Anpassung an die Arbeit in einer neuen Normalität – eQMS kann helfen, aber dQMS ist die Zukunft!
eQMS – Elektronisches Qualitätsmanagementsystem
In einer neuen Normalität, in der man vorübergehend oder dauerhaft, geplant oder als Reaktion auf eine Krise an einem anderen Ort arbeiten muss, ist es nahezu unmöglich, den Papierkram jederzeit erfolgreich „mitzunehmen“. Die Technologie (z. B. eQMS) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse zur Erstellung, Bereitstellung und Speicherung von Dokumenten verwalten, rapide. Selbst in der heutigen Welt können wir uns nicht nur auf die tatsächliche Papierproduktivität verlassen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, ganz zu schweigen von der Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen. Jedes Qualitätsmanagementsystem (QMS) hat Auswirkungen auf Zeit, Geld, Produktivität und Governance. Für einige Unternehmen ist die Suche, Prüfung und Implementierung eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems (eQMS) eine kritische und manchmal einschüchternde Angelegenheit, die sie bewältigen müssen. Es handelt sich um eine erhebliche Änderung der Geschäftsprozesse, die Monate in Anspruch nehmen kann.
Wachsende Unternehmen und insbesondere solche, die expandieren wollen, müssen technologische Prozesse einführen. Der kritische Faktor ist, dass die Wahl eines bestimmten technologischen Prozesses unmittelbar über Erfolg oder Misserfolg entscheidet – wählen Sie Ihren Prozess mit Bedacht. Ein System, das Aufzeichnungen automatisch auf dem neuesten Stand hält, bewährte Verfahren in den Arbeitsablauf integriert, einen einfachen und sicheren Zugang zu Dokumenten bietet, alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt und eine mühelose Validierung ermöglicht, wäre jedoch nahezu perfekt.
Alle Organisationen müssen eine interne Überprüfung durchführen. Selbst eine einfache Überprüfung, bei der festgestellt wird, wie Dokumente gemeinsam genutzt werden, wie Aktualisierungen und Änderungen gehandhabt oder verfolgt werden und wie die Anforderungen an die Validierung und die Einhaltung von Vorschriften erfüllt werden, würde potenzielle Probleme schnell aufdecken. Ziel ist es, die Verfahren und Prozesse zu straffen, das Risikomanagement zu verbessern und die Transparenz von Dokumenten und Prozessen zu erhöhen.
Papierdokumente – eine Herausforderung im heutigen Geschäftsleben
Lassen Sie uns zunächst die Tatsache ansprechen, dass kein Unternehmen zu 100 % papierlos sein wird. Ein eQMS ist dazu da, alle Dokumente zu verwalten, aber es wird Zeit, Verträge, rechtliche, finanzielle oder medizinische Dokumente geben, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen digitale Signaturen einsetzt, werden die Papierdokumente weiterhin elektronisch archiviert und sicher aufbewahrt.
Für die übrigen Geschäftsabläufe können sogar Besprechungen mit Papierkram zu einer Herausforderung werden. Stellen Sie sich die meisten Ihrer Offsite- und hybriden Besprechungen (sowohl Offsite als auch Onsite) vor. Ohne eQMS ist die vorbereitende Erfassung und Präsentation von Daten umständlich, da jeder Teilnehmer vor Ort mit denselben Unterlagen versorgt werden muss. Außerdem erhält niemand in der Besprechung Daten in Echtzeit, da die Unterlagen, die jedem Einzelnen vorliegen, eine Momentaufnahme des Zeitpunkts sind, zu dem die Informationen aufgezeichnet wurden. Die Verteilung aktueller Dokumente kann die Teamarbeit und die Zusammenarbeit für diese Zwecke schnell beeinträchtigen. Die Bearbeitung kritischer Dokumente, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind, ist in einer Umgebung ohne eQMS eine Herausforderung. Einfache Lösungen können zwar elektronisch gespeichert werden (Google Drive, Dropbox usw.), aber wenn es um Versionskontrolle, Validierung und Einhaltung von Vorschriften geht (z. B. in der Medizinbranche FDA 21 CFR Part 11, Keines dieser Systeme bietet eine so umfassende Verfolgung wie ein eQMS.
Die Genauigkeit von Audits
Jede qualitätsorientierte Organisation muss jederzeit für Audits gerüstet sein. Ohne ein eQMS kann dies ein mühsamer und langwieriger Prozess sein, auf den man sich vorbereiten muss und der fast unmöglich einzuhalten ist. Papierdokumente gehen verloren, und das kann zum unpassendsten Zeitpunkt zu einer Peinlichkeit werden oder der Beginn einer Suche nach weiteren Dokumenten sein, die zuvor nicht Teil des Audits waren.Mangelnde Dokumentenkontrolle kann erhebliche Zeit kosten – ein kostbares Gut, auf das Führungskräfte täglich achten müssen. Selbst das einfache Versenden eines Dokuments per E-Mail kann zu großen Problemen führen.
