RASCI / RACI

Was ist RASCI / RACI:

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A Umfassende Leitfaden für die Verwendung und den richtigen Zeitpunkt

Bei der Arbeit an Projekten erweist sich RASCI als wichtiges Werkzeug. Wenn Sie noch nie von diesem Rahmenwerk gehört haben, lassen Sie uns ein hypothetisches Szenario durchspielen, um Ihnen seinen Wert zu zeigen.

Sie und ein paar Kollegen wurden mit einem großen und wichtigen Projekt beauftragt. Nehmen wir an, Sie sind der Teamleiter mit 9 anderen in Ihrer Gruppe. Sie haben einen als Assistenten abgestellt und überlassen den anderen 8 die Verwaltung der Aufgaben und die Feldarbeit. So ziemlich alles, was nicht mit der Verwaltung zu tun hat.

Irgendwann stellen Sie fest, dass Sie eine Möglichkeit brauchen, um auf dem Papier festzuhalten, wer was bei dem Projekt macht. Und nicht nur das, sondern auch, wie viel Entscheidungsbefugnis sie während des gesamten Lebenszyklus des Projekts haben. Ohne eine Art von Mechanismus ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass etwas sehr schnell schief geht und Ihr Projekt zu einem Desaster wird.

Geben Sie die RASCI-Matrix ein. Dieses Tool ist für das Projektmanagement konzipiert. Diese Matrix oder dieses Gerüst hilft Ihnen bei Folgendem:

Aufschlüsselung der Projektaufgaben
Gibt an, wer an dem Projekt teilnimmt und wer mit dem Projekt verbunden ist, aber nicht täglich daran teilnimmt.
Diese Matrix weist jedem Projektmitglied spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten zu, die direkt mit dem Teil des Projekts zusammenhängen, an dem es arbeitet.

Definition: RASCI ist eine Matrix (d.h. ein Diagramm, ein Modell oder ein Rahmen), die dazu dient, alle Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektbeteiligten zu ermitteln. Sie legt eindeutig fest, wer an einer bestimmten Teilaufgabe eines Projekts arbeitet.

RASCI ist die Abkürzung für: Responsible (Durchführungsverantwortung), Accountable (Gesamtverantwortung), Supportive (unterstützend), Consulted (konsultiert), Informed(informiert)

RASCI-Diagramme beseitigen die Situationen, in denen “wer macht was”, “wer kann bei dieser Aufgabe helfen” und “wer ist für diese Aufgabe verantwortlich” in vielen Projekten ohne RASCI vorkommen. Durch die Verwendung von RASCI können wir:

Schnell Projektkonflikte innerhalb von Gruppen lösen
Effiziente Projektverwaltung
Beseitigung aller Unklarheiten, indem Sie jedem Projektgruppenmitglied bestimmte Aufgaben zuweisen.
Dokumentation und ordnungsgemäße Verteilung der Projektverantwortung
Erkennen, ob eine einzelne Person mit Aufgaben überlastet ist
Schaffung von Klarheit durch Festlegung der organisatorischen Projekthierarchie

Lassen Sie uns die Definition ein wenig erweitern:

Responsible – Betrachten Sie diese Person als den Projektverantwortlichen. Es können mehrere Personen für eine Aufgabe verantwortlich sein, und wenn Hilfe benötigt wird, können sie ein oder mehrere unterstützende Mitglieder um Hilfe bitten.

Accountable – Diese Person hat die endgültige Kontrolle über eine Projektaufgabe und die mit ihr verbundenen Ressourcen. In der Regel werden sie die Zuständigkeiten für die Projektarbeit zuweisen und delegieren. Es wird dringend empfohlen, nur eine Person mit einer Aufgabe zu betrauen.

Unterstützend – Unterstützende Personen sind in der Lage, den verantwortlichen Projektmitarbeitern Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Sie arbeiten aktiv mit der zuständigen Person zusammen, um das Projekt bis zum Abschluss zu begleiten. Unterstützende Personen und Verantwortliche haben beide die gleichen Ziele zu erreichen.

Konsultiert – Die Konsultierten sind dazu da, der verantwortlichen Person zu helfen, ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen. Bei diesen Personen kann es sich um Berater auf ihrem jeweiligen Gebiet handeln, die wertvolle Fachkenntnisse in das Projekt einbringen. Die Verantwortlichen werden konsultiert, um Ratschläge, Meinungen, Hilfe oder Erfahrungen bitten, die für das Projekt relevant sind.

