GDPR Compliance | GDPR Governance

GDPR/DSGVO - General Data Protection Regulation

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GDPR/DSGVO : Keine Option, sondern eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen heutzutage.

Hintergrund der GDPR/DSGVO

Nach den Datenschutzbedenken, die im März 2018 durch die Anschuldigungen gegen den CEO von Facebook, Mark Zuckerberg, aufkamen, nahmen Datenschutzfragen eine neue Wendung und erregten weltweite Aufmerksamkeit.

Als Folge davon begannen Menschen, ihre individuellen Datenschutzbedenken zu äußern. Aktive und passive digitale Fußabdrücke wurden zu einem Gesprächsthema, das viele Fragen aufwarf.

Auch die Europäische Union sah sich mit der Frage konfrontiert, was unter den Begriff personenbezogene Daten fällt und was nicht. So entstand die Idee der Allgemeinen Datenschutzverordnung, oder GDPR, die schließlich die Gesetze zum Schutz und zur Kontrolle personenbezogener Daten aktualisierte.

Weitere Informationen

Grundlagen der GDPR/DSGVO

Das ultimative Ziel dieser Verordnung war es, den grundlegenden individuellen Datenschutz rechtlich zu schützen und gleichzeitig solche Kompromisse einzugehen, die den Unternehmen nicht übermäßig schaden. Gleichzeitig half sie den europäischen Bürgern, die Bedeutung des korrekten Umgangs mit ihren persönlichen Daten zu erkennen. Hier sind die grundlegenden Rechte, die den betroffenen Personen gemäß der GDPR eingeräumt werden.

Eine Person, die unter der Autorität der EU steht, hat Rechte auf:

lebenslang vollständigen und freien Zugang zu seinen persönlichen Daten zu haben
Änderungen vornehmen, um die vorhandenen Daten zu korrigieren
Löschen von Daten mit allen möglichen Spuren
die Verarbeitung seiner Daten einschränken
Werden Sie benachrichtigt, wenn ein Verstoß auftritt
seine Daten an eine andere Organisation zu übertragen
Einspruch gegen jede Entscheidung zu erheben, die die Verarbeitung, Speicherung oder Weitergabe usw. seiner Daten betrifft.
Automatisierte Entscheidungen des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters abzulehnen

Warum Compliance unvermeidlich ist

Um die DSGVO umzusetzen, hat die EU Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Anfragen von betroffenen Personen innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Andernfalls werden Unternehmen mit einer Verwaltungsstrafe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des gesamten Jahresumsatzes belegt, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Daher ist jedes von der DSGVO betroffene Unternehmen nun verpflichtet, täglich eine Vielzahl von Anfragen zu beantworten.
Da es keine konkrete Definition von Compliance gibt, gibt es keinen sicheren Weg, um die Strafen zu vermeiden. Unternehmen müssen sich beeilen, jede Anfrage zu beantworten, egal wie viel zusätzliche Zeit, Kosten und Ressourcen dies erfordert.

Auswirkungen der DSGVO auf Unternehmen

Während die DSGVO die Bedenken der europäischen Öffentlichkeit neutralisierte, standen Organisationen, die Datenverantwortliche waren, plötzlich unter dem Druck, 9 Artikel plus 173 Erwägungsgründe des DSGVO-Rahmens umzusetzen. Der Einfluss des „Datenschutzes durch Voreinstellung und durch Gestaltung“ war so grundlegend, dass Geschäftsmodelle und sogar grundlegende Arbeitsabläufe gestört wurden.

Datenschutzvereinbarungen werden nicht mehr als Einwilligung betrachtet, da Datenverantwortliche die Einwilligung der betroffenen Personen (d. h. „Opt-in“ und nicht „Opt-out“) für die Datennutzung explizit und häufiger einholen müssen. Darüber hinaus werden, wenn Organisationen die Datenverarbeitung an Dritte auslagern, diese Datenverarbeiter ebenfalls zur Rechenschaft gezogen, im Gegensatz zur DPD, die sie von der Verantwortung befreite. Alles in allem bedeutet die DSGVO für Unternehmen, dass die einzige Möglichkeit, mit dieser Situation umzugehen, darin besteht, vollständig compliance-fähig zu sein. Und um dies zu erreichen, benötigen sie eine effektive DSGVO-Strategie.

Wesentliche Herausforderungen nach der DSGVO

Laut der International Association of Privacy Professionals (IAPP) sind die größten Hindernisse, mit denen Organisationen bei der Einhaltung der DSGVO konfrontiert sind, die Portabilität der Daten, das Recht auf Vergessenwerden und die Einholung der Zustimmung. In diesem Zusammenhang kann die Definition optimierter Geschäftsprozesse für Datenschutzfachleute eine Herausforderung darstellen.
Einige Unternehmen könnten sogar ihren Fokus von der Produktivität auf die Einhaltung von Prozessen, Datenverwaltung und Qualitätskontrolle verlagern, da diese Anforderungen in der DSGVO am stärksten hervorgehoben werden.
Genauer gesagt, sind die Hauptherausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:

Change Management

Es ist schwierig und zeitaufwändig, solch umfangreiche strukturelle Änderungen in laufenden Prozessen und Altsystemen vorzunehmen, insbesondere für multinationale Unternehmen.

