Elektronisches Qualitätsmanagementsystem (eQMS): Kohärenz bei Fernarbeit
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Adapting to Work in a New Normal” _builder_version=”3.29.2″ background_color=”#ffffff” min_height=”843px” custom_margin=”8px|||||” custom_padding=”18px||18px||true|false” custom_padding_phone=”0px||0px||true|false” collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″ max_width=”1170px”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text admin_label=”eQMS dQMS article” _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56″ header_3_font_size=”28px”]Anpassung an die Arbeit in einer neuen Normalität – eQMS kann helfen, aber dQMS ist die Zukunft!
In einer neuen Normalität der Arbeit außerhalb des Büros, sei es vorübergehend oder endgültig, geplant oder als Reaktion auf eine Krise, ist es fast unmöglich, jederzeit in der Lage zu sein, die Papiermasse zu bearbeiten. Die Technologie (z.B. EQMS) verändert schnell die Art und Weise, wie Organisationen ihre Prozesse der Erstellung, des Vertriebs und der Lagerung von Dokumenten gestalten. Même dans le monde d’aujourd’hui, nous ne pouvons pas simplement nous fier à la productivité réelle du papier pour rester en avance sur la concurrence, sans parler de la réglementation et de la conformité. Zeit, Geld, Produktivität und Verwaltung sind von jedem Qualitätsmanagementsystem (SMQ), das Sie einsetzen, betroffen. Für manche Unternehmen ist die Lokalisierung, Überprüfung und Einführung eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) eine kritische und manchmal auch einschüchternde Perspektive für sie. Dies bedeutet eine wichtige Veränderung in den Abläufen, und das kann einige Monate dauern.
Unternehmen, die im Wachstum begriffen sind, und insbesondere solche, die sich weiterentwickeln wollen, müssen technologische Prozesse anwenden. Der kritische Punkt ist, dass die Wahl eines bestimmten technologischen Prozesses sofort den Erfolg oder den Misserfolg bestimmt – wählen Sie Ihren Prozess mit Bedacht. Der Vorteil eines Systems, das die Eintragungen automatisch auf dem neuesten Stand hält, die besten Praktiken im Arbeitsfluss berücksichtigt, einen einfachen und sicheren Zugang zu den Dokumenten bietet, sich an alle gesetzlichen Vorschriften anpasst und die Validierung ohne Aufwand ermöglicht, ist jedoch nahezu perfekt.
Alle Organisationen müssen eine interne Prüfung ablegen. Même un élément basique pour déterminer comment les documents sont partagés, comment les mises à jour et les modifications sont gérées ou suivies, et comment les défis de validation et de conformité sont relevés, permettrait d’identifier rapidement les problèmes potentiels. Ziel ist es, die Verfahren und Prozesse zu rationalisieren, das Risikomanagement zu verbessern und die Sichtbarkeit von Dokumenten und Prozessen zu erhöhen.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ admin_label=”Paper Documents A Challenge in Todays Business” _builder_version=”3.29.2″ background_color=”#002d56″ background_image=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/classified-2651347_1920.jpg” background_blend=”darken” custom_margin=”-2px|||||” custom_padding=”||||false|false” collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#ffffff” header_text_color=”#ffffff” header_2_text_color=”#ffffff” custom_margin=”|15px||15px|false|false” custom_padding=”0px|||||”]Dokumente auf Papier – Ein Fehler in der heutigen Geschäftswelt
Commençons par le fait qu’aucune entreprise ne passa à 100% sans papier. Ein eQMS ist da, um alle Dokumente zu verwalten, aber es gibt auch Zeit, Verträge, juristische, finanzielle oder medizinische Dokumente, die auf Papier aufbewahrt werden müssen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen nummerische Signaturen verwendet, wird die Papierkopie immer elektronisch archiviert und sicher aufbewahrt.
Auch für den Rest der Geschäftsprozesse können die Versammlungen zu einem Papierfehler werden. Stellen Sie sich vor, dass ein Großteil Ihrer Versammlungen außer Haus und gemischt stattfindet (sowohl außer Haus als auch vor Ort). Ohne eQMS ist die Vorbereitung der Datenerfassung und -präsentation sehr zeitaufwändig, da jeder Teilnehmer vor Ort die gleiche Dokumentation erhalten muss. Außerdem erhält die Person, die an dem Treffen teilnimmt, keine Daten in Echtzeit, denn die Dokumentation, die jeder Person vorgelegt wird, ist eine Momentaufnahme der Zeit, in der die Informationen erfasst wurden. Eine Verteilung von aktuellen Dokumenten kann die Arbeit und die Zusammenarbeit zu diesem Zweck schnell befreien. Die Frage der Edition kritischer Dokumente, um sicherzustellen, dass sie exakt und aktuell sind, ist ein Problem in einem Umfeld, in dem es kein eQMS gibt. Auch wenn die Basislösungen elektronisch gespeichert werden können (Google Drive, Dropbox usw.), so bietet doch keines dieser Systeme in Bezug auf Versionskontrolle, Validierung und Gesetzeskonformität (z.B. FDA 21 CFR partie 11 für die medizinische Industrie) eine Überwachung auf höchstem Niveau, wie sie ein eQMS bietet.
