Conformité Sarbanes Oxley / SOX

Loi Sarbanes Oxley /Conformité SOX

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La réintégration des besoins d'affaires au coeur des processus

Gestion des processus pour la Loi Sarbanes Oxley / Conformité SOX

La nécessité de satisfaire les exigences toujours grandissantes de la règlementation de la conformité, telles que celles de la Loi Sarbanes Oxley (C-198), force votre organisation à gérer les questions de conformité d’une manière efficace et dynamique et à moindre coût. Les solutions de gestion des processus d’affaires – ou BPM – peuvent vous aider à remplir vos mandats de conformité et à améliorer la gestion globale de vos risques stratégiques. Ceci vous permettra d’effectuer les investissements nécessaires à la satisfaction des exigences de conformité dans l’amélioration de tous vos processus organisationnels.

Les exigences de conformité se multiplient!

La Loi Sarbanes Oxley (C-198) a introduit un point de mire nouveau et intense sur la documentation, la vérification et le contrôle des processus d’affaires clés. À la suite de scandales corporatifs tels que Enron, Tyco et Worldcom, ce genre de législature de conformité a été promulguée pour protéger les actionnaires en améliorant la fiabilité et l’exactitude des divulgations corporatives.

La législature exige une sévérité accrue et l’augmentation de la responsabilité concernant:

Les comptes-rendus des résultats financiers
La gestion, la vérification et le contrôle des processus internes qui mènent à ces résultats
L’engagement au code de déontologie par les directeurs, les administrateurs et les officiers de la compagnie

L’implantation de la nouvelle législature se traduit par l’application de contrôles internes profondément mûris capables d’identifier les faiblesses – une procédure globale profitable pour toute organisation. Par contre, elle impose à l’organisation et aux directeurs TI une tâche complexe entraînant l’augmentation des responsabilités, et plusieurs se font dépasser par les procédures de vérification et de préparation de rapports. En plus, les exigences régulatrices de conformité continueront d’augmenter, devenant de plus en plus complexes, d’où l’importance d’employer les procédures utilisées dans la gestion des questions C-198 pour la création d’une solution de conformité dynamique qui évoluera au même rythme que les exigences s’intensifient et se modifient.

Audit interne et conformité SOX

Pour faciliter un audit interne, il faut tester les contrôles internes, identifier les contrôles inefficaces ou inadéquats et mettre en œuvre des CAPA pour atténuer le risque, puis exécuter des audits pour garantir la conformité à toutes les exigences réglementaires, ainsi que l'automatisation et le suivi des CAPA.

L'article 404 de la loi SOX exige que l'auditeur indépendant de l'organisation atteste de l'évaluation par la direction des contrôles et procédures internes conformément aux normes établies par le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). À son tour, le PCAOB accorde une place à l'audit interne dans la norme d'audit n° 5 avec l'énoncé « Utiliser le travail des autres » et suppose que les auditeurs externes peuvent s'appuyer sur le travail des auditeurs internes.

Souvent, la gestion des audits sans outil de flux de travail implique le stockage des informations dans de multiples fichiers dans un référentiel d'informations non centralisé. L'application de gestion des audits d'Interfacing comporte une interface web unique pour la gestion et le stockage de toutes les informations relatives à un audit. Tous les modules sont conçus pour effectuer des tâches spécifiques, mais sont interdépendants et complémentaires les uns des autres.

Les données circulent et s'intègrent facilement entre les applications et les terminologies peuvent également s'adapter aux exigences spécifiques de l'entreprise. Toutes les fonctionnalités sont réutilisables, consultables et peuvent faire l'objet de rapports, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour planifier, personnaliser et documenter toutes les étapes d'un audit grâce à l'automatisation. En outre, grâce à une fonctionnalité hautement flexible et configurable dans tous les modules, formulaires et champs, notre solution simplifie grandement la création et la gestion d'un cycle d'audit entièrement transparent. En résumé, avec l'aide d'Interfacing dans le cadre d'initiatives de conformité, les organisations ont beaucoup plus de chances de réussir, car elles appliquent une approche structurée, opportune et complète pour adhérer aux normes réglementaires.

