AMT)

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Agence Metropolitain de Transport (AMT)

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Agence Métropolitaine de Transport (AMT)

L’ARTM était auparavant connue sous le nom d’Agence métropolitaine de transport, fondée en 1996. La nouvelle agence, qui a pour mandat de planifier et d’intégrer le transport en commun dans le Grand Montréal, a été créée, ainsi qu’Exo (transport en commun), sa branche opérationnelle, à la suite de la dissolution de l’AMT. L’Agence métropolitaine de transport (AMT) est une agence gouvernementale relevant du ministère des Transports, de la Mobilité durable et de l’Électrification des transports. Elle a pour mission de développer et de planifier les services de transport en commun afin d’améliorer l’efficacité des déplacements dans la région métropolitaine de Montréal. Elle planifie, coordonne, intègre et promeut la mobilité durable en étroite collaboration avec ses partenaires, y compris le mandat de développer, consolider et compléter le réseau de transport public métropolitain et le réseau ferroviaire de banlieue.

Questions commerciales

AMT avait besoin d’une vision claire de son modèle opérationnel actuel pour l’aider à planifier et à mettre en œuvre la nouvelle structure des deux entités. Afin d’assurer une transition en douceur, la création d’un inventaire de tous les processus d’affaires de l’AMT a été identifiée comme un projet prioritaire pour l’organisation et a été incluse dans son plan d’entreprise 2016. L’objectif de ce projet était de mieux comprendre leurs opérations actuelles et de fournir un plan de développement pour leur nouveau modèle opérationnel.

Au début du projet, les processus d’affaires d’AMT ont été créés dans des fichiers MS Visio. Toutes leurs cartes n’étaient pas à jour ou représentées de manière cohérente. Plusieurs autres processus n’étaient tout simplement pas documentés. Dans ce contexte, il a été difficile d’identifier les interrelations entre les processus, les systèmes et les ressources ainsi que leurs impacts potentiels suite aux changements organisationnels annoncés.

De plus, les délais serrés pour achever le projet avant la transition n’ont fait que rendre les choses plus urgentes.

Solution

Suite à un appel d’offres formel, l’AMT a retenu les services d’ et sa solution Enterprise Process Center (EPC) pour l’accompagner dans l’identification et la gestion de ses processus dans le cadre de la transformation. Interfaçage avec l’AMT pour l’analyse de l’impact de ces changements et pour l’alignement des processus d’entreprise dans les nouvelles structures opérationnelles.

La documentation et la normalisation des processus opérationnels actuels d’AMT devaient être entreprises. Ces informations devaient être saisies dans une solution centralisée fournissant au comité de transition un outil analytique permettant de mieux évaluer l’impact des changements organisationnels annoncés.

Le plan du projet comprenait

Identifier et hiérarchiser les processus opérationnels par vice-présidence.
Normaliser la documentation des processus.
Documenter les processus prioritaires. Pour minimiser l’impact sur les personnes interrogées et les parties prenantes, leur norme de documentation actuelle (ANSI) devait être maintenue à ce stade.

Acquisition d’une société de solutions logicielles intégrées

Lancer un appel d’offres pour l’acquisition d’une solution logicielle (à la suite duquel l’AMT a retenu la solution EPC et les services d’).
Déployer l’EPC en tant que solution pour documenter, analyser et consulter les processus d’entreprise, et pour mieux les guider sur la manière d’apporter les changements imminents dans l’organisation de la meilleure façon possible.
Adopter une nouvelle norme de processus basée sur le BPMN qui facilite la compréhension des nouveaux processus pour les utilisateurs d’AMT habitués à l’ancienne norme (ANSI).
Retenir les services d’Interfacing pour convertir le processus documenté de MS Visio à l’EPC.
Réaliser une analyse d’impact sur les changements qu’ils devraient mettre en œuvre pour soutenir le nouveau modèle opérationnel de l’entreprise.
Fournir à leurs employés une documentation sur la manière dont leur travail quotidien va changer et sur la manière de s’acquitter de leurs responsabilités sans heurts.
Extraire des informations précieuses de leurs données pour mieux comprendre les implications de chaque alternative et prendre ainsi des décisions plus éclairées.