Datenidentifizierung und -klassifizierung

Das genaue Bestimmen der legitimerweise erforderlichen Daten für Speicherung, Verarbeitung, Dokumentation und Berichterstattung kann äußerst verwirrend sein.

Dokumentation

Organisationen müssen alle Aufzeichnungen für DSGVO-Initiativen etablieren, dokumentieren und aufrechterhalten, einschließlich Ziele, Methoden, Regeln, Vorschriften, Ressourcen, Aufgaben und Ergebnisse.

Datenaktualität

Das Trennen von gültigen und veralteten Daten kann schwierig sein, da Organisationen entscheiden müssen, wann die Daten gemäß verschiedenen Datenlebenszyklen unnötig werden.

Datenintegrität und -standardisierung

Vollständige, qualitativ hochwertige und standardisierte Daten sind die Grundlage einer soliden DSGVO-Strategie. Das Speichern neuer Daten, das Verfeinern bestehender Daten und die Integration unterschiedlicher Datenstrukturen kann jedoch sehr komplex sein.

Datensicherheit

Organisationen müssen sicherstellen, dass Daten legitim, sicher und aktuell bleiben, während regelmäßige Datensicherungen und -bereinigungen durchgeführt werden und unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Daten beibehalten werden.

Unvermeidlicher menschlicher Faktor

Unstrukturierte Prozesse und mündliche Kommunikation können zusammen Daten anfälliger für Lecks machen.

Audit und Compliance

Nachweisbare Aufzeichnungen über gesammelte, gespeicherte, verwendete, bearbeitete oder gelöschte Daten sind für jede Organisation unerlässlich, um bei Audits die Einhaltung nachzuweisen.

Overhead-Kosten

Der anfängliche Aufbau und die laufende Schulung aller Mitarbeiter, um DSGVO-relevante Prozesse korrekt und wissenschaftlich zu handhaben, können die Kernproduktivität eines Unternehmens beeinträchtigen und sogar den Umsatz schädigen.

Durchsetzung außerhalb der EU

So einfach es klingen mag, herauszufinden, auf welches Subjekt und in welchem Kontext die DSGVO anwendbar ist, ist nicht einfach. Ein Unternehmen, das keine Präsenz in Europa hat, könnte Daten eines britischen Kunden verarbeiten und muss umfassende Maßnahmen ergreifen, um die Compliance sicherzustellen. Für multinationale Unternehmen ist es noch

All diese Herausforderungen sind keine eigenständige Aufgabe, die allein von Ihrem DSB (Datenschutzbeauftragten), CIO (Chief Information Officer) oder CISO (Chief Information Security Officer) getragen wird. Es erfordert eine umfassende Strategie-Neugestaltung und Prozessüberarbeitung, die besondere Aufmerksamkeit, eine Taskforce und geschulte Mitarbeiter erfordern, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.

Ein genauerer Blick auf die Vorteile der Lösung der DSGVO mit BPM

Um die Herausforderungen zu bewältigen, denen sich Organisationen gegenübersehen, und um die DSGVO-Compliance in den täglichen Betrieb eines Unternehmens zu integrieren, ist ein prozessorientierter Ansatz der einzige Weg, um DSGVO-Initiativen auf die effizienteste Weise zu implementieren, zu verwalten und zu pflegen.

Das bedeutet, dass das Business Process Management (BPM) ein leistungsstarker Ansatz ist, der in der Lage ist, alle oben genannten Herausforderungen der DSGVO zu bewältigen. BPM-Tools können leicht in das bestehende Geschäftsprozess-Framework der Organisation integriert und in die sieben Säulen der DSGVO in die Prozesshierarchie eingebettet werden. Dadurch werden asynchrone Geschäftsaktivitäten und fragmentierte Arbeitsabläufe in gut gestaltete und effiziente Prozesse umgewandelt, die den DSGVO-Definitionen entsprechen. Dies stellt auch sicher, dass alle neuen oder aufgrund der DSGVO geänderten Prozesse vollständig compliant sind.

Auf diese Weise wird das fortlaufende Management und die Pflege einfacher, und die Verantwortlichkeiten werden glasklar. Am Ende des Tages sind Prozessoptimierung, Risikomanagement und regulatorische Compliance die gemeinsamen Ziele von BPM und DSGVO.

Die BPM-Methodik kann die Produktivität eines Unternehmens exponentiell steigern, indem sie einige standardmäßige BPM-Tools und -Anwendungen nutzt, die zahlreiche grundlegende und zusätzliche Funktionen bieten, die in die Compliance-Anforderungen integriert werden können.

