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Qu'est-ce que RASCI / RACI :

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Un guide complet sur leur utilisation et les moments où les appliquer

Lorsque vous travaillez sur des projets, le RASCI apparaît comme un outil essentiel. Si vous n’avez jamais entendu parler de ce cadre, explorons un scénario hypothétique pour montrer sa valeur.

Imaginons que vous et quelques collègues êtes assignés à un projet important. Vous êtes le chef d’équipe, avec 9 autres personnes dans le groupe. Vous avez nommé l’un d’eux comme assistant, laissant les 8 autres gérer les tâches et le travail de terrain – à peu près tout ce qui ne relève pas de la gestion.

À un certain moment, vous réalisez qu’il serait utile de formaliser qui fait quoi sur le projet. Non seulement cela, mais aussi de clarifier le niveau d’autorité de chacun dans les décisions prises au fil du projet. Sans un mécanisme pour organiser ces rôles, le risque de voir quelque chose mal tourner rapidement est élevé, transformant votre projet en fiasco.

C’est là qu’intervient la matrice RASCI. Conçue pour la gestion de projet, cette matrice ou cadre offre les avantages suivants :

  • Décomposition des tâches du projet
  • Identification des personnes participant activement au projet, ainsi que de celles qui y sont liées sans participation quotidienne
  • Attribution de rôles et de responsabilités spécifiques à chaque membre de l’équipe, en lien direct avec les parties du projet sur lesquelles ils travaillent

Cette matrice permet de structurer clairement les rôles, d’améliorer la communication et d’assurer un suivi efficace de la progression du projet.

Définition :
RASCI est une matrice (ou tableau, modèle, cadre) utilisée pour identifier tous les rôles et responsabilités des parties prenantes d’un projet. Elle permet de définir clairement qui travaille sur chaque sous-tâche spécifique du projet.

RASCI est l’acronyme de: Responsable, Autorité, Support, Consulté, Informé

Les tableaux RASCI éliminent les situations de type « qui fait quoi », « qui peut aider sur cette tâche » et « qui est responsable de cette tâche », qui se posent souvent sur des projets sans matrice RASCI. En utilisant RASCI, nous pouvons :

  • Résoudre rapidement les conflits de projet au sein des équipes
  • Gérer efficacement les projets
  • Éliminer toute confusion en assignant des tâches spécifiques à chaque membre de l’équipe
  • Veiller à ce que toutes les responsabilités du projet soient correctement documentées et réparties
  • Identifier si un individu est surchargé de tâches
  • Apporter de la clarté en établissant une hiérarchie organisationnelle pour le projet

Cette matrice RASCI aide à optimiser l’organisation des projets, favorisant une meilleure communication et un suivi efficace des rôles et des responsabilités.

Élargissons un peu la définition :

Responsable – Pensez à cette personne comme au propriétaire du projet. Il peut y avoir plusieurs personnes responsables d’une tâche et si de l’aide est nécessaire, elles peuvent demander à un membre ou des membres de soutien de les assister.

Autorité – Cette personne a le contrôle final sur une tâche du projet et les ressources qui y sont associées. Elle attribuera généralement et déléguera les responsabilités du travail du projet. Il est fortement recommandé d’utiliser une seule personne responsable par tâche.

Support – Les personnes de soutien sont capables de fournir des ressources aux membres de l’équipe de projet responsables. Elles sont activement impliquées dans le travail avec la personne responsable pour mener le projet à terme. Les personnes de soutien et les personnes responsables ont tous les mêmes objectifs à atteindre.

Consulté – Ceux qui sont consultés sont là pour aider la personne responsable à mener à bien les tâches avec succès. Ces personnes peuvent être des consultants dans leur domaine respectif, apportant une expertise précieuse au projet. Les personnes responsables utiliseront les consultés pour des conseils, des opinions, de l’aide ou une expérience pertinente pour le projet.

Informé – Ce sont des personnes qui doivent être tenues informées tout au long du cycle de vie du projet. En raison de leur statut en tant que partie prenante du projet ou du fait qu’elles seront impactées par le projet, elles doivent être informées de l’avancement, à toutes les étapes, jusqu’à et y compris l’achèvement du projet.

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Matrice RASCI : Une structure de modèle de base.

Comme vous pouvez le voir ici, le côté gauche de la matrice liste toutes les tâches impliquées dans le projet. Le haut de chaque colonne dans le modèle représente une partie prenante du projet.

Si nous allons plus loin, nous pouvons montrer que le projet implique les rôles suivants (individus ou postes impliqués) : Chef de projet, Testeur, Analyste, Développeur produit et Équipe de service. Les tâches assignées à chaque rôle sont : Planification et Analyse, Conception / Prototypage, Codage, Test et Révision, Déploiement et enfin Maintenance.

