Adaptarse al trabajo en una nueva normalidad: eQMS puede ayudar, pero dQMS es el futuro.
eQMS – Sistema Electrónico de Gestión de la Calidad
En una nueva normalidad de tener que trabajar fuera de las instalaciones, ya sea de forma temporal o permanente, planificada o en respuesta a una crisis, es casi imposible estar en condiciones de “llevar el papeleo contigo” con éxito en todo momento. La tecnología (es decir, el eQMS) está cambiando rápidamente la forma en que las organizaciones gestionan sus procesos de creación, entrega y almacenamiento de documentos. Incluso en el mundo actual, no podemos confiar únicamente en la productividad real del papel para mantenernos por delante de la competencia, por no hablar de la normativa y el cumplimiento. El tiempo, el dinero, la productividad y la gobernanza se ven afectados por cualquier sistema de gestión de la calidad (SGC) implantado. Para algunas organizaciones, localizar, examinar e implantar un Sistema Electrónico de Gestión de la Calidad (eQMS) es una perspectiva crítica y a veces intimidatoria para ellas. Implica un cambio significativo en los procesos empresariales, y eso puede llevar meses.
Las empresas en crecimiento, y especialmente las que pretenden expandirse, tendrán que adoptar procesos tecnológicos. El factor crítico es que la elección de un proceso tecnológico concreto determinará su éxito o fracaso de forma inmediata: elige bien tu proceso. Por otro lado, disponer de un sistema que mantenga los registros actualizados automáticamente, que incorpore las mejores prácticas al flujo de trabajo, que proporcione un acceso fácil y seguro a los documentos, que cumpla todas las normativas y que facilite la validación sería casi perfecto.
Todas las organizaciones necesitan hacer una revisión interna. Incluso una básica para determinar cómo se comparten los documentos, cómo se gestionan o rastrean las actualizaciones y los cambios, y cómo se afrontan los retos de validación y cumplimiento, identificaría rápidamente posibles problemas. El objetivo aquí sería racionalizar los procedimientos y procesos, mejorar la gestión de riesgos y aumentar la visibilidad de los documentos y procesos.
Documentos en papel – Un reto en la empresa actual
Abordemos primero el hecho de que ninguna empresa va a prescindir del papel al 100%. Un eQMS sirve para gestionar todos los documentos, pero habrá documentos temporales, contractuales, legales, financieros o médicos que deberán conservarse en papel. Dependiendo de si tu empresa emplea firmas digitales, la copia impresa seguirá archivándose electrónicamente y almacenándose de forma segura.
Para el resto de los procesos empresariales, incluso las reuniones pueden convertirse en un reto con el papeleo. Imagina la mayoría de tus reuniones presenciales e híbridas (tanto presenciales como no presenciales). Sin el eQMS, la preparación, recopilación y presentación de datos es engorrosa, ya que cada asistente fuera de las instalaciones tendrá que recibir la misma documentación. Además, nadie en la reunión estará recibiendo datos en tiempo real, ya que la documentación que cada uno tiene delante es una instantánea del momento en que se registró la información. La distribución de documentos actualizados puede entorpecer rápidamente el trabajo en equipo y la colaboración a estos efectos. La cuestión de editar documentos críticos para garantizar que son precisos y están actualizados es un reto en un entorno sin SGC. Aunque las soluciones básicas pueden almacenar electrónicamente (Google Drive, Dropbox, etc.), cuando se trata del control de versiones, la validación y el cumplimiento normativo (por ejemplo, la industria médica FDA 21 CFR Parte 11, ninguno de esos sistemas ofrecerá el seguimiento de alto nivel que proporcionará un eQMS.
La exactitud de las auditorías
Toda organización gestionada con calidad debe estar preparada para las auditorías en todo momento. Sin un SGCe, esto puede ser un proceso largo y laborioso de preparar y casi imposible de cumplir. La documentación en papel se perderá, y en el momento más inoportuno, esto puede suponer una vergüenza o el inicio de la búsqueda de más documentación que antes no formaba parte de la auditoría.
La falta de control de los documentos puede costar mucho tiempo, lo que merma el preciado bien del que los dirigentes deben ser conscientes a diario. Incluso con el simple envío de un documento por correo electrónico, esto puede crear problemas importantes.