[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”off|desktop” admin_label=”The Accuracy of Audits” _builder_version=”3.29.2″ custom_padding=”28px||28px||true|false” custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ collapsed=”off”][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″ max_width=”1170px” custom_padding=”12px|30px|14px|30px|false|true”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56″ header_3_font_size=”28px” background_color=”#ffffff” custom_padding=”||||false|false”]Die Genauigkeit der Audits
Jede qualitätsgeprüfte Organisation muss jederzeit für ein Audit bereit sein. Ohne eQMS kann dies ein extrem langer Prozess sein, um sich darauf vorzubereiten, dass es praktisch unmöglich ist, sich anzupassen. Die Papierdokumentation ist überflüssig, und im ungünstigsten Moment kann dies eine Peinlichkeit oder der Beginn einer Nachforschung nach zusätzlicher Dokumentation sein, die bisher noch nicht Teil der Prüfung war.
Die fehlende Kontrolle der Dokumente kann viel Zeit kosten – eine Belastung für den wichtigen Markt, den die Verantwortlichen im Alltag bewältigen müssen. Auch wenn Sie nur ein elektronisches Dokument per Kurier versenden, kann dies zu großen Problemen führen.
Imaginez envoyer un document par e-mail à une ou plusieurs parties prenantes pour signature. Er muss mehrere Empfangsstellen passieren (die erste Partei oder deren Assistentin usw.), bevor er an den nächsten Empfänger weitergeleitet wird. Eine fehlende Signatur bedeutet, dass der Prozess verzögert ist. Ad-hoc-Klassifizierungssysteme werden nur selten validiert und führen zum Zeitpunkt der Prüfung zu einem unangenehmen Ergebnis.
Mit dem eQMS-System können Sie die Dokumentation für die Signatur erstellen und denjenigen, die sie autorisieren/unterschreiben möchten, mitteilen. Jeder klickt auf das Dokument, das sich in einem einzigen Bereich des Referenzrahmens befindet, um es zu genehmigen oder zu unterzeichnen.[/et_pb_text][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row column_structure=”1_3,1_3,1_3″ disabled_on=”on|off|off” admin_label=”Chaque organisation gérée par la qualité” _builder_version=”3.29.2″ custom_padding=”||5px|||”][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_blurb use_icon=”on” font_icon=”%%123%%” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_blurb][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_3″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_blurb _builder_version=”3.29.2″ text_orientation=”center” inline_fonts=”Verdana”]
Jede qualitätsgeprüfte Organisation muss jederzeit für ein Audit bereit sein.
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Es ist eine Tatsache, dass die Änderungen der Rechtsvorschriften im Laufe eines Jahres mit einer bestimmten Häufigkeit eintreten werden. Es geht um eine positive Entwicklung, um die Organisationen in Bezug auf zahlreiche wichtige Aspekte der Konformität auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist wichtig zu wissen, ob eine Organisation, die einer bestimmten Disziplin oder einem streng regulierten Sektor angehört, die Veränderungen ohne ein eQMS erfolgreich bewältigen kann.
Sie brauchen Zeit und Mühe, um konform zu bleiben, insbesondere in den Finanz-, Gesundheits- und anderen Regierungsorganen, die der Bundesgesetzgebung unterliegen.
Mit einem geplanten Einsatz kann eine Organisation die Änderungen der Vorschriften mit einem eQMS sehr leicht übernehmen. Versionskontrolle, Audit, Zeitgewinn für die Sicherung der Dokumentation, die den Behörden vorzulegen ist, sind nur einige Beispiele für die Kraft eines eQMS zur Aufrechterhaltung der Konformität.[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_image src=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/Regulations-and-Compliance.jpg” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][/et_pb_section][et_pb_section fb_built=”1″ custom_padding_last_edited=”off|desktop” admin_label=”Storing Electronic Documents” _builder_version=”3.29.2″ background_enable_image=”off” custom_padding=”||||false|false” custom_padding_tablet=”50px|0|50px|0″ collapsed=”off”][et_pb_row column_structure=”1_2,1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_text_color=”#000000″ header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”|700|||||||” header_3_text_align=”left” header_3_text_color=”#ffffff” header_3_font_size=”28px” custom_margin=”||||false|false” custom_padding=”||0px||false|false”]
Elektronische Dokumente reichen nicht aus, die Zukunft ist nummerisch (DQMS)!