Il sera maintenant nécessaire d'utiliser une matrice, car nous allons définir, ligne par ligne, l'implication de chaque rôle dans le projet. Par exemple, pour la première tâche, le Chef de projet dans ce modèle est responsable de chaque tâche et est considéré comme le propriétaire du projet en ce qui concerne la Planification et l'Analyse. L'Analyste sera responsable de la Planification et de l'Analyse de ce projet et impliquera des individus des équipes de Développement produit et de Service pour consulter et contribuer au projet. Le reste de la matrice du projet pourrait ressembler à ceci.

RASCI et RACI - Y a-t-il une grande différence ?

Avec de nombreux tableaux RASCI et RACI disponibles, il peut être un peu confus de les différencier.
Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. En pratique, ils signifient la même chose, mais il existe bien sûr une différence marquée avec le "S" dans RASCI (qui signifie Support). Les organisations qui choisissent d'utiliser RACI le font peut-être parce qu'il n'est pas nécessaire d'identifier un "S", car il peut faire partie du "R" (Responsable) ou du "C" (Consulté) en tant que membres de l'équipe.

Ce qui fait la plus grande différence en incluant le "S" dans RASCI, c'est que cela reconnaît que ceux identifiés comme des supporteurs du projet sont une ressource qui représente un coût pour le projet et le temps du supporteur. Bien qu'ils ne soient pas directement responsables de la tâche du projet, ils participent en apportant leur expérience, leurs connaissances, leurs compétences techniques, etc., qui ont un coût associé, que ce soit du temps, une rémunération ou une activité quelconque. Utiliser le "S" montre clairement qu'il existe un groupe de membres de l'équipe du projet qui fournissent des ressources sans avoir de responsabilités d'impact critique sur le projet.

Par exemple, un directeur des ventes peut être responsable d'une proposition de développement de logiciel (RFP), tandis que le représentant des ventes est responsable de la complétion du RFP. À ce stade, des clarifications sont nécessaires de la part de l'équipe d'ingénierie. L'ingénieur, qui n'a aucun lien avec les ventes, fournit des informations pour compléter le document (contributeur). L'ingénieur n'est pas responsable de la complétion du RFP ni responsable de sa livraison dans les délais et selon le budget, cependant, l'expérience et les contributions de l'ingénieur sont essentielles pour la qualité des réponses au RFP et les estimations.

En identifiant le "S" dans un projet, cela met davantage l'accent sur l'implication spécifique des membres de l'équipe du projet et contribue à définir les attentes et les livrables de chaque rôle.

Versions/Traductions de RASCI:

RACI-VS

RACI-VS propose deux indicateurs supplémentaires, à savoir la Vérification (V) et la Validation (S). Dans le RACI de base, il existe un risque d’omission de tout détail de réalisation concernant une tâche quelconque. Pour pallier toute lacune éventuelle dans une tâche, le RACI-VS permet de marquer les rôles en tant que “V” qui examineront la qualité et la précision d’une tâche spécifique donnée. Et pour superviser à la fois les rôles “V” et “R” | “A”, il y aura un rôle de “S” – Sign-Off qui fournira le verdict de réalisation de la tâche en l’approuvant.

RACIO (ou CIARO):

Offre un type de participation supplémentaire “O” qui signifie souvent “Omis” ou “Hors boucle”. Cela permet simplement de mentionner explicitement les rôles exclus du champ d’application d’une tâche spécifique. Cela aide à clarifier les ressources impliquées et non impliquées dans une tâche/projet.

DRASCI:

C’est comme le RASCI mais avec un “D-Driver” qui délègue centralement les responsabilités.

DACI:

Remplace “D-Driver” par “R-Responsible” dans le RACI.

RATSI:

C’est une autre dérivation du RASCI qui met en avant les véritables exécutants de la “Tâche” (T-Task), ce qui peut également aider dans l’évaluation détaillée des ressources.

RAPID:

Il se concentre sur l’attribution des responsabilités de prise de décision entre différents rôles, contrairement au RACI qui est purement axé sur les tâches. Le besoin de RAPID est apparu avec la croissance des hiérarchies en évolution continue et de collaboration d’une ou plusieurs entreprises ou équipes, où il existe des rôles managériaux et de leadership à plusieurs niveaux pour toute décision unique.

Un seul Responsable dans un RASCI, Combinaison des rôles "R" et "A" et la Nécessité de "S", "C", ou "I"