CAPA - Action corrective et préventive

Les CAPA (plans d'actions correctives et préventives) constituent l'une des meilleures pratiques les plus courantes en matière de gestion des problèmes et aident les organisations à respecter les normes ISO et d'autres normes de conformité. Notre solution permet aux utilisateurs de déclencher des CAPA par le biais d'audits échoués, d'incidents ou de demandes ad hoc. Si le propriétaire de l'action est absent alors que l'action lui a été attribuée, notre système peut automatiser une demande d'escalade. Après un certain nombre de jours, la tâche peut être automatiquement envoyée à un autre rôle ayant la même responsabilité. En outre, le propriétaire d'un élément d'action peut demander une extension de son élément d'action, conformément aux exigences commerciales de l'entreprise.

CAPA et affectation des éléments d'action - Lors de la création d'un CAPA, un responsable peut ajouter plusieurs AI (éléments d'action) qui définissent des critères spécifiques tels que le nom de l'AI, le propriétaire, le type d'action et la priorité, etc. dans le formulaire de création d'un CAPA. Les AI sont assignés à des ressources spécifiques, avec des délais et des niveaux de priorité précis. Les propriétaires des éléments d'action collectent et stockent les preuves d'achèvement des éléments d'action. Les responsables de processus peuvent, à leur tour, indiquer leurs progrès tout au long de ces projets CAPA, examiner et approuver les IA et apposer leur signature électronique.

Test de contrôle

Ajouter et exécuter un test : Les utilisateurs peuvent ajouter et exécuter des tests. Toutes les informations saisies dans le formulaire de définition du test seront reprises dans le formulaire d'exécution du test, ce qui permet à tous les auditeurs ou autres testeurs de consulter les informations essentielles relatives à leur test. Des informations telles que les conditions préalables, la date prévue et la date d'échéance, la fréquence et la taille de l'échantillon sont à la disposition de l'utilisateur qui exécute le test. Au fur et à mesure qu'ils exécutent leurs tests, ils créent des échantillons de tests et attribuent à chacun d'entre eux une note globale de réussite ou d'échec, déterminant ainsi la force et le statut du contrôle dans son ensemble. Au cours d'un cycle de révision, un responsable peut consulter, modifier ou ajouter des résultats d'échantillons. Si votre entreprise est soumise à deux audits en même temps, par exemple ISO 9000 et COBIT, leurs similitudes vous permettent d'utiliser les résultats d'un test pour l'autre audit ! En outre, les tests prédéfinis peuvent être modifiés et réutilisés à votre guise pour répondre aux besoins de votre entreprise. La solution d'Interfacing peut conserver tout l'historique et les résultats de l'audit dans notre référentiel !

Évaluer et approuver l'échantillon de test : Les boutons « Oui/Non », « Et/Or » et « Réussite/Echec » peuvent aider les utilisateurs à déterminer l'efficacité et la précision de l'échantillon facilement et rapidement. Les utilisateurs peuvent ajouter plusieurs échantillons sans quitter la fenêtre « Ajouter un échantillon », ajoutant ainsi une couche d'automatisation à leur processus d'évaluation. Pour garantir un degré élevé de responsabilité et créer un moyen de clarifier les incohérences, les utilisateurs peuvent établir des responsabilités par rôle et afficher toutes les parties prenantes impliquées dans le cycle d'approbation de l'audit.

Révision complète et essai d'audit : Notre formulaire d'examen de l'audit affiche toutes les informations héritées de l'audit, ainsi qu'une liste déroulante permettant d'évaluer le résultat global de l'audit (réussite/échec). Le formulaire comporte également une liste déroulante qui déclenche une escalade automatique vers le CAPA en sélectionnant oui ou non. Nous sommes également conscients du fait que même si un audit peut être considéré comme réussi, il peut tout de même nécessiter le processus CAPA ! Enfin, notre rapport d'audit fournit des visualisations de rapport détaillées qui permettent aux utilisateurs de visualiser toutes les mesures et données calculées liées à une instance d'audit (par exemple, l'état de chaque test associé, l'adéquation et l'efficacité de chaque test, l'auditeur responsable de chaque test, etc.)

Gestion des incidents

Une gestion efficace des incidents est essentielle pour prévenir tout risque susceptible de nuire aux opérations, aux services et à la réputation d'une organisation. L'interfaçage permet aux utilisateurs de mettre en place un processus de GIC panoramique, depuis la création d'un incident ad hoc, la conduite d'une enquête sur l'incident, la réalisation d'une analyse des causes profondes et des risques, la mise en place de plusieurs cycles d'examen et d'approbation, jusqu'au déclenchement d'un processus CAPA sur la base d'une analyse infructueuse.