Informiert – Dies sind die Personen, die während des gesamten Projektzyklus auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Aufgrund ihres Status als Projektbeteiligte oder der Tatsache, dass sie von dem Projekt betroffen sind, müssen sie in allen Phasen bis hin zum Projektabschluss über die Fortschritte informiert werden.

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MEHR ERFAHREN

RASCI-Matrix: Eine grundlegende Modellstruktur

Wie Sie unten sehen können, sind auf der linken Seite der Matrix alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben aufgelistet. Der oberste Punkt jeder Spalte des Modells steht für einen Interessenvertreter des Projekts.

Wenn wir einen Schritt weiter gehen, können wir zeigen, dass das Projekt die folgenden Rollen (beteiligte Personen oder Positionen) umfasst, Projektleiter, Tester, Analyst, Produktentwickler und das

Wenn wir einen Schritt weitergehen, können wir zeigen, dass das Projekt die folgenden Rollen (beteiligte Personen oder Positionen) umfasst: Projektmanager, Tester, Analyst, Produktentwickler und das Serviceteam. Die jeder Rolle zugewiesenen Aufgaben sind Planung und Analyse, Design/Prototyping, Codierung, Testen und Überprüfen, Bereitstellung und schließlich Wartung.

Jetzt wird eine Matrix benötigt, da wir Zeile für Zeile durchgehen würden, um die Beteiligung jeder Rolle am Projekt zu definieren. In Bezug auf die erste Aufgabe ist beispielsweise der Projektmanager in diesem Modell für jede Aufgabe verantwortlich und gilt in Bezug auf Planung und Analyse als Projektinhaber. Der Analyst ist für die Planung und Analyse dieses Projekts verantwortlich und bezieht Personen aus den Produktentwicklungs- und Serviceteams ein, um das Projekt zu beraten und dazu beizutragen. Der Rest der Projektmatrix würde ungefähr so aussehen.

RASCI und RACI – Gibt es einen großen Unterschied?

Bei den vielen RASCI- und RACI-Diagrammen, die es gibt, kann die Unterscheidung zwischen ihnen etwas verwirrend sein.

Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Obwohl sie in der Praxis dasselbe bedeuten, gibt es natürlich einen deutlichen Unterschied mit dem “S” in RASCI (für Support). Organisationen, die sich für die Verwendung von RACI entscheiden, können dies tun, weil ein “S” nicht identifiziert werden muss, da es Teil des “R” (Responsible) oder “C” (Consulted) als Teammitglied sein kann.

Der größte Unterschied bei der Aufnahme des “S” in RASCI besteht darin, dass damit die Tatsache anerkannt wird, dass die als Unterstützer des Projekts identifizierten Personen eine Ressource sind, die für das Projekt Kosten verursacht und die Zeit des Unterstützers erfordert. Auch wenn sie nicht direkt für die Projektaufgabe verantwortlich sind, so stellen sie doch ihre Erfahrung, ihr Wissen, ihre technischen Fähigkeiten usw. zur Verfügung, die mit Kosten verbunden sind, sei es in Form von Zeit, Vergütung oder einer anderen Tätigkeit. Die Verwendung des “S” zeigt deutlich, dass es eine Gruppe von nicht erfassten Projektteammitgliedern gibt, die Ressourcen ohne Verantwortlichkeiten bereitstellen, die für das Projekt von entscheidender Bedeutung sind.

So kann beispielsweise ein Vertriebsleiter für eine Ausschreibung zur Softwareentwicklung verantwortlich sein, während der Vertriebsmitarbeiter für den Abschluss der Ausschreibung zuständig ist. An dieser Stelle ist eine Klärung durch das Ingenieurteam erforderlich. Der Ingenieur, der in keiner Weise mit dem Verkauf verbunden ist, stellt Informationen zur Verfügung, um das Dokument zu vervollständigen (Unterstützer). Der Ingenieur ist weder dafür verantwortlich, die Ausschreibung auszufüllen, noch ist er dafür verantwortlich, dass sie pünktlich und kosteneffizient erstellt wird. Die Erfahrung und der Beitrag des Ingenieurs sind jedoch entscheidend für den Erfolg und die Qualität der Ausschreibungsantworten und Kostenvoranschläge.

Durch die Identifizierung der “S” in einem Projekt wird die spezifische Beteiligung der Projektteammitglieder deutlicher erkennbar und die Erwartungen und Leistungen der einzelnen Rollen werden definiert.

