RAPID gegenüber RACI (RASCI, RACI-VS, RACIO, DRASCI, DACI, RATSI)

RACI vs. RAPID-Verantwortungsmatrix

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Eine Kurzanleitung zum Verständnis dieser beiden Frameworks, ihrer einzigartigen Rollen bei der Entscheidungsfindung und wann welches für optimale Klarheit und Effizienz eingesetzt werden sollte.

Die Herausforderung

In Organisationen herrscht oft Unklarheit darüber, wer für die Aufgabenausführung und Entscheidungsfindung innerhalb von Prozessen und Projekten im gesamten Unternehmen verantwortlich ist. Aufgrund dieser Unklarheit wird es schwieriger, einen Prozess und ein Projekt durchzuführen, da der Zeitaufwand für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu groß ist. Organisationen schaffen es außerdem oft nicht, eine gleichmäßige Ressourcenzuweisung entsprechend der jeweiligen Fähigkeiten vorzunehmen, was zu überlasteten oder unterbelasteten Ressourcen führt.

Die Lösung

Um diese Probleme zu lösen, ist es wichtig, nicht nur die Kernverantwortlichkeiten, sondern auch den Gesamtumfang jeder Rolle klar zu definieren und gleichzeitig die Transparenz zwischen den Ressourcen aufrechtzuerhalten. Die Best-Practice-Methoden bieten mehrere Ebenen der Verantwortungsdelegation, um unnötigen Zeit- und Kostenaufwand während der Aktivität zu vermeiden. Transparenz der Verantwortung stellt sicher, dass das höchste Qualitätsniveau innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens erreicht wird, während der Aufwand für unnötige Bürokratie reduziert wird. Die beliebteste und am weitesten verbreitete Verantwortungs- und Rechenschaftsmatrix ist RACI und ihre bekannten Varianten RACI-VS, RACIO, RASCI. Ein viel weniger verbreiteter alternativer Ansatz ist RAPID. Obwohl RAPID oft als Gegenstück zu RACI angesehen wird, ist sein Zweck etwas anders. Um zu verstehen, was und wann welche verwendet werden sollen, klären wir zunächst ihre Bedeutung und Kernzwecke.

Wie erstellt man ein RACI-Diagramm?

Die betreffende Rolle zeichnet eine Tabelle, trägt alle Aufgaben horizontal und die Rollen vertikal ein. Danach bestimmt das Team die RACI-Werte für jede Zelle, um die Matrix zu vervollständigen. Idealerweise sollte es für eine Aufgabe genau ein „A“ geben, ein oder mehrere, aber nicht alle „Rs“ und eine gute Anzahl „Cs“ und „Is“, um die Kommunikation sicherzustellen.

Variationen von RACI

RACI-VS

RACI-VS bietet zwei zusätzliche Indikatoren, nämlich Verifizierung (V) und Sign-Off (S). Im Kern-RACI besteht die Möglichkeit, dass bei einer Aufgabe Details zur Fertigstellung fehlen. Um mögliche Mängel bei einer Aufgabe zu beheben, ermöglicht RACI-VS die Kennzeichnung der Rollen als „V“, die die Qualität und Richtigkeit einer bestimmten Aufgabe prüfen. Und um sowohl die „V“- als auch die „R“-|„A“-Rollen zu überwachen, wird es eine Rolle „S“-Sign-Off geben, die das Urteil über die Fertigstellung der Aufgabe durch Genehmigung abgibt.

RACIO (oder CAIRO)

RACIO (oder CAIRO) RACIO bietet einen zusätzlichen Teilnahmetyp „O“, der oft „Ausgelassen“ oder „Nicht beteiligt“ bedeutet. Er ermöglicht lediglich die explizite Erwähnung der Rollen, die vom Umfang einer bestimmten Aufgabe ausgeschlossen sind. Dies hilft bei der Klärung der engagierten und nicht engagierten Ressourcen in einer Aufgabe/einem Projekt.

