RAPID vs RACI (RASCI, RACI-VS, RACIO, DRASCI, DACI, RATSI)

RACI vs. RAPID Matriz de responsabilidades

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Una guía rápida para comprender estos dos marcos, sus roles únicos en la toma de decisiones y cuándo utilizar cada uno para lograr una claridad y eficiencia óptimas.

El desafío

A menudo, las organizaciones carecen de claridad sobre quién es responsable de las funciones de ejecución de tareas y toma de decisiones dentro de los procesos y proyectos en toda la empresa. Debido a esta ambigüedad, se hace más difícil dirigir un proceso y un proyecto por el tiempo de sobrecarga de la intercomunicación. Las organizaciones tampoco suelen crear una asignación de recursos nivelada en función de sus conjuntos de competencias pertinentes, lo que da lugar a recursos sobrecargados e infracargados.

La solución

Para resolver estos problemas, es importante no sólo definir claramente las responsabilidades básicas, sino también el alcance general de cada función, manteniendo la transparencia entre los recursos. Las metodologías de mejores prácticas proporcionan varios niveles de delegación de responsabilidades para superar el tiempo y los costes innecesarios durante la actividad. La visibilidad de la responsabilidad garantiza que se alcance el máximo nivel de calidad durante el plazo requerido, al tiempo que se reducen los gastos generales de una burocracia innecesaria. La matriz de responsabilidad y rendición de cuentas más popular y utilizada es la RACI y sus conocidas variantes RACI-VS, RACIO, RASCI. Un método alternativo mucho menos adoptado es RAPID. Aunque a menudo se considera un oponente de RACI, el propósito de RAPID es ligeramente diferente. Para entender qué y cuándo utilizar cada uno, aclaremos primero su significado y sus objetivos fundamentales.

¿Cómo hacer un gráfico RACI?

El rol en cuestión dibuja una tabla, coloca todas las tareas horizontalmente y los roles verticalmente. Después, el equipo determina los valores RACI de cada celda para completar la matriz. Lo ideal es que haya una y sólo una “A” frente a una tarea, una o varias pero no todas las “R” y un buen número de “C” e “Is” para garantizar la comunicación.

Variaciones de la RACI

RACI-VS

RACI-VS ofrece dos indicadores adicionales: Verificación (V) y Aprobación (S). En la RACI básica, existe la posibilidad de omitir cualquier detalle de finalización de una tarea. Para superar las posibles deficiencias en cualquier tarea, RACI-VS permite marcar como "V" aquellos roles que van a escrutar la calidad y corrección de una determinada tarea específica. Y para supervisar ambos roles "V" y "R" | "A", habrá un rol "S"-Sign-off que proporcionará el veredicto de finalización de la tarea aprobándola.

RACIO (O CAIRO)

RACIO ofrece un tipo de participación adicional "O", que suele significar "Omitido" o "Fuera de onda". Sólo permite mencionar explícitamente las funciones excluidas del ámbito de una determinada tarea. Esto ayuda a clarificar los recursos comprometidos y no comprometidos en una tarea/proyecto.

RASCI

"S", que significa "Apoyo", es un tipo de participación similar a "Consultar" en cuanto al tipo de implicación, por ejemplo, aportar conocimientos y recursos a una tarea/proyecto, pero difiere en la duración de la implicación y los objetivos finales. Las funciones de "apoyo" buscan la finalización de la tarea y permanecen activamente implicadas a lo largo del calendario de la tarea/proyecto. Mientras que las funciones de Consultoría no tienen esos objetivos.

Otras variaciones

DRASCI: es igual que RASCI pero tiene un “D-Driver” que delega centralmente las responsabilidades.
DACI: sustituye “D-Conductor” por “R-Responsable” en RACI. más información
RATSI: es una derivación posterior de RASCI que destaca a los ejecutores realesde la“T-Tarea“, lo que puede ayudar aún más en la evaluación detallada de los Recursos.

¿Qué es RAPID?

RAPID es bastante diferente de RACI. Se centra en la asignación de responsabilidades de toma de decisiones entre los distintos papeles, a diferencia de la RACI, que se basa puramente en las tareas. La necesidad de RAPID se originó con el crecimiento de las jerarquías en continua evolución y colaboración de una o varias empresas o equipos en los que existen funciones directivas y de liderazgo de varios niveles frente a cualquier decisión individual.

RAPID cuenta con participantes que:

R: Hacer recomendación
A: Establecer un acuerdo
P: Realizar y Ejecutar
I: Proporcionar los insumos necesarios
D: Tomar decisiones centralizadas y hacerlas cumplir

RACI vs RAPID – ¿Cómo elegir?

