Qu’est-ce que le BPMN ?
Pour ceux qui ne connaissent pas ce terme, BPMN signifie Business Process Modeling Notation (Notation de modélisation des processus d’entreprise). En bref, BPMN est l’utilisation de symboles pour déterminer clairement le flux et les processus de l’entreprise conçus dans un diagramme de processus. Son objectif premier est d’éliminer toute confusion lors de la présentation du diagramme de processus.
La version 2.0 du BPMN (BPMN 2.0) constitue la mise à jour la plus récente de la présentation et de la communication visuelle dans un contexte BPM. Il a été développé dans le but spécifique d’établir un langage standard et commun pour la modélisation des processus d’entreprise.
Cette conception vous permet d’utiliser des symboles universels qui sont compris par les professionnels utilisant cette notation standard internationale.
BPMN 2.0 a été largement accueilli au niveau mondial comme une solution exceptionnelle pour la représentation des processus.
Objectif du BPMN
– Pour les experts techniques chargés de la mise en œuvre des activités
– Pour les analystes commerciaux chargés de la création et de l’amélioration des processus
– Pour les gestionnaires chargés du suivi et du contrôle des processus
Avantages de BPMN 2.0
– La gestion des processus d’entreprise est soutenue
– Les utilisateurs non experts disposent d’un moyen simple et intuitif de comprendre un diagramme de processus dans BPM.
– La sémantique des processus complexes est représentée facilement et dans un format lisible.
– Combler le fossé de communication entre l’équipe de conception qui crée le processus d’entreprise et l’équipe qui le met en œuvre.
– La communication bruyante est réduite entre l’exécution et la gestion et entre la conception et la mise en œuvre des processus.
– Étant donné le caractère intuitif du processus, il est très facile de faciliter l’intégration d’autres professionnels utilisant le BPM (analystes d’entreprise, personnel travaillant directement avec les processus ainsi que les gestionnaires ayant accès aux données utilisées pour contrôler et surveiller un processus.
Quel est le rapport entre l’état actuel et l’état futur et BPMN 2.0 ?
Une technique de sortie efficace pour transformer une vision en résultats consisterait à développer et à alimenter deux types de diagrammes BPMN. L’un est un diagramme “As-is” et l’autre un diagramme “To-Be”.
Le diagramme “tel quel” décrit l’état actuel de la culture, des capacités et des processus d’une organisation. Le diagramme To-Be, quant à lui, décrit l’état futur des mêmes éléments. En d’autres termes, il décrit comment la culture, les capacités et les processus de l’organisation apparaîtront à l’avenir.
L’étude des processus “As-Is” et “To-Be” permet d’identifier l’écart entre les deux. En bref, cet écart est la différence entre l’état actuel et l’état cible. Il s’agit d’informations essentielles pour tout processus d’amélioration des processus d’entreprise.
Un diagramme “en l’état” permet de déterminer exactement où des améliorations sont nécessaires et d’identifier le point de départ du changement. Le diagramme To-Be exige des analystes commerciaux qu’ils fassent preuve de créativité pour résoudre les problèmes et concevoir des processus permettant d’obtenir des résultats, souvent sur la base d’informations qui n’ont pas été vérifiées à 100 % quant à ce que l’organisation souhaite réaliser.
Lors de l’établissement de rapports sur les processus actuels et futurs, les entreprises peuvent s’attendre à.. :
– Aligner les opérations sur la stratégie de l’entreprise
– Améliorer la formation et la communication sur les processus
– Augmentation de l’efficacité opérationnelle
– Augmentation du contrôle et de la cohérence dans l’ensemble de l’organisation
– Obtenir un avantage concurrentiel
Étapes d’un processus “en l’état
Recherche
Il s’agit tout d’abord de dresser une liste de tous les produits et services afin de comprendre clairement les contours de la chaîne de valeur de l’entreprise. Une fois cette compilation effectuée, passez à l’identification de tous les processus utilisés par l’entreprise pour créer les produits et les services à chaque niveau. Classez-les par ordre chronologique.
Il est important d’entrer en contact avec toutes les personnes impliquées qui supervisent tous les aspects de chaque processus afin de créer un rapport précis.
Explication de la norme ISO 27001 : Cette norme a été élaborée par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) pour la gestion de la sécurité de l’information (ou cybersécurité). Il aide les organisations à identifier les risques et à mettre en œuvre des contrôles de sécurité de l’information pour protéger les données sensibles. La norme ISO 27001 est un cadre largement reconnu et adopté dans le monde entier.
ISO 27001:2022 ISMS : Il s’agit du cadre actualisé utilisé pour établir, mettre en œuvre, exploiter, surveiller, examiner, maintenir et améliorer le système de gestion de la sécurité de l’information d’une organisation.
Son objectif principal est de créer une approche solide et structurée pour identifier, gérer et atténuer les risques liés à la sécurité de l’information (protocoles de gestion des risques).
Il est important de ne pas tirer de conclusions basées uniquement sur les rapports d’une seule personne.
Observation directe : En plus des entretiens, prenez le temps d’observer les processus en action.
Enquêtes : Des enquêtes ou des questionnaires peuvent être envoyés aux participants au processus. C’est ici que vous recueillez les réponses formelles. Les enquêtes sont très utiles car elles vous permettent de poser des questions très précises auxquelles vous n’avez pas obtenu de réponse lors des entretiens et des observations.
Réunions de groupe: Une autre option consiste à organiser une réunion de groupe des parties prenantes afin de présenter les processus examinés et de confirmer les résultats obtenus précédemment. Il est important de se réunir souvent pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Documentation
Une fois toutes les informations recueillies lors des entretiens, vous devrez les documenter clairement dans un diagramme de processus BPMN 2.0.
Il doit identifier tous les intrants du processus, les fonctions de soutien, les descriptions détaillées des processus et, bien sûr, tous les résultats du processus.
Identifier les lacunes
Vous ne serez pas en mesure d’élaborer une conception de l’état futur sans avoir d’abord examiné en détail votre état actuel. Il est bon d’analyser cet état pour les raisons suivantes :
Goulets d’étranglement : Déterminez s’il existe des goulets d’étranglement dans vos processus et si vous pouvez en connaître la cause. Il peut s’agir d’un trop grand nombre de réunions, de retards dans les approbations ou d’un trop grand nombre de personnes impliquées dans les approbations.
Lacunes : il s’agit ici de localiser les lacunes dans le processus qui entravent le résultat ou la performance escomptés.
Faiblesses : Les bons processus peuvent être en place, mais il peut y avoir une faiblesse dans le processus existant. Un bon exemple est celui des domaines dans lesquels la communication pourrait être améliorée ou les transferts d’informations rationalisés pour plus d’efficacité.
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