Was ist BPM?

Was ist BPM (Business Process Management)?

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EPC, eine cloudbasierte Business Process Management-Software.

Business Process Management

Business Process Management (BPM) ist ein Top-down-Managementansatz, der darauf abzielt, Geschäftsabläufe zu optimieren, um die Effizienz zu steigern und Geschäftsziele zu erreichen. Mit einem starken Fokus auf kontinuierliche Prozessverbesserung bietet BPM Unternehmen die Flexibilität, schnell auf Veränderungen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu reagieren. Es umfasst die Organisation des Unternehmens anhand klar definierter und dokumentierter Prozesse sowie die Verwaltung von Prozesslebenszyklen.

Ein ganzheitlicher Top-down-Managementansatz

Fokussiert sich auf die Optimierung von Geschäftsabläufen, um die Kundenzufriedenheit zu maximieren

Starker Fokus auf kontinuierliche Prozessverbesserung

EPC, eine cloudbasierte Business Process Management-Software

Organisation anhand klar definierter und dokumentierter Prozesse und Verwaltung von Prozesslebenszyklen

Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aktivitäten oder Aufgaben, die ein spezifisches Ergebnis erzeugen. Zum Beispiel umfasst der Prozess der Bearbeitung einer Kundenbestellung mehrere zusammenhängende Aufgaben. In vielen Unternehmen sind Geschäftsprozesse informell und undefiniert. Dies führt häufig zu Ineffizienzen und Engpässen, wenn Unklarheit über Mitarbeiterverantwortlichkeiten und Unternehmensverfahren besteht.

Verständnis von Geschäftsprozessen
Geschäftsprozesse können in primäre und unterstützende Prozesse unterteilt werden:

Ein Geschäftsprozess bezieht sich einfach auf Aktivitäten, die Mitarbeiter täglich ausführen und die, wenn sie abgeschlossen sind, zur Erreichung eines organisatorischen Ziels führen.

Kern-Geschäftsprozesse

Kern-Geschäftsprozesse sind essenzielle Abläufe, die eine Organisation zur Erfüllung ihrer Mission durchführt. Jeder Schritt fügt Wert hinzu und endet mit der Bereitstellung des Hauptprodukts oder der Dienstleistung, z. B. die Diagnose und Reparatur in einer Autowerkstatt.

Unterstützende Geschäftsprozesse

Unterstützende Geschäftsprozesse beziehen sich auf Prozesse, die den primären Prozess unterstützen. Dazu könnten Prozesse gehören wie die Einstellung und Bezahlung von Mitarbeitern oder der Einkauf von Waren und Dienstleistungen.

Kontinuierliche Prozessverbesserung

Geschäftsprozess-Analyse

Dazu gehört die Überwachung der Prozessleistung, um Ineffizienzen zu erkennen und zu beseitigen. Der Geschäftsprozess-Lebenszyklus bezieht sich auf die zyklischen Phasen des Prozessmanagements. Einmal entworfen und eingeführt, werden die Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert. Es geht um die Definition und Verwaltung der Beziehungen zwischen Menschen, Prozessen und IT-Systemen. Ein starker Geschäftsprozess besteht aus Inputs, d.h. Arbeit, Energie, Materialien und Investitionsgütern, und Outputs, bei denen es sich in der Regel um physische Produkte oder Dienstleistungen handelt. Wenn Ihre wichtigsten Inputs zum Beispiel Kundenfahrzeuge sind und Ihr Output reparierte Fahrzeuge, können Sie sich auf diesen Prozess konzentrieren, um Anzeichen von Schwäche zu finden.

Typische Anzeichen dafür, dass der Prozess verbessert werden muss, sind:

Belege für lange Warteschlangen und/oder Wartezeiten oder große Arbeitsrückstände.
Lange Perioden des Leerlaufs. Zum Beispiel Zeiten, in denen ein Arbeiter untätig ist, weil er darauf wartet, dass das Produkt von einem anderen Arbeiter kommt, der eine Aufgabe im Prozess erledigt.
Überhöhte Kosten. Wenn ein Prozess vom Input bis zum Output extrem kostspielig ist, könnte das bedeuten, dass der Prozess verbessert werden muss.
Unnötige Erlaubnis- und Genehmigungsanforderungen, die verhindern, dass Inputs schnell in Outputs umgewandelt werden können.