NO bases tu decisión en la empresa de consultoría/auditoría que utilices, porque te empujarán hacia una frente a la otra basándose únicamente en su norma interna de enfoque corporativo. Si no estás seguro de qué metodología adoptar, lo mejor que puedes hacer es crear un cuadro de pros y contras basado en tus retos/metas y en la estructura de tu empresa, para evaluar cuál se adapta mejor a tus necesidades. Ninguna de las matrices puede etiquetarse como buena o mala. La eficacia de cada una depende totalmente de la pertinencia de la matriz con respecto a la naturaleza del proyecto, las tareas y la jerarquía del órgano de trabajo. El siguiente paso es probarlo con algunas tareas, procesos y proyectos del mundo real antes de adoptar uno u otro enfoque en toda la empresa. La fase de prueba pondrá rápidamente de manifiesto las deficiencias de cada método.

Otra heurística importante para comprender la aplicabilidad es calcular los costes globales de la adopción de una determinada matriz y compararla con tus modelos de proceso para ver si es asequible en términos de tiempo y dinero y puede hacer más bien que mal. La RACI suele ser menos costosa y más beneficiosa porque, normalmente, la tarea rara vez es tan grande y compleja como para requerir toda una estructura de toma de decisiones. Lo que significa que, si se utiliza en exceso, RAPID puede causar grandes ineficiencias en la toma de decisiones y reducir la agilidad. Además, las pequeñas y medianas empresas se preocupan sobre todo de completar las tareas y rara vez introducen modificaciones importantes en la jerarquía. RAPID sólo funciona mejor cuando se requiere un cierto nivel de experiencia y conocimientos para sacarle todo el partido. De lo contrario, puede convertirse en una carga y generar enormes gastos generales.

Recomendación de Buena Práctica

Es mejor evitar adoptar dos o más matrices completamente distintas a la vez. Los profesionales suelen optar por opciones más sencillas para que todos los miembros del equipo puedan comprender fácilmente el panorama general.

La RACI es la más factible de todas las opciones y facilita que los líderes empiecen de cero e improvisen para encontrar la variante que mejor se adapte, sin embargo, tiene deficiencias dentro de las situaciones del mundo real. Por tanto, nuestra recomendación es que adoptes las extensiones RASCIy RACI VS como parte de tu programa de asignación de responsabilidades.

Mejorar la claridad de roles con RASCI-VS en EPC

EPC no solo es compatible con el marco de responsabilidad RACI, sino que también es compatible con las extensiones más utilizadas, en particular RASCI y RACI-VS. La “S” en RASCI representa los roles de soporte: aquellos que no son responsables de la finalización, pero están muy involucrados en la finalización de la tarea. La “VS” en RACI-VS representa los roles de verificador y signatario; ambos se utilizan ampliamente para fines de calidad y cumplimiento, no son responsables, pero aún así deben firmar. La matriz RACI básica es excelente, pero es demasiado limitada para cubrir la mayoría de los escenarios del mundo real.

EPC le permite definir diferentes niveles de responsabilidad, rendición de cuentas y colaboración no solo para los procesos y tareas, sino también para todos los objetos de negocio administrados en el sistema: activos, riesgos, controles, regulaciones, documentos, políticas, datos, etc. Esto proporciona una propiedad clara para todas las áreas de la empresa dentro de un sistema central.

Establecer la propiedad de los roles y todos los niveles de la matriz de responsabilidad RASCI-VS tarea por tarea puede ser muy complicado. EPC le permite configurar toda la matriz RASCI para todas las tareas dentro de un proceso al mismo tiempo dentro de un único modo de edición de matriz RASCI fácil de usar.

EPC proporciona múltiples resúmenes fáciles de leer y analizar de toda la matriz de responsabilidades RASCI de toda la organización por función, por organización, por activo o por proceso. Además, nuestra herramienta puede destacar y recomendar “áreas de alto riesgo” de la empresa en las que existen conflictos de segregación de funciones (SOD).

Organice su repositorio utilizando jerarquías estructuradas, con responsabilidad heredada o diferente en todos los niveles.

Una vez que haya asignado las relaciones de responsabilidad entre los diferentes objetos dentro del repositorio, el EPC proporciona muchas vistas de carriles de RASCI-VS mixtos o mapas de carriles de matriz generados automáticamente (por ejemplo, x – rol, y – activo) según cualquier nivel de responsabilidad, filtrando los carriles por (R-Responsable, A-Contador, C-Consultado, I-Informado, V-Verificador o S-Signatario o cualquier combinación de ellos). Esto beneficia a su equipo de dos maneras diferentes: en primer lugar, le proporciona la flexibilidad de analizar el mismo contenido según las necesidades de los diferentes usuarios y, en segundo lugar, simplifica enormemente el mantenimiento porque los usuarios pueden aplicar cambios de forma centralizada (por ejemplo, cambiar el nombre del rol) y no se requiere ningún esfuerzo manual para actualizar los mapas.

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