Imagina que envías un documento por correo electrónico a una o varias partes interesadas para que lo firmen. Tiene que pasar por muchas bandejas de entrada (del interesado o de su asistente, etc.) antes de ser enviado a la siguiente. Si falta una firma, el proceso se retrasa. Los sistemas de archivo ad hoc rara vez reciben validación y crearán una carga en el momento de la auditoría.
Con los sistemas eQMS, generarás la documentación para su firma y notificarás a quienes deban autorizarla/firmarla digitalmente. Cada uno hará clic para aprobar o firmar el documento que se encuentra de forma segura en un único espacio del repositorio.
Toda organización gestionada con calidad debe estar preparada para las auditorías en todo momento
Normativa y cumplimiento
Es un hecho que los cambios normativos se producirán con una frecuencia determinada a lo largo de un año. Se trata de un paso positivo para mantener a las organizaciones por delante en muchos de los principales factores de cumplimiento. Lo que preocupa es si una organización que pertenece a una disciplina o industria muy regulada puede seguir con éxito el ritmo de los cambios sin disponer de un SGCe.
Se necesita tiempo y esfuerzo para seguir cumpliendo las normas, especialmente en organismos financieros, médicos u otros organismos gubernamentales regulados por el gobierno federal.
Con una implantación planificada, una organización puede adoptar los cambios normativos muy fácilmente con un SGCe. El control de versiones, las auditorías, el tiempo que se ahorra en conseguir la documentación que hay que presentar a las autoridades son sólo algunos ejemplos de la fuerza de un SGCe para mantener la conformidad.
Los documentos electrónicos no bastan, ¡el futuro es digital (DQMS)!
Convertir los documentos en papel a formato electrónico y almacenarlos en una carpeta simplemente copia el mismo proceso manual que creó los problemas originales en primer lugar, en relación con el control y la continuidad de los documentos. En poco tiempo, estos documentos quedarán obsoletos y se actualizarán manualmente sin que quede constancia del cambio. Existirán múltiples versiones que pueden suponer una gran responsabilidad para la organización si se entregan accidentalmente a clientes.
El SGC digital (SGCd) proporciona coherencia, continuidad y gestión de datos alineados con la industria 4.0 y todas sus ventajas: usabilidad, análisis, visibilidad, etc., todo ello integrado en una plataforma de IA (inteligencia artificial).
SGC digital – ¡Gestiona datos, no documentos!
Los SGC en papel son un sistema anticuado que no puede cumplir los requisitos tecnológicos actuales de otros sistemas utilizados por socios, proveedores, auditores, organismos gubernamentales, etc. Reconocer la necesidad de organizar y asegurar tu documentación para los trabajadores in situ y a distancia es un gran primer paso en la dirección correcta.
Un dQMS propiciará la normalización en todas las funciones y silos normativos, proporcionando a los empleados una única fuente de verdad creíble en cualquier documentación específica. Por ejemplo, cualquier cambio externo en un documento normativo marcaría automáticamente el sistema y desencadenaría revisiones de la documentación de calidad. Esto mantendrá la documentación crítica en su versión más actual, justo en la fuente, sin que ninguna otra forma de esa documentación esté disponible y suponga una responsabilidad potencial para la organización. Pasar a un Sistema Digital de Gestión de la Calidad significa volver a imaginar cómo interactuarán tus empleados con los PNT, la documentación corporativa y legal, por nombrar algunos. Lo que antes era un proceso tedioso para mantener el control de los documentos, ahora se convierte en un proceso intuitivo a través de una interfaz digital sin fisuras, además de un importante ahorro de tiempo de actualización manual.
La comunicación transparente, la mejora continua y la agilidad son ventajas para tu organización al integrar un enfoque dQMS basado en datos, que prepara el terreno para la transformación digital de la industria 4.0. Al gestionar el contenido como fragmentos de datos, nuestra plataforma puede procesar esos datos dentro de modelos de IA (inteligencia artificial) no sólo para garantizar el cumplimiento, sino para ser proactivos frente a los cambios del mercado y permitirte pivotar más rápido que tus competidores.