Comme les responsabilités et les tâches sont réparties entre les membres du groupe de projet, la préférence est de limiter les "R" (Responsable) et "A" (Accountable) à un seul par tâche individuelle. En essence, pour chaque tâche, un des membres de l'équipe doit être tenu responsable. La différence réside dans les organisations qui ont décidé qu'il pouvait être nécessaire d'avoir plus d'un "R", par exemple. Pour certaines organisations, une responsabilité unique est préférable pour l'achèvement d'une tâche. Elles estiment qu'avoir deux ou plusieurs responsables pour cette tâche serait une utilisation inefficace des ressources du projet. D'autres soutiendront que la tâche en question revêt une grande importance et que plusieurs parties prenantes doivent être responsables, car l'effort combiné des "R" apporte une meilleure expertise à la tâche. À noter également, il y aura des moments où une personne responsable et une personne accountable pour une tâche seront la même personne. C'est une hypothèse évidente dans certains projets. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de mentionner séparément le "R". Cependant, dans le cas où deux personnes se voient attribuer la même responsabilité et accountability, il doit y avoir au moins un "R" et un "A" par tâche individuelle. Enfin, il y aura des projets où une tâche individuelle n'aura pas besoin de "S" (Support), "C" (Consulted) ou "I" (Informed). Avoir des cases vides dans votre matrice n'est pas un problème dans ce cas et est tout à fait normal. Toutes les cellules vides n'ont pas besoin d'être remplies dans une matrice.


Qu'est-ce que l'analyse verticale et horizontale dans une matrice RASCI?

Il est une chose de créer une matrice RASCI, mais il en est une autre de vérifier son intégrité. Il existe deux façons de vérifier votre matrice : l'analyse verticale et l'analyse horizontale.

Analyse Verticale

Vérifiez chaque colonne de haut en bas, cellule par cellule, et recherchez les indicateurs de points de douleur :

  • Aucun ‘R’ peut laisser un membre du groupe sans responsabilité. Du temps et des ressources peuvent être gaspillés à accomplir des tâches mineures ou rien du tout.
  • Trop de ‘R’ peuvent surcharger un membre du groupe, réduisant ainsi sa productivité.
  • Trop de ‘A’ pourraient laisser une seule personne contrôler les décisions majeures pour plusieurs sous-tâches. Il y a un risque que le projet ralentisse. Cependant, il y a une exception si le chef de projet est celui qui est globalement responsable.
  • Toutes les cases remplies peuvent signifier qu'un individu pourrait être accablé de trop de tâches.
  • Trop de cases vides peuvent conduire à ce qu'un individu ait trop de temps libre, entraînant un gaspillage de temps et de ressources.

Analyse Horizontale

Vérifiez chaque ligne de gauche à droite, cellule par cellule, et recherchez les indicateurs de points de douleur :

  • Aucun ‘R’ signifie qu'une sous-tâche n'a personne responsable, ce qui pourrait laisser la tâche incomplète.
  • Trop de ‘R’ signifie qu'une tâche a été partagée entre trop de membres de l'équipe, ce qui conduit à un scénario de « trop de cuisiniers dans la cuisine ».
  • Aucun ‘A’ laissera les ‘R’ sans personne à qui rendre compte ou demander l'autorisation.
  • Trop de ‘A’ peut provoquer des conflits, car trop de personnes sont impliquées dans la prise de décision de cette sous-tâche particulière.
  • Trop de ‘C’ et ‘I’ peuvent entraîner une sur-communication, car trop de personnes ont été sollicitées pour consulter sur une tâche particulière.

L'impact de ne pas suivre RASCI

Si votre projet est complexe, impliquant de nombreux membres d'équipe et un nombre important de tâches, ne pas utiliser de matrice RASCI aura un impact négatif à la fois sur les membres de l'équipe projet et, dans l'ensemble, sur divers résultats du projet. Il n'y aura pas d'harmonie entre les équipes ou même entre les individus. Les reproches seront mutuels ; la responsabilité ne sera pas appliquée et des décisions seront prises sans implication ou connaissance des autres domaines de l'équipe, voire pire encore, même les décisions les plus petites ne seront pas prises, retardant ainsi tout le reste. Sans attribution correcte des responsabilités, il y a un risque élevé de pertes de temps et de membres de l'équipe qui se relâchent. D'un autre côté, certains membres de l'équipe peuvent se sentir dépassés car ils ont trop de travail à accomplir. Des équipes démotivées ne parviennent jamais à fournir à 100%.

Pensées Finales

Il est important de garder à l'esprit qu'il existe une ligne fine lors de la création de vos tâches dans une matrice RASCI. Si vous allez trop haut niveau, des choses risquent de passer entre les mailles du filet, rendant tout l'exercice inutile. En revanche, si vous allez trop dans les détails, vous vous transformez simplement en micro-manager.

Une bonne façon de décider de ce qui doit figurer dans la matrice serait de considérer le processus lui-même plutôt que des tâches individuelles ponctuelles. Par exemple, l'interface utilisateur (UI) d'une nouvelle fonctionnalité doit figurer dans la matrice (les designers effectuant le travail, le client, les développeurs et le chef de projet). En revanche, la décision de savoir si un bouton doit être vert ou rouge, carré ou arrondi, peut être laissée à l'équipe et ne fait pas partie de la matrice RASCI.

Il est évident que les matrices RASCI sont nécessaires pour les projets complexes. Elles sont extrêmement utiles car elles créent un mécanisme très efficace de répartition des tâches tout en éliminant considérablement toute ambiguïté au sein de la hiérarchie des tâches du projet.

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