Die Konvertierung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format und ihre Speicherung in einem Dossier entspricht einfach dem gleichen Prozess, der die ursprünglichen Probleme in Bezug auf die Kontrolle und die Kontinuität der Dokumente verursacht hat. Dans un court laps de temps, ces documents deviendront obsolètes et seront mis à jour manuellement sans enregistrement de changement. Es gibt mehrere Versionen, für die das Unternehmen bei versehentlicher Übergabe an einen Kunden oder eine Kundin die Hauptverantwortung übernehmen kann.
Digitales QMS (dQMS) bietet Kohärenz, Kontinuität und Verwaltung von Daten, die auf die Industrie 4.0 ausgerichtet sind, sowie alle ihre Vorteile: Kommunikation, Analyse, Sichtbarkeit usw., alles integriert in eine IA-Plattform (künstliche Intelligenz).
[/et_pb_text][/et_pb_column][et_pb_column type=”1_2″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_image src=”https://www.interfacing.com/wp-content/uploads/2020/04/Digital-QMS.jpg” alt=”eqms” admin_label=”eqms” _builder_version=”3.29.2″][/et_pb_image][/et_pb_column][/et_pb_row][et_pb_row _builder_version=”3.29.2″][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”3.29.2″][et_pb_text admin_label=”Digital QMS – Manage Data not Documents” _builder_version=”3.29.2″ text_text_color=”#000000″ text_font_size=”18px” text_line_height=”1.8em” header_2_font=”Poppins|700|||||||” header_2_text_color=”#002d56 ” header_2_font_size=”28px” header_3_font=”Poppins|700|||||||” header_3_text_color=”#002d56 ” header_3_font_size=”28px” width=”100%” min_height=”239px” custom_padding=”|0px||0px||”]Digitales QMS – Geben Sie die Daten und nicht die Dokumente weiter!
Die SMQ auf Papier sind ein unausgereiftes System, das den aktuellen technischen Anforderungen anderer Systeme, die von Partnern, Lieferanten, Prüfern, Behörden usw. verwendet werden, nicht gerecht werden kann. Die Notwendigkeit zu erkennen, Ihre Dokumentation für die Mitarbeiter vor Ort und in der Ferne zu organisieren und zu sichern, ist ein wichtiger erster Schritt in eine gute Richtung.
Ein dQMS sorgt für die Standardisierung aller Funktionen und Regelwerke und bietet den Mitarbeitern eine eindeutige und verlässliche Quelle für jede spezifische Dokumentation. Par exemple, toute modification extern apportée à un document réglementaire signalerait automatiquement le système et déclencherait des révisions de la documentation qualité. So können Sie die kritische Dokumentation in der aktuellsten Version der Quelle aufbewahren, ohne dass irgendeine andere Form dieser Dokumentation verfügbar ist und eine mögliche Verantwortung für die Organisation darstellt. Die Umstellung auf ein digitales Qualitätsmanagementsystem bedeutet, dass Sie die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter mit den SOPs, der Unternehmensdokumentation und der juristischen Dokumentation interagieren, überarbeiten müssen, um nur einige wenige Mitarbeiter zu nennen. Was früher ein schneller Prozess war, um die Kontrolle über die Dokumente aufrechtzuerhalten, ist heute ein intuitiver Prozess dank einer transparenten Benutzeroberfläche und eines erheblichen Zeitgewinns für die manuelle Bearbeitung.
Transparente Kommunikation, kontinuierliche Verbesserung und Flexibilität sind die Vorteile, die sich für Ihr Unternehmen ergeben, wenn Sie einen datenbasierten Ansatz für das QMS einführen und damit den Weg für die digitale Transformation der Industrie 4.0 öffnen. Indem wir den Inhalt in Form von Datenfragmenten erfassen, kann unsere Plattform diese Daten in IA-Modellen (künstliche Intelligenz) verarbeiten – nicht nur, um die Konformität sicherzustellen, sondern auch, um proaktiv und nicht reaktiv auf Marktveränderungen zu reagieren und Ihnen zu ermöglichen, sich schneller als Ihre Konkurrenten zu bewegen!
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