Le défi : Rationaliser la conformité GRC dans les processus critiques de l’entreprise

Dans le cadre de son engagement en matière de responsabilité d’entreprise, Pepsi-Cola Manufacturing International Ltd. (PCMIL) a dû faire face à une complexité croissante pour aligner ses opérations sur la norme de contrôle mondiale (GCS) et la conformité à la loi SOX. Avec plus de 100 processus cartographiés répartis sur Excel et Visio et aucune plateforme centralisée, les préparations d’audit étaient coûteuses, longues et vulnérables aux incohérences.

L’absence d’un système de documentation unifié et de matrices de rôles déconnectées créait de la confusion, augmentait l’exposition aux risques et perturbait fortement le processus d’audit. PCMIL avait besoin d’une solution pour intégrer la gouvernance, le risque et la conformité (GRC) directement dans les processus d’entreprise et les intégrer dans les opérations quotidiennes.

La solution : Intégrer la GRC à l’Enterprise Process Center® de Interfacing

PCMIL a choisi l’Enterprise Process Center® (EPC) deInterfacing comme colonne vertébrale de sa transformation en matière de conformité. L’EPC lui a permis de créer une bibliothèque de processus centralisée, d’établir une source unique de vérité pour les contrôles et les responsabilités, et d’automatiser les fonctions de reporting essentielles.

Les principales étapes de la mise en œuvre sont les suivantes :

• Migration de la documentation Visio et Excel existante vers EPC

• Cartographie des processus interfonctionnels tels que Purchase-to-Pay, Sales-to-Collection, Financial Reporting et Fixed Assets.

• Intégrer des matrices de risques et des cadres RACI afin d’attribuer la responsabilité et de quantifier les risques.

• Accès et collaboration en temps réel pour plus de 100 utilisateurs non techniques

Le déploiement a reçu le soutien des départements des finances, de la fabrication et de la qualité au plus haut niveau, ainsi que la supervision du siège de l’entreprise, ce qui a garanti un engagement à l’échelle de l’entreprise et une adoption réussie.

Des résultats qui transforment la conformité en avantage concurrentiel

Avec la mise en place de l’EPC, PCMIL a atteint son objectif d’intégration des stratégies de contrôle globales dans les opérations quotidiennes :

• Les audits SOX et GCS sont devenus plus rapides et moins perturbants, grâce à la génération automatisée de matrices de contrôle, de rapports RACI et de pistes d’audit.

• Amélioration de la visibilité des processus et de la clarté des rôles, ce qui réduit le risque d’erreur humaine et d’échec de l’audit.

• Les réactions des auditeurs ont été extrêmement positives, citant la piste d’audit claire d’EPC et l’uniformisation des connaissances au sein des équipes

• L’exposition aux risques a été activement gérée, avec des contrôles intégrés dans chaque processus cartographié.

• L’élimination des mises à jour manuelles et la réduction des interruptions d’activité pendant les périodes d’audit ont permis de réaliser des économies.

L’EPC a permis aux équipes de répondre en toute confiance lors des audits, toutes les informations relatives aux processus (risques, règles, documents et contrôles) étant liées et visibles en temps réel.

Prochaines étapes : Étendre la GRC à de nouveaux domaines

Fort de son succès, PCMIL prévoit d’étendre EPC à d’autres départements tels que les ressources humaines, les salaires, l’informatique, les douanes et les droits de douane, les voyages et les divertissements, et la sécurité. Les prochaines phases se concentreront sur l’automatisation des tests de contrôle et la programmation des audits afin de rationaliser davantage les processus de conformité et d’améliorer la préparation aux audits année après année.

Comment Interfacing peut vous aider

Que vous gériez la conformité SOX ou que vous construisiez un cadre GRC évolutif, l’EPC deInterfacing offre la visibilité, la responsabilité et l’efficacité nécessaires pour intégrer la gouvernance dans vos opérations quotidiennes. Reconnu par des fabricants mondiaux comme PepsiCo, EPC transforme les audits annuels en meilleures pratiques permanentes.