Suivi et enquête sur les incidents : Grâce à un code de suivi généré automatiquement, les utilisateurs peuvent suivre sans effort les demandes d'incidents à n'importe quelle étape du processus. Les graphiques et la documentation relatifs aux incidents peuvent également être facilement générés à partir de données qui capturent des spécificités supplémentaires. À partir d'un formulaire d'incident, les enquêteurs peuvent hériter de toutes les informations saisies lors des étapes précédentes du processus d'incident. Tout utilisateur disposant de la sécurité et du statut appropriés peut consulter tous les détails de l'incident, déclencher une escalade vers le CAPA si nécessaire, et soumettre un rapport d'incident complet avec une signature électronique une fois l'enquête terminée.

Examen et rapport d'incident : Notre option d'examen des incidents comprend tous les champs hérités du formulaire d'incident initial (par exemple, le code de suivi, le lieu, l'analyse, l'enquête, etc.) Les utilisateurs sont en mesure de déclencher des retours en boucle si un formulaire est rejeté lors de l'examen, d'ajouter une validation sur les champs pour empêcher la soumission d'un formulaire sans signature et de définir plusieurs cycles d'approbation qui peuvent précéder toute étape de soumission d'un formulaire. Un utilisateur disposant d'un niveau de sécurité adéquat peut approfondir les détails d'un rapport d'incident pour visualiser des sous-ensembles d'informations relatives, ainsi que pour exposer et consulter tous les détails CAPA et IA connexes.

Les avantages de la gestion des processus pour la Loi Sarbanes Oxley

La plateforme de gestion des processus d’affaires Enterprise Process Center™ (EPC) vous permet d’implémenter un encadrement proactif pour l’administration de vos besoins grandissants de gestion dans les secteurs des risques et des processus, actuels et à venir. C’est un logiciel dynamique, facile d’utilisation, qui vous aide à envisager l’avenir avec confiance et tranquillité d’esprit.

Assurance de la conformité

EPC permet à vos utilisateurs d’affaires de définir et de partager les politiques régissant votre organisation, assurant ainsi la conformité avec vos processus d’affaires. En superposant automatiquement ces politiques aux processus relationnels, EPC prend en charge la conformité à votre place.

Réduction des erreurs humaines

EPC standardise les processus pour répondre aux exigences de conformité des politiques corporatives et règlementaires, tout en éliminant beaucoup d’erreurs humaines causées par les solutions de conformité manuelles. En automatisant les processus et en fournissant les rapports et dépistages appropriés, des erreurs peuvent être évitées avec comme résultat une économie considérable de coûts.

Renforcer la transparence

Des pistes d’audit complètes vous permettent de suivre tous les processus et les changements peuvent être extraits et signalés – un élément essentiel pour la gestion des changements et pour assurer la conformité des processus avec les normes et régulations. Une meilleure visibilité permet d’identifier et corriger les faiblesses facilement.

Augmentation globale de la productivité

EPC profile les processus et leur développement et permet une gestion complètement intégrée. Notre solution BPM vous aide à éliminer les encombrements et à toujours obtenir le niveau d’efficacité maximal de vos processus.

Réduction des coûts de la conformité

EPC vous permet de profiler et d’automatiser vos initiatives de conformité, incluant les rapports et l’exécution des modifications, permettant ainsi la baisse des petites et grandes dépenses reliées à la conformité et à la gestion des risques.

Renforcement de la structure de contrôle

La mise en œuvre des procédures de conformité à la loi Sarbanes-Oxley permet de mettre en évidence les lacunes et les hypothèses erronées en matière de contrôle. Les contrôles inadéquats sont rapidement identifiés lorsque des processus manuels complexes sont automatisés par la mise en œuvre de flux de travail plus récents et plus précis.

Pourquoi choisir Interfacing?

Avec plus de deux décennies de logiciels d'IA, de qualité, de processus et de conformité, Interfacing continue d'être un leader dans l'industrie. À ce jour, nous avons servi plus de 500+ entreprises de classe mondiale et des sociétés de conseil en gestion de toutes les industries et de tous les secteurs. Nous continuons à fournir des solutions numériques, cloud et IA qui permettent aux organisations d'améliorer, de contrôler et de moderniser leurs processus tout en allégeant le fardeau de la conformité réglementaire et des programmes de gestion de la qualité.

Pour en savoir plus ou discuter de la manière dont Interfacing peut aider votre organisation, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.

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