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GDPR - Reglamento general de protección de datos

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GDPR: no es una opción, sino una necesidad para cualquier organización hoy en día

Antecedentes de GDPR

Después de que la preocupación por la privacidad se intensificó a través de las acusaciones a las que se enfrentó el CEO de Facebook- Mark Zuckerberg en marzo de 2018, los problemas de privacidad de datos tomaron un nuevo giro y acapararon la atención mundial.

Como efecto dominó, la gente comenzó a plantear sus preocupaciones sobre la privacidad individual. Las huellas digitales activas y pasivas se convierten en un tema de discusión, lo que dio lugar a varias preguntas.

La ideología de lo que se encuentra bajo el marco de los datos personales y lo que no se convierte en un asunto serio para la Unión Europea. Fue entonces cuando la idea de del Reglamento General de Protección de Datos, o GDPR se originó y, finalmente, actualizó las leyes de protección de privacidad de datos y control.

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Fundamentos del GDPR

El objetivo último de este reglamento era proteger jurídicamente la privacidad básica de las personas, haciendo al mismo tiempo concesiones que no perjudicasen excesivamente a las organizaciones. Mientras tanto, ayudó a los habitantes europeos a reconocer la importancia del uso correcto de sus datos personales. He aquí los derechos fundamentales que el GDPR otorga a los interesados. Una persona que se encuentre bajo la autoridad de la UE tendrá derecho a:

Una persona que yazca bajo la autoridad de la UE tendrá derechos a:

Tener acceso completo y libre a sus datos personales durante toda su vida
Haz cambios para corregir los datos existentes
Borrar datos con todos los rastros posibles
Limitar el tratamiento de sus datos
Recibe una notificación cuando se produzca una infracción
Transferir sus datos a otra organización
Oponerse a cualquier decisión relativa al tratamiento, almacenamiento o circulación, etc., de sus datos.
Desaprobar las decisiones automatizadas tomadas por el responsable o el encargado del tratamiento

¿Por qué el cumplimiento es inevitable?

Para implementar el GDPR, la UE creó organizaciones legalmente obligadas a responder las solicitudes de los interesados dentro de 30 dias . En caso contrario, las empresas se expondrán a una sanción administrativa de hasta 20 millones de euros o el 4% de los ingresos totales, lo que sea mayor. Por lo tanto, ahora se requiere que todas las empresas afectadas por el GDPR respondan a las solicitudes masivas a diario.

Como no existe una definición concreta de cumplimiento, no existe una forma segura de evitar las multas. Las empresas tienen que apresurarse a responder a cada solicitud sin importar cuánto tiempo, costos y recursos adicionales requieran.

Implicaciones del GDPR para las empresas

A medida que el GDPR neutralizó las preocupaciones del público europeo, las organizaciones que eran controladores de datos cayeron repentinamente bajo la presión de implementar 9 artículos más 173 considerandos en el marco del GDPR. El impacto de “Privacidad por definición y por diseño” fue tan fundamental que los modelos de negocio, incluso los flujos de trabajo básicos se vieron perturbados. Los acuerdos de política de privacidad ya no se consideran como consentimiento, ya que los responsables de los datos deben obtener el consentimiento de los interesados (es decir, “inclusión” y no “exclusión”) para el uso de los datos de manera explícita y con mayor frecuencia.

Además, si las organizaciones deciden subcontratar el procesamiento de datos a un tercero, esos procesadores de datos también serán responsables, a diferencia de DPD, que los liberó de la responsabilidad. Con todo, GDPR implica para las empresas que la única forma de manejar esta situación es estar completamente preparadas para el cumplimiento. Y para hacer eso, necesitan una estrategia GDPR efectiva.

Principales retos que sigue el GDPR

Según la Asociación Internacional de Profesionales de la Privacidad (IAPP), los principales obstáculos a los que se enfrentan las organizaciones para cumplir con el GDPR son hacer que los datos sean transferibles, olvidables y obtener el consentimiento. En este contexto, definir procedimientos empresariales optimizados puede ser un reto para los profesionales de la privacidad de datos.

Algunas empresas podrían incluso cambiar su enfoque de la productividad al cumplimiento de los procesos, la gobernanza de los datos y el control de calidad, ya que estos requisitos son los más destacados en el GDPR.