Variationen von RASCI

RACI-VS

RACI-VS bietet zwei zusätzliche Indikatoren, nämlich Verification (V) und Sign-Off (S). Im Kern-RACI besteht die Möglichkeit, dass Details zum Abschluss einer Aufgabe fehlen. Um eventuelle Mängel bei einer Aufgabe zu beseitigen, ermöglicht RACI-VS die Kennzeichnung derjenigen Rollen als “V”, die die Qualität und Korrektheit einer bestimmten Aufgabe überprüfen werden. Und um die Rollen “V” und “R” | “A” zu überwachen, gibt es eine Rolle “S”-Abzeichner, der das Urteil über die Erledigung der Aufgabe abgibt, indem er sie genehmigt.

RACIO (oder CIARO):

bietet einen zusätzlichen Teilnahmetyp “O”, der oft “Omitted” oder “Out of the Loop” bedeutet. Es erlaubt lediglich die explizite Erwähnung der Rollen, die vom Anwendungsbereich einer bestimmten Aufgabe ausgeschlossen sind. Dies hilft bei der Klärung der engagierten und nicht engagierten Ressourcen in einer Aufgabe/einem Projekt.

DRASCI:

Es ist genau wie RASCI, hat aber einen “D-Driver”, der die Verantwortlichkeiten zentral delegiert.

DACI:

wird in RACI “D-Driver” durch “R-Responsible” ersetzt.

RATSI:

ist eine weitere Ableitung von RASCI, die die tatsächlichen “T-Task”-Performer hervorhebt, was bei der detaillierten Ressourcenbewertung weiterhelfen kann.

RAPID:

Es konzentriert sich auf die Zuweisung von Entscheidungskompetenzen zwischen verschiedenen Rollen, im Gegensatz zu RACI, das rein aufgabenorientiert ist. Der Bedarf an RAPID entstand mit dem Wachstum der sich ständig weiterentwickelnden und zusammenarbeitenden Hierarchien in einem oder mehreren Unternehmen oder Teams, in denen es für jede einzelne Entscheidung mehrere Management- und Führungsebenen gibt.

Nur ein Verantwortlicher in einem RASCI, Kombination von R & A’s und die Notwendigkeit für ‘S’, ‘C’ oder ‘I’

Da die Zuständigkeiten und Aufgaben auf die Mitglieder der Projektgruppe verteilt sind, ist es vorzuziehen, das “R” und das “A” auf eines pro Einzelaufgabe zu beschränken. Im Wesentlichen muss für jede einzelne Aufgabe ein Mitglied des Teams verantwortlich sein. Anders verhält es sich bei Organisationen, die beschlossen haben, dass beispielsweise mehr als ein “R” erforderlich sein kann.

Für manche Organisationen ist es am besten, wenn nur eine Partei für die Erledigung einer Aufgabe verantwortlich ist. Sie sind der Meinung, dass es eine ineffiziente Nutzung der Projektressourcen wäre, zwei oder mehr Verantwortliche für diese eine Aufgabe zu verpflichten. Andere werden argumentieren, dass die Aufgabe, um die es geht, von großer Bedeutung ist und dass es notwendig ist, dass mehr als ein Beteiligter verantwortlich ist, da die kombinierten Bemühungen der “R “s bessere Fachkenntnisse für die Aufgabe mit sich bringen.

Außerdem kann es vorkommen, dass die verantwortliche und die rechenschaftspflichtige Partei für eine Aufgabe dieselbe Person ist. Bei bestimmten Projekten ist dies eine naheliegende Annahme. Wenn dies der Fall ist, muss das “R” nicht gesondert erwähnt werden. Wenn jedoch zwei Personen mit der gleichen Verantwortung und Rechenschaftspflicht betraut sind, muss es mindestens ein “R” und ein “A” für jede einzelne Aufgabe geben.

Schließlich wird es Projekte geben, bei denen eine einzelne Aufgabe kein “S”, “C” oder “I” benötigt. Dass Sie Lücken in Ihrer Matrix haben, ist in diesem Fall kein Problem und völlig normal. In einer Matrix muss nicht jede leere Zelle ausgefüllt werden.

Was ist die vertikale und horizontale Analyse in einer RASCI-Matrix?

Es ist eine Sache, eine RASCI-Matrix zu erstellen, eine andere, ihre Integrität zu überprüfen. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Matrix überprüfen können: vertikale und horizontale Analyse.