Valeur de l’entreprise

Les objectifs généraux et la valeur dérivée du projet étaient les suivants :

Pendant la transition :

Fournir au comité de transition des données actualisées sur les processus opérationnels, afin qu’il puisse prendre des décisions plus éclairées.
Fournir au comité de transition un outil d’analyse et de décision pour définir la structure fonctionnelle et organisationnelle des nouvelles entités.
Identifier les points de contact de tous les actifs informatiques pour faciliter l’analyse de l’utilisation de ces actifs dans le modèle opérationnel actuel et la nouvelle structure dans le modèle futur.
Adopter une approche processus pour évaluer où ils en étaient, où ils devaient en être et quelles mesures devraient être mises en œuvre pour s’assurer qu’ils atteignent leurs objectifs.
Déterminer quels sont les nœuds de leur schéma organisationnel dont l’adaptation nécessiterait le plus d’efforts et qui devraient donc être considérés comme prioritaires.

Après la transition :

Fournir à l’une des nouvelles entités un outil permettant de centraliser toute la documentation relative à ses processus.
Permettre à l’entité d’optimiser ses processus.
Fournissez aux nouvelles entités et aux nouveaux employés une mise à jour sur la manière dont ils sont affectés par les changements d’un point de vue opérationnel au moyen d’une documentation.
Offrez à la seconde entité la possibilité d’avoir la même solution.

Méthodologie

Dans le contexte de la transition, il était important de définir une stratégie reposant sur les prémisses suivantes :

Réduire les impacts sur les parties prenantes pendant la mise en œuvre du projet et gérer le changement.
Sensibiliser à l’importance de la compréhension, de l’optimisation et du contrôle des processus.

Afin d’accélérer l’exécution du projet, nous avons procédé comme suit :

Décomposez les processus en vice-présidences et documentez-les en parallèle.
Identifier les ressources clés pour coordonner/documenter les processus de leur vice-présidence.
Impliquer les responsables de processus et les sensibiliser aux avantages de la documentation des processus, puis de leur optimisation et de leur contrôle.

Le projet a été réalisé en neuf mois au total, dont cinq mois ont été consacrés à la mise en œuvre de la solution et à la conversion des processus dans l’EPC.

Avantages du EPC

EPC possède plusieurs caractéristiques recherchées dans un système d’exploitation d’entreprise. Le premier avantage de l’EPC est la documentation des processus d’entreprise selon la norme BPMN. Ces cartes de processus sont mises à la disposition de tous les employés et leur permettent de visualiser et de naviguer vers les informations pertinentes pour leurs processus. La solution permet de saisir toutes les informations relatives aux opérations de l’organisation, y compris les procédures standardisées. Le deuxième avantage concerne les analystes ; il leur offre la possibilité de créer, de documenter et de mesurer leurs objectifs et d’attribuer des indicateurs de performance clés à des activités spécifiques. Cela leur permettra d’identifier où sont mesurés leurs objectifs et, par conséquent, de mieux gérer les performances. Enfin, pour les décideurs, l’EPC offre une meilleure visibilité sur l’ensemble des activités de l’organisation. Il permet d’évaluer l’impact de tout changement organisationnel en offrant une vue d’ensemble de toutes les opérations et de leur relation avec les processus, les personnes et la technologie. Sa valeur ajoutée réside surtout dans sa capacité à aider les décideurs à prioriser les investissements en termes d’optimisation des processus et/ou d’automatisation de certaines activités se traduisant par le développement ou l’acquisition de solutions logicielles. L’objectif final est une gestion plus saine des ressources de l’organisation et une valeur ajoutée à ses produits et services.

Le plan du projet comprenait

Identifier et hiérarchiser les processus opérationnels par vice-présidence.
Normaliser la documentation des processus.
Documenter les processus prioritaires. Pour minimiser l’impact sur les personnes interrogées et les parties prenantes, leur norme de documentation actuelle (ANSI) devait être maintenue à ce stade.

Acquisition d’une société de solutions logicielles intégrées

Lancer un appel d’offres pour l’acquisition d’une solution logicielle (à la suite duquel l’AMT a retenu la solution EPC et les services d’).
Déployer l’EPC en tant que solution pour documenter, analyser et consulter les processus d’entreprise, et pour mieux les guider sur la manière d’apporter les changements imminents dans l’organisation de la meilleure façon possible.
Adopter une nouvelle norme de processus basée sur le BPMN qui facilite la compréhension des nouveaux processus pour les utilisateurs d’AMT habitués à l’ancienne norme (ANSI).
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