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RGPD : Non pas une option, mais une nécessité pour toute organisation de nos jours
Après l'escalade des préoccupations concernant la vie privée suite aux accusations portées contre le PDG de Facebook, Mark Zuckerberg, en mars 2018, les problèmes de protection des données ont pris une nouvelle tournure et attiré l'attention mondiale. En conséquence, les individus ont commencé à soulever leurs propres préoccupations concernant la vie privée. Les empreintes numériques actives et passives sont devenues un sujet de discussion, suscitant plusieurs questions. L'idée de ce qui relève des données personnelles et de ce qui n'en relève pas est devenue une question sérieuse également pour l'Union européenne. C'est à ce moment que l'idée du Règlement Général sur la Protection des Données, ou RGPD, a été semée, et a finalement mis à jour les lois sur la protection et le contrôle de la vie privée des données personnelles.
L’objectif ultime de ce règlement était de protéger légalement la vie privée des personnes de base tout en faisant de tels compromis qui ne nuisent pas excessivement aux organisations. Pendant ce temps, il a aidé les citoyens européens à reconnaître l’importance d’une utilisation correcte de leurs données personnelles. Voici les droits fondamentaux accordés aux sujets de données dans le cadre du RGPD.
Pour mettre en œuvre le RGPD, l’UE a rendu les organisations légalement tenues de répondre aux demandes des sujets de données dans les 30 jours. Dans le cas contraire, les entreprises seront passibles d’une pénalité administrative pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros, soit 4% du chiffre d’affaires total, selon le montant le plus élevé. Ainsi, chaque entreprise touchée par le RGPD est maintenant tenue de répondre aux demandes en vrac sur une base quotidienne. Comme il n’y a pas de définition concrète de la conformité, il n’y a aucun moyen infaillible d’éviter les amendes. Les entreprises doivent se précipiter pour répondre à chaque demande, peu importe le temps, les coûts et les ressources supplémentaires qu’il faut.
Alors que le RGPD neutralisait les préoccupations du public européen, les organisations qui étaient contrôleur des données sont soudainement tombées sous la pression de la mise en œuvre de 9 articles plus 173 considérants dans le cadre du RGPD. L’impact « la confidentialité par défaut et par conception » était si fondamental que les modèles d’affaires, même les flux de travail de base, ont été perturbés. Les ententes de politique de confidentialité ne sont plus considérées comme un consentement puisque les contrôleurs de données doivent obtenir le consentement des sujets (c.-à-d. « opt-in » et non « opt-out ») pour une utilisation explicite et plus fréquente des données. En outre, si les organisations décident d’externaliser le traitement des données à un tiers, ces processeurs de données seront également tenus responsables, contrairement à DPD qui les a libérés de la responsabilité. Dans l’ensemble, le RGPD implique pour les entreprises que la seule façon de gérer cette situation est d’être pleinement conforme. Et pour ce faire, ils ont besoin d’une stratégie de RGPD efficace.
Selon l’Association internationale des professionnels de la protection de la vie privée (IAPP), les principaux obstacles auxquels sont confrontées les organisations pour se conformer au RGDP sont de rendre les données portables, oubliables et d’obtenir le consentement. Dans ce contexte, la définition de procédures commerciales optimisées peut être un défi pour les professionnels de la protection des données. Certaines entreprises pourraient même passer de la productivité à la conformité aux processus, à la gouvernance des données et au contrôle de la qualité, car ces exigences sont les plus mises en évidence dans le RGPD. Plus précisément, les principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises sont les suivants :
Il est difficile et long d’apporter des changements structurels aussi importants dans les processus vivants et les systèmes hérités, en particulier pour les entreprises multinationales.
Il peut être extrêmement déroutant de repérer les données légitimement requises pour le stockage, le traitement, la documentation et les rapports.
Les organisations doivent établir, documenter et tenir tous les registres des initiatives du RGPD, y compris les buts, les objectifs, les méthodologies, les règles, les règlements, les ressources, les tâches et les résultats.
Le dé-couplage des données valides et obsolètes peut être approximatif puisque les organisations doivent décider quand les données deviendront inutiles selon différents cycles de vie des données.
Des données complètes, de bonne qualité et normalisées sont à la base d’une stratégie RGPD solide. Toutefois, le stockage de nouvelles données, le raffinage des données existantes et l’intégration de différentes structures de données peuvent être très complexes.
Les organisations doivent garder les données légitimes, sécurisées et à jour tout en disposant de sauvegardes et de purges de données régulières, ainsi que pour maintenir différents droits d’accès aux données.
Les processus non structurés et la communication verbale peuvent rendre les données plus vulnérables aux fuites.
La mise en place initiale et la formation continue de tous les employés pour gérer correctement et scientifiquement les processus pertinents du RGPD peuvent nuire à la productivité de base d’une entreprise, et même nuire aux revenus.
Aussi facile que cela puisse paraître, il n’est pas facile de déterminer le RGPD sur quel sujet dans quel contexte. Une entreprise qui n’est pas présente en Europe pourrait traiter les données d’un client britannique, et elle doit déployer des mesures globales pour assurer la conformité. Il est encore plus difficile pour les multinationales d’avoir des stratégies différentes en place si d’autres lois similaires sont applicables dans diverses régions. Les organisations doivent trouver des motifs communs pour de multiples exigences réglementaires.