Identifizieren Sie auf der Grundlage der oben genannten Symptome Prozesse, die verbessert oder optimiert werden müssen. Wenn Sie z.B. in einer Autowerkstatt feststellen, dass Kunden übermäßig lange auf eine Reparatur warten, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihr primärer Geschäftsprozess, der den Input des Kundenfahrzeugs und den Output des reparierten Fahrzeugs verarbeitet, einer weiteren Analyse bedarf. Sobald Sie den Prozess, der Sie interessiert, identifiziert haben, können Sie die Funktionsweise der Geschäftsprozesse am besten verstehen, indem Sie diese Vorgänge mit den Personen besprechen, die für die Implementierung der Prozesse verantwortlich sind. Nehmen Sie sich die Zeit, die wichtigsten Prozessbeteiligten zu befragen, und bitten Sie sie, alle Probleme zu benennen, die sie bei den bestehenden Verfahren festgestellt haben.

Was Sie fragen sollten:

Fragen Sie, was sie tun und warum sie es tun.
Stellen Sie fest, welche Informationen und andere Eingaben für die Durchführung jeder operativen Aufgabe benötigt werden.
Identifizieren Sie die Quelle für jede Eingabe.
Identifizieren Sie die Ergebnisse (oder lieferbaren Teile) jeder Aufgabe, wer die Empfänger sind und warum sie das erhaltene Material benötigen.
Fragen Sie nach Vorschlägen, wie Sie bestimmte Ineffizienzen in den Prozessen beheben können, die von wichtigen Prozessbeteiligten genannt wurden.
Vielleicht entdecken Sie, dass ein Problem mit einem primären Prozess in Wirklichkeit mit einem sekundären Prozess zusammenhängt. Zum Beispiel kann eine langsame Reparaturzeit mit der schlechten Verfügbarkeit von Teilen zusammenhängen, was ein sekundärer Prozess des Einkaufs von Verbrauchsmaterial wäre.

Fassen Sie die Informationen, die Sie erhalten haben, zusammen und verteilen Sie sie an die Prozessbeteiligten. Dies sollte sowohl Teilnehmer umfassen, die Sie interviewt haben, als auch andere, die Sie nicht interviewt haben. Bitten Sie um Feedback, um zusätzliche Hinweise für Ihre Analyse zu erhalten. Die Informationen, die Sie von den Teilnehmern des Prozesses erhalten, sollten Ihnen eine klare Vorstellung davon vermitteln, wie der Prozess funktioniert und welche Probleme er mit sich bringt.

Verständnis von Flussdiagrammen für Geschäftsprozesse

Ein Geschäftsprozess-Flussdiagramm, auch bekannt als Prozesslandkarte, ist besonders hilfreich für die visuelle Darstellung eines Geschäftsprozesses. Ein Geschäftsprozess-Flussdiagramm sollte alle Schritte und Aktivitäten enthalten, die das Management beschlossen und aufgezählt hat, um einen bestimmten Geschäftsprozess von Anfang bis Ende durchzuführen.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Geschäftsprozess-Flussdiagramm nur die festgelegten Verfahren enthalten sollte, die die Mitarbeiter befolgen müssen.
Flussdiagramme können manuell oder mit Hilfe eines Programms zur Erstellung von Flussdiagrammen erstellt werden. Sie können Textverarbeitungsprogramme und Tabellenkalkulationsprogramme mit Diagrammfunktionen verwenden. Programme, die speziell für das Zeichnen von Flussdiagrammen entwickelt wurden, eignen sich besonders gut für diese Aufgabe.
Das Flussdiagramm ist ein hervorragendes Instrument, um den Geschäftsprozess klar vor Augen zu haben. Auf dieser Grundlage ist es viel einfacher, Ineffizienzen zu erkennen und zu beheben.

Kennzeichnen Sie jede Zeile entsprechend der jeweiligen Gruppe, die die Funktionen im Prozess ausführt.