Stellen Sie sich vor, Sie senden ein Dokument per E-Mail an einen oder mehrere Beteiligte zur Unterschrift. Es muss viele Posteingänge durchlaufen (bei einem Beteiligten oder seinem Assistenten usw.), bevor es an den nächsten weitergeleitet wird. Eine fehlende Unterschrift bedeutet eine Verzögerung des Prozesses. Ad-hoc-Ablagesysteme werden selten validiert und stellen bei Audits eine Belastung dar.
Mit eQMS-Systemen erstellen Sie die zu unterzeichnenden Dokumente und benachrichtigen die Personen, die sie genehmigen bzw. digital abzeichnen müssen. Jeder klickt auf das Dokument, um es zu genehmigen oder zu unterzeichnen, das sicher an einem einzigen Ort im Repository abgelegt ist.
Every quality run organization needs to be audit-ready at all times
Vorschriften und Einhaltung
Es kostet Zeit und Mühe, die Vorschriften einzuhalten, vor allem in staatlich regulierten Finanz-, Medizin- oder anderen staatlichen Einrichtungen.
Bei einer geplanten Implementierung kann ein Unternehmen mit einem eQMS sehr leicht mit den gesetzlichen Änderungen Schritt halten. Versionskontrolle, Audits, Zeitersparnis bei der Sicherstellung der Dokumentation zur Vorlage bei den Behörden sind nur einige Beispiele für die Stärke eines eQMS bei der Einhaltung von Vorschriften.
Elektronische Dokumente sind nicht genug, die Zukunft ist digital (DQMS)!
Die Umwandlung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format und ihre Ablage in einem Ordner kopiert einfach denselben manuellen Prozess, der die ursprünglichen Probleme in Bezug auf Dokumentenkontrolle und Kontinuität verursacht hat. In kurzer Zeit werden diese Dokumente veraltet sein und manuell aktualisiert werden, ohne dass die Änderungen dokumentiert werden. Es werden mehrere Versionen existieren, die eine große Gefahr für das Unternehmen darstellen können, wenn sie versehentlich an Kunden oder Auftraggeber geliefert werden.
Ein digitales QMS (dQMS) bietet Konsistenz, Kontinuität und Datenmanagement im Einklang mit der Industrie 4.0 und all ihren Vorteilen: Benutzerfreundlichkeit, Analyse, Transparenz usw., alles integriert in eine KI-Plattform (künstliche Intelligenz).
Digitales QMS – Verwalten Sie Daten statt Dokumente!
Papierbasierte QMS sind ein veraltetes System, das den heutigen technologischen Anforderungen anderer Systeme, die von Partnern, Lieferanten, Prüfern, Behörden usw. verwendet werden, nicht mehr gerecht wird. Das Erkennen der Notwendigkeit, Ihre Dokumentation für Mitarbeiter vor Ort und an anderen Standorten zu organisieren und zu sichern, ist ein großer erster Schritt in die richtige Richtung.Ein dQMS führt zu einer Standardisierung über alle Funktionen und regulatorischen Silos hinweg und bietet den Mitarbeitern eine einzige, glaubwürdige Quelle der Wahrheit für jede spezifische Dokumentation. So würde beispielsweise jede externe Änderung an einem vorgeschriebenen Dokument automatisch vom System erfasst und eine Überarbeitung der Qualitätsdokumentation ausgelöst. Auf diese Weise bleibt die kritische Dokumentation in ihrer aktuellsten Version direkt an der Quelle, ohne dass eine andere Form dieser Dokumentation verfügbar wird und eine potenzielle Haftung für das Unternehmen darstellt. Die Umstellung auf ein digitales Qualitätsmanagementsystem bedeutet, dass Sie sich neu vorstellen müssen, wie Ihre Mitarbeiter mit SOPs, Unternehmens- und Rechtsdokumentation, um nur einige zu nennen, umgehen werden. Was früher ein mühsamer Prozess war, um die Dokumentenkontrolle aufrechtzuerhalten, wird jetzt durch eine nahtlose digitale Schnittstelle zu einem intuitiven Prozess, der zusätzlich zu einer erheblichen Zeitersparnis bei manuellen Aktualisierungen führt.
Transparente Kommunikation, kontinuierliche Verbesserung und Agilität sind die Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Integration eines dQMS datengesteuerten Ansatzes erhält und die Voraussetzungen für die digitale Transformation der Industrie 4.0 schaffen. Durch die Verwaltung von Inhalten in Form von Datenfragmenten kann unsere Plattform diese Daten innerhalb von KI-Modellen (künstliche Intelligenz) verarbeiten, um nicht nur die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch proaktiv statt reaktiv auf Marktveränderungen zu reagieren und Ihnen zu ermöglichen, schneller als Ihre Wettbewerber zu reagieren!
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