Tous ces défis ne sont pas une activité autonome assumée par votre DPO (agent de protection des données), CIO (directeur de l’information) ou CISO (directeur de la sécurité de l’information). Il a besoin d’une refonte globale de la stratégie et de la refonte des processus, qui acquièrent une attention particulière, un groupe de travail et des employés qualifiés pour répondre aux exigences du RGPD.
Pour relever les défis auxquels sont confrontées les organisations et faire en sorte que la conformité au RGPD s’associe aux opérations quotidiennes d’une organisation, une approche axée sur les processus est la seule façon de mettre en œuvre, de gérer et de maintenir les initiatives du RGPD de la manière la plus efficace. Cela étant dit, la gestion des processus d’affaires(BPM) est une approche puissante qui est en mesure de relever tous les défis susmentionnés de RGPD. Les outils BPM peuvent être facilement intégrés dans le cadre de processus d’affaires existant de l’organisation et étendre chacun des 7 piliers de RGPD à la hiérarchie des processus d’affaires, transformant les activités commerciales asynchrones et les flux de travail fragmentés en processus bien conçus et efficaces conformes aux définitions du RGPD. Cela permettra également de s’assurer que tous les nouveaux processus introduits ou les processus existants en cours de modification en raison du RGPD seront pleinement conformes. De cette façon, la gestion et la maintenance continues deviendront plus faciles, et les responsabilités seront claires. En fin de compte, l’optimisation des processus, la gestion des risques et la conformité réglementaire sont les objectifs communs de BPM et de RGPD. La méthodologie BPM peut augmenter la productivité de l’entreprise de façon exponentielle à l’aide de certains outils et applications BPM disponibles sur le marché, offrant de nombreuses fonctionnalités de base et complémentaires qui peuvent être intégrées aux exigences de conformité. Voici quelques caractéristiques saillantes des outils BPM et de leur correspondance avec RGPD :
Les outils BPM sont en mesure de fournir une analyse d’impact ou un diagramme d’impact qui aidera à identifier tout processus et artefact à être touché en raison de RGPD. Cela permettra de s’assurer que les programmes de conformité du RGPD peuvent être mis en œuvre d’une manière limitée dans le temps.
Les outils BPM peuvent vous aider à visualiser les activités en cours et à renforcer les collaborations inter-départements. Ils surveilleront le flux de données dans un référentiel commun partagé qui permet une sécurité complète, une traçabilité complète et divers niveaux d’accès. Les contrôleurs de données et les gestionnaires d’entreprise peuvent générer des pistes d’audit pour s’assurer que tout est sur la bonne voie.
Chaque utilisateur de l’outil BPM se verra attribuer des rôles et des responsabilités clairs pour chaque processus, tâche, ressource, réglementation, règle, document, etc. Le rendement des employés sera quantifié. Par conséquent, l’évaluation deviendra plus facile et des améliorations pourront être facilitées. Une telle propriété de données permettra éventuellement d’habiliter le travail de vos DPO.
Les messages d’approbation et les interactions au niveau du sol peuvent être automatisés via le portail BPM pour obtenir le consentement concret du traitement des données. Les cycles d’approbation s’assurent que les droits de vos personnes seront protégés automatiquement et intrinsèquement.
Un outil BPM inclusif peut importer et exporter vos données à partir/vers différentes bases de données, permettant un transfert de données flexible, précis et sûr. Il convient de mentionner que de nombreux outils BPM sont responsables mobiles, permettant un accès sans tracas à vos données n’importe quand, n’importe où.
Les outils BPM garantissent que les personnes responsables et responsables impliquées dans un processus seront automatiquement notifiées afin d’accomplir leurs tâches, qu’il s’agisse de l’approbation ou du rejet d’une action, en temps opportun et de manière rapide. Ces alertes en temps réel seront extrêmement utiles en cas d’utilisation abusive ou de violation de vos données sensibles.
Les outils BPM garantissent que les personnes responsables et responsables impliquées dans un processus seront automatiquement notifiées afin d’accomplir leurs tâches, qu’il s’agisse de l’approbation ou du rejet d’une action, en temps opportun et de manière rapide. Ces alertes en temps réel seront extrêmement utiles en cas d’utilisation abusive ou de violation de vos données sensibles.
Pour s’assurer que toutes les exigences (applicables à l’organisation cliente) du RGPD sont traitées, il est cardinal que les changements de processus soient effectués sur la base d’une collaboration interfonctionnelle afin que toutes les remises soient correctement cartographiées et qu’il y ait un consensus complet dans le processus remanié.
Pour être conforme au RGPD, la direction et les employés d’une organisation devront subir un non-apprentissage et un réapp apprentissage importants des processus d’affaires. Par conséquent, un outil BPM basé sur le référentiel peut fournir une valeur significative pour assurer l’alignement des personnes et des processus, en facilitant la conservation des connaissances ainsi que le partage des meilleures pratiques.
L’Enterprise Process Center® d’Interfacing(EPC),une solution BPM & GRC reconnue, offre un large éventail de modules allant de l’optimisation des processus, de la gestion des documents, de l’analyse des performances, de la gouvernance des données, de l’évaluation des risques, à l’audit et au contrôle. Au-delà d’un outil de modélisation de processus, l’EPC a aidé de nombreuses organisations à améliorer les processus, à automatiser les flux de travail, à documenter les données du système pour améliorer les performances, à atténuer les risques et à partager leurs connaissances. L’EPC sera la solution miracle qui permet :
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