RASCI

„S“ steht für „Support“ und ist eine Beteiligungsart, die in Bezug auf die Art der Beteiligung, z. B. Bereitstellung von Wissen und Ressourcen für eine Aufgabe/ein Projekt, der „Consult“ ähnelt, sich jedoch in der Beteiligungsdauer und den Endzielen unterscheidet. „Support“-Rollen streben die Erledigung der Aufgabe an und bleiben während des gesamten Aufgaben-/Projektzeitraums aktiv beteiligt. Die Beraterrollen verfolgen hingegen keine derartigen Ziele.

Andere Variationen

DRASCI: Es ist genau wie RASCI, hat aber einen „D-Treiber“, der die Verantwortlichkeiten zentral delegiert.
DACI: Es ersetzt „D-Treiber“ durch „R-Verantwortlicher“ in RACI. Mehr erfahren
RATSI: Es ist eine weitere Ableitung von RASCI, die die tatsächlichen „T-Task“-Ausführenden hervorhebt, die bei der detaillierten Ressourcenbewertung weiter helfen können.

Was ist RAPID?

RAPID unterscheidet sich deutlich von RACI. Es konzentriert sich auf die Zuweisung von Entscheidungsverantwortungen zwischen verschiedenen Rollen, im Gegensatz zu RACI, das rein aufgabengesteuert ist. Der Bedarf an RAPID entstand durch das Wachstum sich ständig weiterentwickelnder und zusammenarbeitender Hierarchien eines oder mehrerer Unternehmen oder Teams, in denen es mehrstufige Management- und Führungsrollen für jede einzelne Entscheidung gibt.

RAPID hat Teilnehmer, die:

R: Empfehlungen abgeben
A: Vereinbarungen treffen
P: Durchführen und umsetzen
I: Erforderliche Eingaben bereitstellen
D: Zentralisierte Entscheidungen treffen und durchsetzen

RACI vs. RAPID – Wie soll man sich entscheiden?

Trennen Sie Ihre Entscheidung NICHT davon, welches Beratungs-/Wirtschaftsprüfungsunternehmen Sie beauftragen, denn diese werden Sie aufgrund ihres unternehmensinternen Ansatzstandards zu der einen oder anderen Methode drängen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Methode Sie anwenden sollen, erstellen Sie am besten eine Pro-Kontra-Tabelle auf Grundlage Ihrer Herausforderungen/Ziele und Ihrer Unternehmensstruktur, um zu beurteilen, welche Methode Ihren Anforderungen am besten entspricht. Keine der Matrizen kann als gut oder schlecht bezeichnet werden. Die Wirksamkeit jeder einzelnen hängt vollständig von der Relevanz der Matrix in Bezug auf die Art des Projekts, der Aufgaben und der Hierarchie des Arbeitsgremiums ab. Der nächste beste Schritt besteht darin, sie mit einigen realen Aufgaben, Prozessen und Projekten zu testen, bevor Sie unternehmensweit den einen oder anderen Ansatz anwenden. Die Testphase wird schnell die Mängel jeder Methode aufzeigen.

Eine weitere wichtige Heuristik zum Verständnis der Anwendbarkeit besteht darin, die Gesamtkosten der Einführung einer bestimmten Matrix zu berechnen und sie mit Ihren Prozessmodellen zu vergleichen, um zu sehen, ob sie in Bezug auf Zeit und Geld erschwinglich ist und mehr Gutes als Schlechtes bewirken kann. RACI ist in der Regel kostengünstiger und vorteilhafter, da die Aufgabe in der Regel selten so groß und komplex ist, dass sie eine ganze Entscheidungsstruktur erfordern würde. Das bedeutet, dass RAPID bei übermäßiger Verwendung zu erheblichen Ineffizienzen bei der Entscheidungsfindung führen und die Agilität verringern kann. Außerdem sind kleine bis mittelgroße Unternehmen hauptsächlich mit der Erledigung von Aufgaben beschäftigt und nehmen selten wesentliche Änderungen in der Hierarchie vor. RAPID funktioniert nur dann besser, wenn ein gewisses Maß an Erfahrung und Fachwissen erforderlich ist, um seine Vorteile voll auszuschöpfen. Andernfalls kann es zu einer Belastung werden und enorme Gemeinkosten verursachen.

