Sistema de gestión electrónica de la calidad (eQMS): cohesión trabajando a distancia
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Adapting to Work in a New Normal” _builder_version=”3.29.2″ background_color=”#ffffff” min_height=”843px” custom_margin=”8px|||||” custom_padding=”18px||18px||true|false” custom_padding_phone=”0px||0px||true|false” collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″ max_width=”1170px”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text admin_label=”eQMS dQMS article” _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56″ header_3_font_size=”28px”]Adaptarse al trabajo en una nueva normalidad – eQMS puede ayudar, ¡pero dQMS es el futuro!
Con la nueva normalidad de tener que trabajar fuera de la empresa, ya sea de forma temporal o definitiva, planificada o en respuesta a una crisis, es casi imposible estar en condiciones de “emporter la paperasse” en cualquier momento. La tecnología (c.-à-d. EQMS) cambia rápidamente la forma en que las organizaciones gestionan sus procesos de creación, distribución y almacenamiento de documentos. Incluso en el mundo de hoy, no podemos simplemente confiar en la productividad real del papel para seguir avanzando en la competencia, sin hablar de la reglamentación y la conformidad. El tiempo, el dinero, la productividad y la gobernanza se ven afectados por cualquier sistema de gestión de la calidad (SMQ) implantado. Para algunas organizaciones, la localización, la verificación y la puesta en marcha de un sistema de gestión electrónica de la calidad (eQMS) es una perspectiva crítica y a veces intimidante para ellas. Esto implica un cambio importante en el proceso judicial, y puede llevar meses.
Las empresas en crecimiento, y en particular las que pretenden desarrollarse, deben adoptar procesos tecnológicos. El factor crítico es que la elección de un proceso tecnológico específico determinará inmediatamente su éxito o su fracaso: elige tu proceso con criterio. Sin embargo, la ventaja de disponer de un sistema que mantenga al día los registros de forma automática, integre las mejores prácticas en el flujo de trabajo, proporcione un acceso fácil y seguro a los documentos, se ajuste a todas las normativas y permita la validación sin esfuerzo, es casi la perfección.
Todas las organizaciones deben realizar un examen interno. Incluso un elemento básico para determinar cómo se reparten los documentos, cómo se llevan a cabo o se siguen las actualizaciones y modificaciones, y cómo se resuelven los problemas de validación y conformidad, permite identificar rápidamente los problemas potenciales. El objetivo es racionalizar los procedimientos y procesos, mejorar la gestión de los riesgos y aumentar la visibilidad de los documentos y procesos.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Paper Documents A Challenge in Todays Business” _builder_version=”3.29.2″ background_color=”#002d56″ background_image=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/classified-2651347_1920.jpg” background_blend=”darken” custom_margin=”-2px|||||” custom_padding=”||||false|false” collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#ffffff” header_text_color=”#ffffff” header_2_text_color=”#ffffff” custom_margin=”|15px||15px|false|false” custom_padding=”0px|||||”]Documents papier – Un défi dans les affaires d’aujourd’hui
Comenzamos por el hecho de que ninguna empresa puede pasar al 100% sin papel. Un eQMS está ahí para gestionar todos los documentos, pero hay tiempo, contratos, documentos jurídicos, financieros o médicos que deben conservarse en papel. Si tu empresa utiliza firmas electrónicas, la copia en papel se archivará electrónicamente y se almacenará con total seguridad.
