S’adapter au travail dans une nouvelle normalité – L’eQMS peut aider, mais le dQMS est l’avenir !
eQMS – Système électronique de gestion de la qualité
Dans le nouveau contexte de travail hors site, qu’il soit temporaire ou permanent, planifié ou en réponse à une crise, il est presque impossible d’être en mesure d’apporter la paperasserie avec soi à tout moment. La technologie (i.e. eQMS) change rapidement la façon dont les organisations gèrent leurs processus de création, de livraison et de stockage de documents. Même dans le monde d’aujourd’hui, nous ne pouvons pas nous contenter de compter sur la productivité du papier pour garder une longueur d’avance sur la concurrence, sans parler de la réglementation et de la conformité. Le temps, l’argent, la productivité et la gouvernance sont tous affectés par un système de gestion de la qualité (SGQ) en place. Pour certaines organisations, la recherche, l’évaluation et la mise en œuvre d’un système électronique de gestion de la qualité (eQMS) est une tâche essentielle et parfois intimidante. Elle implique une modification importante des processus d’entreprise, ce qui peut prendre des mois.
Les entreprises en croissance, et en particulier celles qui cherchent à se développer, devront adopter des processus technologiques. Le facteur critique est que le choix d’un processus technologique spécifique déterminera immédiatement son succès ou son échec – choisissez votre processus judicieusement. En revanche, il serait presque parfait de disposer d’un système qui tienne automatiquement les dossiers à jour, intègre les meilleures pratiques dans le flux de travail, offre un accès facile et sécurisé aux documents, s’aligne sur la conformité réglementaire et rend la validation facile.
Toutes les organisations doivent procéder à un examen interne. Même un simple examen visant à déterminer comment les documents sont partagés, comment les mises à jour et les modifications sont traitées ou suivies, et comment les défis en matière de validation et de conformité sont relevés, permettrait d’identifier rapidement les problèmes potentiels. L’objectif est de rationaliser les procédures et les processus, d’améliorer la gestion des risques et d’accroître la visibilité des documents et des processus.
Documents papier – Un défi pour les entreprises d’aujourd’hui
Tout d’abord, il faut savoir qu’aucune entreprise ne peut se passer à 100 % du papier. Un système de gestion de la qualité en ligne est là pour gérer tous les documents, mais certains documents temporels, contractuels, juridiques, financiers ou médicaux devront être conservés sur papier. Selon que votre entreprise utilise ou non des signatures numériques, la copie papier sera toujours archivée électroniquement et stockée en toute sécurité.
Pour le reste des processus opérationnels, même les réunions peuvent devenir un défi en raison de la paperasserie. Imaginez la plupart de vos réunions hors site et hybrides (à la fois hors et sur site). Sans système de gestion de la qualité, la préparation, la collecte et la présentation des données sont fastidieuses, car chaque participant hors site devra recevoir la même documentation. En outre, aucun participant à la réunion ne recevra de données en temps réel, car la documentation présentée à chaque personne est un instantané du moment où l’information a été enregistrée. La distribution de documents à jour peut rapidement freiner le travail d’équipe et la collaboration à ces fins. L’édition de documents critiques pour s’assurer qu’ils sont exacts et à jour est un défi dans un environnement non soumis à un système de gestion de la qualité. Bien que les solutions de base puissent stocker des données électroniques (Google Drive, Dropbox, etc.), en ce qui concerne le contrôle des versions, la validation et la conformité réglementaire (par exemple, l’industrie médicale FDA 21 CFR Part 11), aucun de ces systèmes n’offrira le suivi de haut niveau qu’un système de gestion de la qualité électronique fournira.
La précision des audits
Toute organisation gérant la qualité doit être prête à faire l’objet d’un audit à tout moment. Sans un système de gestion de la qualité électronique, la préparation de ce processus peut être longue et laborieuse et il est pratiquement impossible de s’y conformer. La documentation papier se perd et, au moment le plus inopportun, cela peut être une source d’embarras ou le début d’une recherche d’autres documents qui ne faisaient pas partie de l’audit.
L’absence de contrôle des documents peut coûter beaucoup de temps, ce qui représente une perte de temps précieuse dont les dirigeants doivent être conscients au quotidien. Même en envoyant simplement un document par courrier électronique, cela peut créer des problèmes majeurs.