Best-Practice-Empfehlung

Es ist am besten, die gleichzeitige Einführung von zwei oder mehr völlig unterschiedlichen Matrizen zu vermeiden. Praktiker entscheiden sich in der Regel für einfachere Optionen, damit alle Teammitglieder das Gesamtbild leicht verstehen können.

RACI ist von allen Optionen die praktikabelste und erleichtert es den Führungskräften, bei Null anzufangen und zu improvisieren, um die am besten geeignete Variante zu finden. In realen Situationen weist es jedoch Mängel auf. Daher empfehlen wir, die Erweiterungen RASCI und RACI VS als Teil Ihres Verantwortungszuweisungsprogramms zu übernehmen.

Verbesserung der Rollenklarheit mit RASCI-VS in EPC

EPC unterstützt nicht nur das RACI-Verantwortungsframework, sondern auch die am häufigsten verwendeten Erweiterungen – insbesondere RASCI und RACI-VS. Das „S“ in RASCI steht für Support-Rollen – diejenigen, die nicht für die Fertigstellung verantwortlich sind, aber stark an der Fertigstellung der Aufgabe beteiligt sind. Das „VS“ in RACI-VS steht für die Rollen des Prüfers und des Unterzeichners – beide werden häufig für Qualitäts- und Compliance-Zwecke verwendet. Sie sind nicht rechenschaftspflichtig, müssen aber dennoch unterschreiben. Die grundlegende RACI-Matrix ist großartig, aber zu begrenzt, um die meisten realen Szenarien abzudecken.

EPC ermöglicht Ihnen die Definition unterschiedlicher Verantwortungs-, Rechenschafts- und Zusammenarbeitsebenen nicht nur für Prozesse und Aufgaben, sondern für alle im System verwalteten Geschäftsobjekte: Vermögenswerte, Risiken, Kontrollen, Vorschriften, Dokumente, Richtlinien, Daten usw. Dies sorgt für eine klare Eigentümerschaft für alle Geschäftsbereiche innerhalb eines zentralen Systems.

Das Festlegen der Rollenzuständigkeit und aller Ebenen Ihrer RASCI-VS-Verantwortungsmatrix Aufgabe für Aufgabe kann sehr mühsam sein. Mit EPC können Sie die gesamte RASCI-Matrix für alle Aufgaben innerhalb eines Prozesses gleichzeitig in einem einzigen benutzerfreundlichen RASCI-Matrix-Bearbeitungsmodus festlegen.

EPC bietet mehrere leicht lesbare und analysierbare Zusammenfassungen Ihrer gesamten unternehmensweiten RASCI-Verantwortungsmatrix nach Rolle, Organisation, Anlage oder Prozess. Darüber hinaus kann unser Tool „Hochrisikobereiche“ des Unternehmens hervorheben und empfehlen, in denen es Konflikte bei der Funktionstrennung (SOD) gibt.

Organisieren Sie Ihr Repository mithilfe strukturierter Hierarchien mit vererbter oder unterschiedlicher Verantwortlichkeit auf allen Ebenen.

Sobald Sie die Verantwortungsbeziehungen zwischen den verschiedenen Objekten im Repository zugewiesen haben, bietet das EPC viele automatisch generierte gemischte RASCI-VS-Swimlane- oder Matrizen-Swimlane-Maps (z. B. x – Rolle, y – Anlage) basierend auf jeder Verantwortungsebene und filtert die Lanes nach (R-Verantwortlich, A-Rechenschaftspflichtig, C-Konsultiert, I-Informiert, V-Verifizierer oder S-Unterzeichner oder einer beliebigen Mischung davon. Dies kommt Ihrem Team in zweierlei Hinsicht zugute: Erstens bietet es Ihnen die Flexibilität, denselben Inhalt basierend auf den Anforderungen verschiedener Benutzer zu analysieren, und zweitens vereinfacht es die Wartung erheblich, da Benutzer Änderungen zentral vornehmen können (z. B. Rollennamen ändern) und kein manueller Aufwand zum Aktualisieren der Maps erforderlich ist.

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