Para el resto de procesos, incluso las reuniones pueden convertirse en un problema de papelería. Imagina la mayor parte de tus reuniones fuera del sitio e híbridas (tanto dentro como fuera del sitio). Sin el eQMS, la preparación de la recogida y presentación de datos es fastidiosa, ya que cada participante fuera de la sede debe recibir la misma documentación. Además, la persona que asiste a la reunión no recibe datos en tiempo real, ya que la documentación que se presenta a cada persona es una instantánea de la hora a la que se ha registrado la información. Una distribución de documentos al día puede liberar rápidamente el trabajo de equipo y la colaboración a estos fines. La cuestión de la edición de los documentos críticos para garantizar que son exactos y actuales es un reto en un entorno no EQMS. Aunque las soluciones de base pueden almacenarse electrónicamente (Google Drive, Dropbox, etc.), en lo que respecta al control de versiones, la validación y la conformidad normativa (por ejemplo, la industria médica FDA 21 CFR parte 11 ), ninguno de estos sistemas ofrece el seguimiento de alto nivel que proporciona un eQMS.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”off|desktop” admin_label=”The Accuracy of Audits” _builder_version=”3.29.2″ custom_padding=”28px||28px||true|false” custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″ max_width=”1170px” custom_padding=”12px|30px|14px|30px|false|true”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56″ header_3_font_size=”28px” background_color=”#ffffff” custom_padding=”||||false|false”]La precisión de las auditorías
Toda organización guiada por la calidad debe estar preparada para una auditoría en cualquier momento. Sin eQMS, puede ser un proceso muy largo prepararse para lo que es prácticamente imposible conformarse. La documentación en papel se perderá y, en el momento más inoportuno, puede ser un obstáculo o el inicio de una búsqueda de documentación complementaria que hasta ahora no formaba parte de la auditoría.
La falta de control de los documentos puede costar mucho tiempo, que se pierde en la précieuse marchandise dont les dirigeants doivent être conscients au quotidien. Aunque se envíe simplemente un documento por correo electrónico, pueden surgir problemas graves.
Imagina que envías un documento por correo electrónico a una o varias partes interesadas para que lo firmen. Deberá pasar por varios mostradores de recepción (la parte anterior o su ayudante, etc.) antes de ser enviado al siguiente. Una firma irregular significa que el proceso se ha retrasado. Los sistemas de clasificación ad hoc rara vez reciben una validación y crean un vacío en el momento de la auditoría.
Con los sistemas eQMS, generas la documentación para la firma y avisas a quienes deban autorizarla/firmarla numéricamente. Haz clic para aprobar o firmar el documento que se encuentra de forma totalmente segura en un único espacio de referencia.[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_3,1_3,1_3″ disabled_on=”on|off|off” admin_label=”Chaque organisation gérée par la qualité” _builder_version=”3.29.2″ custom_padding=”||5px|||”][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_blurb use_icon=”on” font_icon=”%%123%%” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_blurb][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_blurb _builder_version=”3.29.2″ text_orientation=”center” inline_fonts=”Verdana”]
Cada organización reconocida por su calidad debe estar preparada para la auditoría en cualquier momento.
[/et_pb_blurb][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”off|desktop” admin_label=”Regulations and Compliance” _builder_version=”3.29.2″ use_background_color_gradient=”on” background_color_gradient_start=”rgba(0,45,86,0.9)” background_color_gradient_end=”rgba(0,45,86,0.9)” background_color_gradient_overlays_image=”on” background_image=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2025/06/office-4249390_1920.jpg” custom_padding=”||||false|false” custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ collapsed=”off”][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ _builder_version=”3.29.2″ max_width=”1170px”][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#ffffff” text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_align=”left” header_3_text_color=”#ffffff” header_3_font_size=”28px” custom_margin=”||||false|false” custom_padding=”||0px||false|false”]Normativa y conformidad
Es un hecho que los cambios normativos se producen con una frecuencia específica en el transcurso de un año. Se trata de un paso positivo para mantener a las organizaciones a la vanguardia en muchos factores de conformidad importantes. Lo preocupante es saber si una organización perteneciente a una disciplina o a un sector muy regulado puede seguir con éxito los cambios sin un SGCe implantado.
Hay que dedicar tiempo y esfuerzos a mantener la conformidad, sobre todo en los organismos financieros, médicos y otros organismos gubernamentales sujetos a la legislación federal.
