¿Qué es el BPM?

¿Qué es el BPM (Business Process Management)?

Please Select contact form.

EPC, un software de gestión de procesos empresariales basado en la nube.

Business Process Management

La gestión de procesos empresariales (BPM) es un enfoque de gestión descendente que se centra en la optimización de las operaciones empresariales para aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos de la empresa.

Con un fuerte énfasis en la mejora continua de los procesos, el BPM ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para responder rápidamente a los cambios en un panorama competitivo. Implica organizar la empresa en torno a procesos claramente definidos y documentados y gestionar los ciclos de vida de los procesos.

Un enfoque de gestión holístico y descendente

Se centra en la optimización de las operaciones comerciales para maximizar la satisfacción del cliente

Fuerte énfasis en la mejora continua de los procesos

EPC, un software de gestión de procesos empresariales basado en la nube

Organización en torno a procesos claramente definidos y documentados y gestión de los ciclos de vida de los procesos

¿Qué es un proceso empresarial?

Un proceso empresarial es una serie de actividades o tareas que producen un resultado específico. Por ejemplo, el proceso de para tramitar un pedido de un cliente implica varias tareas relacionadas. En muchas empresas, los procesos empresariales son informales e indefinidos. Esto suele crear ineficiencias y cuellos de botella cuando hay confusión en cuanto a las responsabilidades de los empleados y los procedimientos de la empresa.

Entendiendo los Procesos de Negocio
Los procesos de negocio se pueden dividir en procesos primarios y de soporte:

Un proceso de negocio se refiere simplemente a las actividades que los empleados realizan a diario que, cuando se completan, dan como resultado el logro de algún objetivo organizacional.

Procesos clave del negocio

Los procesos esenciales que una organización realiza para cumplir su misión, conformando la "cadena de valor", donde cada paso agrega valor y culmina con la creación del producto o servicio clave. Por ejemplo, en un taller de reparación de automóviles, el proceso principal sería diagnosticar y reparar los vehículos.

Procesos de soporte empresarial

Los procesos de apoyo se refieren a aquellos que respaldan el proceso principal. Estos pueden incluir procesos para contratar y pagar empleados o procesos para la compra de bienes y servicios.

Mejora continua de los procesos

Análisis de los procesos empresariales

Se trata de supervisar el rendimiento de los procesos para identificar y eliminar las ineficiencias. El ciclo de vida de los procesos de negocio se refiere a las fases cíclicas de la gestión de procesos. Una vez diseñados e implantados, los procesos se supervisan y mejoran continuamente. Implica definir y gestionar las relaciones entre las personas, los procesos y los sistemas informáticos. Un proceso empresarial sólido se compone de entradas, es decir, mano de obra, energía, materiales y equipos de capital, y salidas, que suelen ser productos o servicios físicos. Por ejemplo, si sus entradas clave son los vehículos de los clientes, y la salida son los vehículos reparados, puede centrarse en ese proceso para encontrar signos de debilidad.

Los signos típicos de que el proceso necesita mejorar son:

Evidencia de largas colas y/o tiempos de espera o grandes retrasos en el trabajo.
Largos periodos de inactividad. Por ejemplo, los periodos en los que un trabajador está inactivo debido a que está esperando que llegue el producto de otro trabajador que está completando una tarea en el proceso.
Coste excesivo. Si un proceso es extremadamente costoso desde la entrada hasta la salida, podría significar que el proceso necesita ser mejorado.
Requisitos innecesarios de permiso y aprobación que impiden que las entradas se transformen rápidamente en salidas.

Basándose en los síntomas anteriores, identifique los procesos que puedan necesitar mejoras u optimización. En un taller de reparación de automóviles, por ejemplo, si los clientes esperan demasiado tiempo para las reparaciones, es una señal de que el proceso principal de su negocio, que toma la entrada del vehículo del cliente y la salida del vehículo reparado, necesita un análisis más profundo.