Imaginez que vous envoyiez un document par courrier électronique à une ou plusieurs parties prenantes pour signature. Il doit passer par de nombreuses boîtes de réception (des parties prenantes ou de leurs assistants, etc.) avant d’être envoyé à la suivante. Une signature manquante signifie que le processus est retardé. Les systèmes de classement ad hoc sont rarement validés et constituent un fardeau au moment de l’audit.
Avec les systèmes de gestion de la qualité en ligne, vous générez la documentation à signer et vous informez les personnes qui doivent autoriser ou signer numériquement. Chacun d’entre eux cliquera pour approuver ou signer le document qui se trouve en toute sécurité dans un espace unique du référentiel.
Toute organisation gérant la qualité doit être prête à faire l’objet d’un audit à tout moment.
Réglementation et conformité
C’est un fait que les changements réglementaires surviennent à une fréquence spécifique au cours d’une année. Il s’agit d’une étape positive qui permettra aux organisations de conserver une longueur d’avance sur de nombreux facteurs de conformité majeurs. Ce qui est préoccupant, c’est de savoir si une organisation qui travaille dans une discipline ou une industrie très réglementée peut suivre les changements sans avoir mis en place un système de gestion de la qualité électronique (eQMS).
Il faut du temps et des efforts pour rester en conformité, en particulier dans les secteurs financiers, médicaux ou autres organismes gouvernementaux soumis à la réglementation fédérale.
Grâce à une mise en œuvre planifiée, une organisation peut s’adapter très facilement aux changements réglementaires avec un système de gestion de la qualité électronique (eQMS). Le contrôle des versions, l’audit, le temps gagné pour obtenir la documentation à soumettre aux autorités ne sont que quelques exemples de la force d’un système de gestion de la qualité en ligne dans le maintien de la conformité.
Les documents électroniques ne suffisent pas, l’avenir est numérique (DQMS) !
La conversion de documents papier au format électronique et leur stockage dans un dossier ne font que reproduire le même processus manuel qui a créé les problèmes initiaux en matière de contrôle et de continuité des documents. En peu de temps, ces documents deviendront obsolètes et devront être mis à jour manuellement sans qu’aucune trace de changement n’apparaisse. Il existe de multiples versions qui peuvent constituer une responsabilité majeure pour l’organisation si elles sont livrées accidentellement à des clients.
Le Digital QMS (dQMS) assure la cohérence, la continuité et la gestion des données alignées sur l’industrie 4.0 et tous ses avantages : convivialité, analyse, visibilité…, le tout intégré dans une plateforme d’IA (intelligence artificielle).
SMQ numérique – Gérez les données et non les documents !
Les systèmes de gestion de la qualité sur papier sont dépassés et ne peuvent répondre aux exigences technologiques actuelles des autres systèmes utilisés par les partenaires, les fournisseurs, les auditeurs, les agences gouvernementales, etc. Reconnaître la nécessité d’organiser et de sécuriser votre documentation pour les travailleurs sur site et à distance est un premier pas dans la bonne direction.
Un SGQD entraînera une normalisation de toutes les fonctions et de tous les silos réglementaires, offrant aux employés une source de vérité unique et crédible pour toute documentation spécifique. Par exemple, toute modification externe d’un document réglementaire serait automatiquement signalée au système et déclencherait des révisions de la documentation sur la qualité. La documentation critique est ainsi conservée dans sa version la plus récente, directement à la source, sans qu’aucune autre forme de cette documentation ne devienne disponible et ne constitue une responsabilité potentielle pour l’organisation. Le passage à un système numérique de gestion de la qualité implique de repenser la manière dont vos employés interagissent avec les procédures opératoires normalisées, les documents d’entreprise et les documents juridiques, pour n’en citer que quelques-uns. Ce qui était autrefois un processus fastidieux pour maintenir le contrôle des documents, devient maintenant un processus intuitif grâce à une interface numérique transparente, en plus d’un gain de temps considérable pour les mises à jour manuelles.
Une communication transparente, l’amélioration continue et l’agilité sont autant d’avantages que votre organisation peut tirer de l’intégration d’une approche basée sur les données dQMS, préparant ainsi le terrain pour la transformation numérique de l’industrie 4.0. En gérant le contenu comme des fragments de données, notre plateforme peut traiter ces données au sein de modèles d’IA (intelligence artificielle) pour non seulement assurer la conformité, mais aussi pour être proactif plutôt que réactif aux changements du marché et vous permettre de pivoter plus rapidement que vos concurrents !
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