Más concretamente, los principales retos a los que se enfrentan las empresas son:

Gestión del Cambio

Es difícil y lleva mucho tiempo realizar cambios estructurales de tal envergadura en procesos vivos y sistemas heredados, especialmente para las empresas multinacionales.

Documentación

Las organizaciones deben establecer, documentar y mantener todos los registros de las iniciativas de GDPR, incluidas las metas, los objetivos, las metodologías, las reglas, las regulaciones, los recursos, las tareas y los resultados.

Integridad y estandarización de datos

Los datos completos, de buena calidad y estandarizados son la base de una sólida estrategia de GDPR. Sin embargo, almacenar datos nuevos, perfeccionar los datos existentes e integrar diferentes estructuras de datos puede resultar muy complejo.

Factor humano inevitable

Los procesos no estructurados y la comunicación verbal juntos pueden hacer que los datos sean más vulnerables a las fugas.

Gastos Generales

La configuración inicial y la capacitación continua para todos los empleados para manejar los procesos relevantes del GDPR de manera adecuada y científica pueden dañar la productividad central de una empresa e incluso dañar los ingresos.

Identificación y clasificación de datos

Identificar los datos legítimamente necesarios para el almacenamiento, procesamiento, documentación y generación de informes puede resultar extremadamente confuso.

Periodicidad de los datos

El desacoplamiento de datos válidos y obsoletos puede resultar complicado, ya que las organizaciones deben decidir cuándo los datos se volverán innecesarios según los diferentes ciclos de vida de los datos.

Seguridad de Datos

Las organizaciones deben mantener los datos de manera legal, segura y actualizada y, al mismo tiempo, hacer regularmente copias de seguridad y depuraciones de datos, así como mantener diferentes derechos de acceso a los datos.

Auditoría y Cumplimiento

Los registros de seguimiento comprobados de los datos recopilados, almacenados, usados, editados o eliminados son esenciales para que cualquier organización demuestre el cumplimiento en caso de auditorías.

Aplicación fuera del ámbito de la UE

Por fácil que parezca, no es fácil averiguar qué tema se aplica a qué tema y en qué contexto se aplica el GDPR. Una empresa que no tiene presencia en Europa puede procesar datos de un cliente del Reino Unido y debe implementar medidas integrales para garantizar el cumplimiento. Es aún más desafiante para las empresas multinacionales tener diferentes estrategias implementadas si otras leyes similares son aplicables en varias regiones. Las organizaciones necesitan encontrar bases comunes para múltiples requisitos regulatorios.

Enforcement Outside EU Scope

As easy as it might sound, figuring out GDPR applies to which subject under which context is not easy. A company that has no presence in Europe might process data from a UK customer, and it needs to roll out all-around measures to ensure compliance. It is even more challenging for multinational companies to have different strategies in place if any other similar laws are applicable in various regions. Organizations need to find common grounds for multiple regulatory requirements.

All these challenges are not a stand-alone activity shouldered by your DPO (data protection officer), CIO (chief information officer) or CISO (chief information security officer). It needs an overall strategy re-design and process makeover, which acquire special attention, task force and upskilled employees to meet the requirements GDPR.

Una mirada más cercana a las ventajas para resolver GDPR con BPM

Para abordar los desafíos que enfrentan las organizaciones y hacer que el cumplimiento de GDPR se integre en las operaciones diarias de una organización, un enfoque impulsado por procesos es la única forma de implementar, administrar y mantener las iniciativas de GDPR de la manera más eficiente.

Dicho esto, la gestión de procesos de negocio ( BPM ) es un enfoque poderoso que puede abordar todos los desafíos de GDPR antes mencionados. Las herramientas de BPM se pueden integrar fácilmente en el marco de procesos de negocios existente de la organización y expandir cada uno de los 7 pilares de GDPR en la jerarquía de procesos de negocios, convirtiendo las actividades comerciales asincrónicas y los flujos de trabajo fragmentados en procesos bien diseñados y eficientes que cumplen con las definiciones de GDPR. Esto también garantizará que todos los procesos nuevos introducidos o los procesos existentes que se someten a cambios debido a GDPR sean totalmente compatibles.

De esta manera, la administración y el mantenimiento continuos serán más fáciles y las responsabilidades serán claras. Al final del día, la optimización de procesos, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo son los objetivos compartidos de BPM y GDPR.