Con una puesta en práctica planificada, una organización puede adoptar muy fácilmente los cambios normativos con un eQMS. Control de versión, auditoría, ganancia de tiempo para asegurar la documentación que hay que entregar a las autoridades no son más que algunos ejemplos de la fuerza de un eQMS para mantener la conformidad.[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_image src=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/Regulations-and-Compliance.jpg” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”off|desktop” admin_label=”Storing Electronic Documents” _builder_version=”3.29.2″ background_enable_image=”off” custom_padding=”||||false|false” custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ collapsed=”off”][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_text_color=”#000000″ header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_align=”left” header_3_text_color=”#ffffff” header_3_font_size=”28px” custom_margin=”||||false|false” custom_padding=”||0px||false|false”]
Los documentos electrónicos no son suficientes, el futuro es digital (DQMS).
La conversión de documentos en papel a formato electrónico y su almacenamiento en un expediente copia simplemente el mismo proceso manual que originó los problemas originales en primer lugar en lo relativo al control y la continuidad de los documentos. Al cabo de poco tiempo, estos documentos quedarán obsoletos y se actualizarán manualmente sin registro de cambios. Existen varias versiones que pueden constituir una responsabilidad mayor para la organización en caso de entrega accidental a clientes o usuarios.
El SGC digital (SGCd) ofrece coherencia, continuidad y gestión de datos alineados con la industria 4.0 y todas sus ventajas: convivencia, análisis, visibilidad, etc., todo ello integrado en una plataforma de AI (inteligencia artificial).
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_image src=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/Digital-QMS.jpg” alt=”eqms” admin_label=”eqms” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text admin_label=”Digital QMS – Manage Data not Documents” _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”Poppins|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56 ” header_3_font_size=”28px” width=”100%” min_height=”239px” custom_padding=”|0px||0px||”]Digital QMS – ¡Gérez les données et non les documents!
Las SMQ sobre papel son un sistema deficiente que no puede responder a las exigencias tecnológicas actuales de otros sistemas utilizados por los socios, los proveedores, los auditores, los organismos gubernamentales, etc. Reconocer la necesidad de organizar y asegurar tu documentación para los trabajadores in situ y a distancia es un primer paso importante en la buena dirección.
Un dQMS conlleva la normalización de todas las funciones y de los silos normativos, proporcionando a los empleados una fuente de información única y creíble en toda la documentación específica. Por ejemplo, cualquier modificación externa que se haga en un documento normativo señalizará automáticamente al sistema y anunciará revisiones de la calidad de la documentación. Esto permite conservar la documentación crítica en su versión más reciente, sin que ninguna otra forma de esta documentación esté disponible ni suponga una responsabilidad potencial para la organización. Pasar a un sistema de gestión de la calidad numérico significa revisar la forma en que tus empleados interactúan con los PNT, la documentación de la empresa y la documentación jurídica, para no nombrar más que a unos pocos. Lo que antes era un proceso engorroso para mantener el control de los documentos, ahora es un proceso intuitivo gracias a una interfaz numérica transparente, además de una ganancia de tiempo significativa en la puesta al día manual.
La comunicación transparente, la mejora continua y la agilidad son todas ventajas para tu organización al integrar un enfoque basado en los datos dQMS, abriendo el camino a la transformación digital de la industria 4.0. Al recopilar el contenido en forma de fragmentos de datos, nuestra plataforma puede tratar estos datos en modelos de IA (inteligencia artificial) no sólo para garantizar la conformidad, sino también para ser proactiva y no reactiva ante los cambios del mercado y permitirte girar más rápidamente que tus competidores.
[/et_pb_text][et_pb_image src=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/Digital-QMS-1.png” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”on|desktop” module_id=”Trynow” _builder_version=”3.22″ background_color=”#002d56″ custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ custom_padding_phone=”” transparent_background=”off” padding_mobile=”off” make_fullwidth=”off” use_custom_width=”off” width_unit=”on”][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ padding_mobile=”off” column_padding_mobile=”on” disabled_on=”off|off|off” _builder_version=”3.25″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat” make_fullwidth=”off” use_custom_width=”off” width_unit=”off”][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.25″ custom_padding=”|||” custom_padding__hover=”|||”][et_pb_text disabled_on=”on|off|off” module_id=”Trynow” _builder_version=”3.29.2″ background_size=”initial” background_position=”top_left” background_repeat=”repeat” background_layout=”dark” use_border_color=”off”]