Zum Beispiel nehmen wir an, Sie analysieren einen recht einfachen Prozess – einen Spesenabrechnungsprozess für ein Unternehmen. Die oberste Zeile würde mit „Mitarbeiter“ beschriftet, die mittlere Zeile könnte mit „Vorgesetzter“ und die unterste Zeile mit „Verwaltung“ beschriftet werden.

Dies sind die Schlüsselgruppen, die am Prozess der Einreichung, Bearbeitung und Genehmigung der Zahlung einer Mitarbeiter-Spesenabrechnung beteiligt sind.

Aufgabenanalyse bezieht sich auf den Prozess der Analyse jeder Aufgabe im Prozess, um zu bestimmen, wie Aufgaben verbessert werden können, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Verwenden Sie Informationen aus den Einzel- und Gruppeninterviews sowie bekannte Herausforderungen und Schwierigkeiten (wie ein Prozess, der zu teuer oder zeitaufwendig ist), um potenzielle Änderungen im Prozess zu identifizieren.

Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Geschäftsaktivitäten und Aufgaben, die für den Abschluss des Prozesses notwendig sind (wie durch Ihre Kommunikation mit den an dem Prozess beteiligten Personen bestimmt), aber nicht im offiziellen Geschäftsprozess-Flussdiagramm enthalten sind. Zum Beispiel, wenn ein Vorgesetzter zusätzliche Schritte zur Überprüfung von Ausgaben unternimmt.

Erwägen Sie, diese Aktivitäten und Aufgaben als Änderungen im Flussdiagramm aufzunehmen. Identifizieren Sie Aktivitäten und Aufgabenoutputs, die unnötig sind. Bestimmen Sie, ob es Prozessüberschneidungen gibt, um zu beurteilen, wie diese Prozesse gestrafft werden können.

Überlegen Sie, warum bestimmte Aktivitäten und Schritte durchgeführt werden, obwohl sie im offiziellen Geschäftsprozess-Flussdiagramm fehlen, und ob solche Aktivitäten offiziell in das Flussdiagramm aufgenommen werden sollten.

Wann immer eine Änderung vorgenommen wird, fragen Sie sich, ob sie die Probleme löst, die ursprünglich zur Analyse des Prozesses geführt haben.

Geben Sie jede Aufgabe in die Flussdiagrammzeile ein, die der Gruppe zugeordnet ist, die die jeweilige Aufgabe ausführt.

Die „Mitarbeiter“-Zeile würde zum Beispiel „Spesenformular ausfüllen“ und „Spesenformular einreichen“ enthalten. Die „Vorgesetzten“-Zeile würde dann „Spesenformular erhalten“, „Ausgaben prüfen“ und „Eingereichtes Formular genehmigen“, wenn die Ausgaben tatsächlich gültig sind, beinhalten. Die „Verwaltungs“-Zeile würde Aufgaben im Zusammenhang mit dem Erhalt des genehmigten Formulars und der Zahlungsabwicklung enthalten.

Verbinden Sie die Aufgaben mit Pfeilen, um die Richtung des Prozessablaufs zu zeigen. Der Prozess sollte vom Mitarbeiter über den Vorgesetzten zur Verwaltung und dann wieder zurück zum Mitarbeiter führen, wenn die Verwaltung die Zahlung als letzten Schritt an den Mitarbeiter leistet.

Überlegen Sie, ob die Aktivitäten effizient durchgeführt werden. Sind sie alle darauf ausgerichtet, dasselbe Ziel der Aufgabe zu erreichen?

Vergleichen Sie die Ergebnisse der Einzelinterviews und suchen Sie nach Unstimmigkeiten. Zum Beispiel: Führt ein Mitarbeiter eine zusätzliche Aktivität aus, die nicht im offiziellen Geschäftsprozessverfahren (dem Flussdiagramm) enthalten ist, aber dennoch notwendig ist, um den Geschäftsprozess abzuschließen?

Möglicherweise erfahren Sie zum Beispiel, dass der Vorgesetzte bei der Bearbeitung von Spesenabrechnungen zusätzliche Aufgaben übernimmt, um die Gültigkeit der Ausgaben zu überprüfen, z. B. durch Kontaktaufnahme mit der Verwaltung oder durch Bestätigung der Umstände mit dem Kunden.

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