Vertikale Analyse

Überprüfen Sie jede Spalte Zelle für Zelle und suchen Sie nach Schwachstellenindikatoren:

Kein „R“ kann dazu führen, dass ein Gruppenmitglied keine Verantwortung trägt. Zeit und Ressourcen können mit kleineren Aufgaben oder gar nichts verschwendet werden.
Zu viele „R“ können dazu führen, dass ein Gruppenmitglied überlastet wird, was seine Produktivität senkt.
Zu viele „A“ können dazu führen, dass eine Person wichtige Entscheidungen für mehrere Unteraufgaben trifft. Es besteht die Möglichkeit, dass sich das Projekt verlangsamt. Es gibt jedoch eine Ausnahme, wenn der Projektmanager die Gesamtverantwortung trägt.
Alle Kästchen sind ausgefüllt, was bedeuten kann, dass eine Person überfordert ist und zu viel zu tun hat.
Zu viele freie Kästchen können dazu führen, dass eine Person zu viel Freizeit hat, was zu Zeit- und Ressourcenverschwendung führt.

Horizontale Analyse

Überprüfen Sie jede Zeile von links nach rechts, Zelle für Zelle, und suchen Sie nach Schwachstellenindikatoren:

Kein „R“ bedeutet, dass für eine bestimmte Unteraufgabe niemand verantwortlich ist, was dazu führen kann, dass die Aufgabe unvollständig bleibt.
Zu viele „R“ bedeuten, dass eine Aufgabe auf zu viele Teammitglieder aufgeteilt wurde. Dies führt zu einem „Zu viele Köche in der Küche“-Szenario.
Keine „A“s bedeuten, dass die „R“s niemanden haben, dem sie Bericht erstatten oder dessen Erlaubnis sie einholen können.
Zu viele „A“s können Konflikte verursachen, da nun zu viele Personen an der Entscheidungsfindung für diese bestimmte Unteraufgabe beteiligt sind.
Zu viele „C“s und „I“s können zu übermäßiger Hin- und Her-Kommunikation führen, da zu viele Personen um Beratung zu einer bestimmten Aufgabe gebeten wurden.

Die Auswirkungen der Nichtbefolgung von RASCI

Wenn es sich um ein komplexes Projekt mit vielen Teammitgliedern und einer beträchtlichen Anzahl von Aufgaben handelt, wird sich der Verzicht auf eine RASCI-Matrix sowohl auf die Mitglieder des Projektteams als auch insgesamt auf eine Vielzahl von Projektergebnissen negativ auswirken.

Es wird keine Teams oder gar Einzelpersonen geben, die in Harmonie arbeiten. Die Schuld wird weitergereicht, Verantwortlichkeit wird nicht durchgesetzt, und Entscheidungen werden ohne Beteiligung oder Wissen anderer Teammitglieder getroffen, oder schlimmer noch, selbst die kleinsten Entscheidungen werden nicht getroffen, was alles andere verzögert.

Ohne eine ordnungsgemäße Aufgabenzuweisung ist die Gefahr von Zeitfressern und nachlassenden Teammitgliedern sehr groß. Andererseits fühlen sich manche Teammitglieder überfordert, weil ihnen zu viel Arbeit aufgebürdet wurde. Demotivierte Teams bringen nie 100 % Leistung.

Abschließende Überlegungen

Denken Sie daran, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Aufgaben in einer RASCI-Matrix einen schmalen Grat beschreiten müssen. Wenn Sie sich zu sehr in den Vordergrund drängen, werden Dinge durch die Maschen fallen, was die ganze Übung sinnlos macht. Wenn Sie jedoch zu sehr ins Detail gehen, haben Sie sich selbst zum Mikromanager befördert.

Ein guter Weg, um zu entscheiden, was in die Matrix aufgenommen werden soll, wäre es, den Prozess selbst zu betrachten und nicht nur einzelne Aufgaben. So muss z. B. die Benutzeroberfläche einer neuen Funktion in der Matrix enthalten sein (die Designer, die den Auftrag ausführen, der Kunde, die Entwickler und der Projektleiter). Ob eine Schaltfläche grün oder rot, quadratisch oder abgerundet sein soll, kann dem Team überlassen werden und ist nicht Bestandteil der RASCI-Matrix.

Es ist offensichtlich, dass RASCI-Matrizen bei komplexen Projekten benötigt werden. Sie sind äußerst hilfreich, da sie einen äußerst effizienten Mechanismus für die Aufgabenverteilung schaffen und gleichzeitig der Beseitigung jeglicher Mehrdeutigkeit innerhalb der Projekthierarchie von Aufgaben sehr nahekommen.

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