Una vez identificado el proceso que le interesa, la mejor manera de conocer a fondo el funcionamiento de los procesos empresariales es hablar de estas operaciones con los propios responsables de la implantación de los procesos. Tómese el tiempo necesario para entrevistar a los principales participantes en el proceso y pídales que identifiquen cualquier problema que hayan encontrado en los procedimientos existentes.

Lo que hay que preguntar:

Pregunte qué hacen y por qué lo hacen.
Determinar qué información y otros insumos son necesarios para realizar cada tarea operativa.
Identifica la fuente de cada entrada.
Identifique los resultados (o partes entregables) de cada tarea, quiénes son los destinatarios y por qué necesitan lo que reciben.
Pida sugerencias sobre cómo resolver las ineficiencias específicas del proceso que los participantes clave han mencionado.
Puede descubrir que un problema con un proceso primario está en realidad relacionado con un proceso secundario. Por ejemplo, la lentitud de las reparaciones puede estar relacionada con la escasa disponibilidad de piezas, que sería un proceso secundario de compra de suministros.

Resuma la información que ha recibido y distribúyala a los participantes del proceso. Debe incluir tanto a los participantes que ha entrevistado como a otros que no ha entrevistado. Pida opiniones como medio para recibir orientación adicional para su análisis. La información recibida de los participantes en el proceso debe proporcionarle una idea clara de cómo funciona el proceso y cuáles son sus problemas.

Comprender los diagramas de flujo de los procesos empresariales

También conocido como mapa de procesos, un diagrama de flujo de procesos empresariales es especialmente útil para presentar visualmente un proceso empresarial. Un diagrama de flujo de procesos de negocio debe contener todos los pasos y actividades que la dirección ha decidido y enumerado que deben completarse para llevar a cabo un proceso de negocio específico de principio a fin.

Es importante tener en cuenta que un diagrama de flujo de procesos empresariales sólo debe contener los procedimientos definidos que los empleados deben seguir.
Los organigramas pueden prepararse manualmente o con el uso de un programa de creación de organigramas. Se pueden utilizar procesadores de texto y programas de hojas de cálculo con funciones gráficas. Los programas diseñados específicamente para dibujar diagramas de flujo son especialmente adecuados para esta tarea.
El diagrama de flujo es una herramienta excelente para ver claramente el proceso empresarial que se tiene delante, y a partir de él es mucho más fácil identificar y reparar las ineficiencias.

Etiquete cada fila según el grupo particular que realiza las funciones en el proceso.

Por ejemplo, suponga que está analizando un proceso bastante sencillo: un proceso de reclamo de gastos para una empresa. La fila superior se llamaría “empleado”, la del medio “supervisor” y la inferior “administración”.
Estos son los grupos clave que intervienen en el proceso de presentación, trámite y aprobación del pago de una solicitud de gastos de los empleados.

El análisis de tareas se refiere al proceso de analizar cada tarea del proceso para determinar cómo se pueden mejorar las tareas para que el proceso sea más eficiente.

A partir de la información obtenida en las entrevistas individuales y de grupo, así como de los retos y dificultades conocidos (como un proceso demasiado costoso o que requiere mucho tiempo), identifique posibles cambios en el proceso.

Cree un esquema de las actividades y tareas empresariales relevantes que son necesarias para completar el proceso (según lo determinado por su comunicación con las personas involucradas en el proceso), pero que no están incluidas en el diagrama de flujo del proceso empresarial oficial. Por ejemplo, que un supervisor realice pasos adicionales para verificar los gastos.
Considere la posibilidad de incluir estas actividades y tareas en el diagrama de flujo, como cambios en el proceso.
Identificar las actividades y los resultados de las tareas que son innecesarios. Determine si hay traslape de procesos para calibrar cómo agilizarlos.
Considere por qué se llevan a cabo determinadas actividades y pasos aunque no figuren en el organigrama oficial del proceso empresarial, y si dichas actividades deberían integrarse oficialmente en el organigrama oficial del proceso empresarial.
Cada vez que se haga un cambio, pregunte si resuelve los problemas que le llevaron a analizar el proceso para empezar.