Hier sind einige herausragende Merkmale der BPM-Tools und deren Entsprechung zur DSGVO:

Auswirkungsanalyse

BPM-Tools können eine Auswirkungsanalyse oder ein Auswirkungsdiagramm bereitstellen, das hilft, alle Prozesse und Artefakte zu identifizieren, die durch die DSGVO betroffen sind. Dies stellt sicher, dass die DSGVO-Compliance-Programme in einem zeitgebundenen Rahmen implementiert werden können.

Überwachung & Analyse

BPM-Tools können Ihnen helfen, laufende Aktivitäten zu visualisieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu stärken. Sie verfolgen den Datenfluss in einem gemeinsamen, geteilten Repository, das volle Sicherheit, vollständige Nachverfolgbarkeit und verschiedene Zugriffsebenen ermöglicht. Datenverantwortliche und Geschäftsleiter können Audit-Trails erstellen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist.

Datenverantwortung basierend auf der Trennung von Aufgaben

Jeder Benutzer des BPM-Tools wird klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Prozess, jede Aufgabe, Ressource, Vorschrift, Regel, jedes Dokument usw. zugewiesen bekommen. Die Mitarbeiterleistung wird quantifiziert, wodurch die Bewertung erleichtert und Verbesserungen ermöglicht werden. Diese Art der Datenverantwortung wird letztendlich die Arbeit Ihrer DSBs stärken.

Genehmigungszyklen & Sicherheitseinstellungen

Genehmigungsnachrichten und Interaktionen auf der Basisebene können über das BPM-Portal automatisiert werden, um eine konkrete Zustimmung zur Datenverarbeitung zu erhalten. Genehmigungszyklen stellen sicher, dass die Rechte Ihrer Datenbetroffenen automatisch und inhärent geschützt werden.

Flexibilität & Zugänglichkeit

Ein umfassendes BPM-Tool kann Ihre Daten aus verschiedenen Datenbanken importieren und exportieren, wodurch ein flexibler, präziser und sicherer Datentransfer ermöglicht wird. Es ist erwähnenswert, dass viele BPM-Tools mobilfähig sind und einen problemlosen Zugriff auf Ihre Daten jederzeit und überall ermöglichen.

Benachrichtigungen & Warnungen

BPM-Tools stellen sicher, dass verantwortliche und rechenschaftspflichtige Personen, die an einem Prozess beteiligt sind, automatisch benachrichtigt werden, um ihre Aufgaben, sei es die Genehmigung oder Ablehnung einer Aktion, rechtzeitig und prompt zu erledigen. Solche Echtzeit-Warnungen sind äußerst nützlich im Falle eines Missbrauchs oder einer Verletzung Ihrer sensiblen Daten.

Audit-Trails

Ein vollständiger Audit-Trail der an Geschäftsprozessen sowie verwandten Artefakten vorgenommenen Änderungen wird von vielen BPM-Tools unterstützt. Diese Funktion hilft den Geschäftsprozessverantwortlichen, die Historie der Änderungen zu pflegen und bei Bedarf auf frühere Versionen zurückzugreifen.

Zusammenarbeit

Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen (wie sie für die Kundenorganisation gelten) der DSGVO erfüllt werden, ist es entscheidend, dass die Prozessänderungen auf einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit basieren, sodass alle Übergaben angemessen abgebildet sind und ein vollständiger Konsens im neu gestalteten Prozess besteht.

Verlernen und Neu-Lernen

Um DSGVO-konform zu sein, müssen das Management und die Mitarbeiter einer Organisation ein erhebliches Verlernen und Neu-Lernen von Geschäftsprozessen durchlaufen. Ein auf einem Repository basierendes BPM-Tool kann daher erheblichen Wert bei der Sicherstellung der Ausrichtung von Menschen und Prozessen bieten, indem es die Wissensbewahrung sowie den Austausch von Best Practices erleichtert.

GDPR/DSGVO auf einen Blick

Die DSGVO hat das zukünftige Umfeld der Datenverwaltung und Compliance verstrickt und gestört – die EU verlangt von jedem Unternehmen, das mit europäischen Betroffenen zu tun hat, null Datenverstöße.

Mit Hilfe fortschrittlicher BPM-Tools können Unternehmen sich auf Qualität und Sicherheit konzentrieren, ohne Produktivität und Effizienz zu opfern. BPM-Tools sind eine entscheidende Taktik, die es europäischen Kunden ermöglicht, ihren Datenverarbeitern und -verantwortlichen zu vertrauen und letztendlich die Loyalität und Bindung an eine Marke zu erhöhen.

BPM-Tools können eine All-in-One-Lösung für das riesige Bündel an Problemen sein, das durch die DSGVO entstanden ist, und es besteht kein Zweifel daran, dass Unternehmen beginnen sollten, solche Tools zu implementieren, um den Weg in eine bessere Zukunft zu ebnen.

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