La metodología BPM puede aumentar la productividad empresarial de forma exponencial con la ayuda de algunas Herramientas y aplicaciones BPM ofrece numerosas funciones básicas y complementarias que se pueden asignar a los requisitos de cumplimiento.

A continuación se muestran algunas características destacadas de Herramientas BPM y su correspondencia con GDPR:

Análisis de Impacto

Las herramientas de BPM pueden proporcionar un análisis de impacto o un diagrama de impacto que ayudará a identificar cualquier proceso y artefacto que se verá afectado debido al GDPR. Esto garantizará que los programas de cumplimiento de GDPR se puedan implementar en un plazo determinado.

Seguimiento y análisis

Las herramientas de BPM pueden ayudarlo a visualizar las actividades en curso y fortalecer las colaboraciones entre departamentos. Realizarán un seguimiento del flujo de datos en un repositorio compartido común que permite una seguridad total, una trazabilidad completa y varios niveles de acceso. Los controladores de datos y los gerentes comerciales pueden generar pistas de auditoría para asegurarse de que todo esté bien encaminado.

Propiedad de los datos basada en la segregación de funciones

A cada usuario de la herramienta BPM se le asignarán roles y responsabilidades bien definidos para cada proceso, tarea, recurso, regulación, regla, documento, etc. Se cuantificará el desempeño de los empleados. Por tanto, la evaluación será más fácil y se podrán facilitar las mejoras. Esta propiedad de datos eventualmente empoderará el trabajo de sus DPO.

Ciclos de aprobación y configuración de seguridad

Los mensajes de aprobación y las interacciones a nivel básico se pueden automatizar a través del portal BPM para obtener un consentimiento concreto del procesamiento de datos. Los ciclos de aprobación garantizan que los derechos de sus datos personales estén protegidos de forma automática e inherente.

Flexibilidad y accesibilidad

Una herramienta de BPM inclusiva puede importar y exportar sus datos desde / hacia diferentes bases de datos, lo que permite una transferencia de datos flexible, precisa y segura. Vale la pena mencionar que muchas herramientas BPM son responsables de dispositivos móviles, lo que permite un acceso sin problemas a sus datos en cualquier momento y lugar.

Notificaciones y alertas

Las herramientas de BPM aseguran que las personas responsables y sujetas a responsabilidad que participan en un proceso serán notificadas automáticamente para que realicen sus tareas, ya sea la aprobación o el rechazo de una acción, de manera oportuna y rápida. Estas alertas en tiempo real serán extremadamente útiles en caso de un mal uso o violación de sus datos confidenciales.

Pistas de auditoría

Muchas herramientas de BPM admiten una pista de auditoría completa de los cambios realizados en los procesos comerciales, así como los artefactos relacionados. Dicha característica ayudará a los propietarios de procesos comerciales a mantener el historial de los cambios y volver a versiones anteriores si es necesario.

Colaboración

Para asegurar que se aborden todos los requisitos (según corresponda a la organización cliente) de GDPR, es fundamental que los cambios en el proceso se realicen sobre la base de la colaboración interfuncional, de modo que todas las concesiones se asignen adecuadamente y haya pleno consenso en el proceso rediseñado.

Desaprendizaje y reaprendizaje

Para cumplir con el GDPR, la gerencia y los empleados de una organización deberán someterse a un importante desaprendizaje y reaprendizaje de los procesos comerciales. Por lo tanto, una herramienta BPM basada en repositorios puede proporcionar un valor significativo para garantizar la alineación de personas y procesos, facilitando la retención de conocimientos y el intercambio de mejores prácticas.

GDPR en pocas palabras

GDPR enredó e interrumpió el panorama futuro de la gobernanza y el cumplimiento de los datos: la UE impone cero violación de datos a todas las empresas que tratan con temas europeos.

Con la ayuda de herramientas avanzadas de BPM, las empresas pueden centrarse en la calidad y la seguridad sin sacrificar la productividad y la eficiencia. Las herramientas BPM son una táctica crítica que permite a los clientes europeos confiar en sus procesadores y controladores de datos y, finalmente, aumentar la lealtad y la retención de una marca.

Las herramientas de BPM pueden ser una solución todo en uno para el enorme paquete de problemas seguido por GDPR, y no hay duda de que las empresas deberían comenzar a implementar dichas herramientas para allanar el camino hacia un futuro mejor.

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