Introduzca cada tarea en la fila del organigrama etiquetada para el grupo que realiza la tarea correspondiente.

La fila “empleado” incluiría “rellenar formulario de gastos” y “enviar formulario de gastos”, por ejemplo.
La fila “supervisor” incluiría entonces “recibir el formulario de gastos”, “examinar los gastos” y “autorizar el formulario presentado” si el gasto es realmente válido.
La “línea de administración” incluiría las tareas relacionadas con la recepción del formulario aprobado y el trámite del pago.
Conecte las tareas con flechas para mostrar la dirección del flujo del proceso. El proceso debe pasar del empleado, al supervisor, a la administración, y luego conectar de nuevo con el empleado cuando la administración le proporcione el pago como paso final.

Considere si las actividades se realizan de manera eficiente. ¿Están todos centrados en cumplir el mismo objetivo de la tarea?

Compare los resultados de las entrevistas individuales. Busque incoherencias. Por ejemplo, ¿realiza un empleado una actividad adicional no incluida en el procedimiento oficial del proceso empresarial (el diagrama de flujo) que sigue siendo necesaria para completar el proceso empresarial?
Por ejemplo, puede saber que al procesar las solicitudes de gastos, el supervisor realiza tareas adicionales para verificar si los gastos son válidos, incluyendo el contacto con la administración, o la confirmación de las circunstancias con el cliente.

¿Por qué elegir Interfacing?

Con más de dos décadas de experiencia en software de IA, Calidad, Procesos y Cumplimiento, Interfacing sigue siendo líder en el sector. Hasta la fecha, ha prestado servicio a más de 500 empresas de talla mundial y consultoras de gestión de todas las industrias y sectores. Seguimos ofreciendo soluciones digitales, en la nube y de IA que permiten a las organizaciones mejorar, controlar y agilizar sus procesos, al tiempo que alivian la carga de los programas de cumplimiento normativo y gestión de la calidad.

Para obtener más información o hablar sobre cómo Interfacing puede ayudar a su organización, rellene el siguiente formulario.

Documentación: Impulsando la Transformación, Gobernanza y Control

• Obtenga información integral en tiempo real sobre sus operaciones.

• Mejore la gobernanza, eficiencia y cumplimiento.

• Garantice la alineación fluida con los estándares regulatorios.

eQMS: Automatización de flujos de trabajo y reportes de calidad y cumplimiento

• Simplifique la gestión de calidad con flujos de trabajo automatizados y monitoreo..

• Optimice CAPA, auditorías de proveedores, capacitaciones y flujos relacionados..

• Transforme la documentación en información procesable para Calidad 4.0. .

Desarrollo rápido de aplicaciones low-code: Acelerando la transformación digital

• Cree aplicaciones personalizadas y escalables de forma ágil.

• Reduzca el tiempo y costo de desarrollo.

• Adáptese rápidamente y manténgase ágil frente a las necesidades cambiantes de clientes y negocios.

¡IA para transformar su negocio!

Las herramientas impulsadas por IA están diseñadas para optimizar operaciones, mejorar el cumplimiento y fomentar el crecimiento sostenible. Descubra cómo la IA puede:

• Responder a las consultas de los empleados.

• Transformar videos en procesos.

• Formular recomendaciones sobre el impacto de la regulación y la mejora de los procesos

• Generar formularios electrónicos, procesos, riesgos, regulaciones, KPIs y mucho más.

• Desglosar estándares regulatorios en requisitos desagregados.

CONTACTO

Solicite una demostración gratuita

Documente, analice, mejore, digitalice y supervise sus procesos empresariales, riesgos, requisitos normativos e indicadores de rendimiento con el sistema de gestión integrada Digital Twin de Interfacing, el Enterprise Process Center®.