Sarbanes Oxley

Sarbanes Oxley / SOX-Einhaltung

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Einhaltung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes – Ein einfacher Ansatz.

SOX-Prozessmanagement für SOX-Compliance

Das Sarbanes-Oxley (SOX) Compliance-Team von Interfacing arbeitet mit Ihrer Organisation zusammen, um stärkere interne Kontrollen und Risikomanagementprogramme aufzubauen und eine erfolgreiche Umsetzung der SOX-Compliance-Initiativen sicherzustellen. Zu den wichtigsten kritischen Komponenten für die Einhaltung der SOX 404-Compliance gehören die Implementierung des COSO-Frameworks, eine SOX-spezifische Risikobewertung und die Rationalisierung von Kontrollen bis hin zur Dokumentation und Prüfung, unterstützt durch Interfacing's branchenführende Digital Business Platform. Wir setzen uns dafür ein, dass Ihre Organisation die strategischen Ziele der SOX-Implementierung erreicht und gleichzeitig die Kosten im Prozess erheblich reduziert.

Die Compliance-Anforderungen wachsen!

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) hat einen intensiven neuen Fokus auf die Dokumentation, Prüfung und Governance von wichtigen Geschäftsprozessen eingeführt. Angesichts von Unternehmensskandalen wie Enron, Tyco und Worldcom diente diese Art von Compliance-Gesetzgebung dazu, Investoren zu schützen, indem die Zuverlässigkeit und Genauigkeit von Unternehmensangaben verbessert wurde. Eine effiziente Verwaltung der SOX-Compliance-Prozesse erfordert den richtigen Ansatz und eine rigorose Methodologie.

Gesetzliche Vorgaben erfordern erhöhte Strenge und Verantwortlichkeit in folgenden Bereichen:

Berichterstattung über Finanzergebnisse
Verwaltung, Prüfung und Bewertung der internen Geschäftsprozesse, die diese Ergebnisse erzielen
Überwachung des ethischen Verhaltens von Unternehmensleitern, Direktoren und Führungskräften

Die Umsetzung der neuen Gesetzgebung bedeutet die Anwendung durchdachter interner Kontrollen, die Schwächen aufdecken – eine gute allgemeine Geschäftspraxis für jede Organisation. Allerdings stellt dies auch eine komplexe Aufgabe für Geschäfts- und IT-Manager dar, die mit erhöhter Verantwortung und Haftung verbunden ist, und viele verlieren sich in Prüfungs- und Berichtsverfahren.

Darüber hinaus werden solche regulatorischen und Compliance-Anforderungen immer komplexer, was es umso wichtiger macht, die Methoden zur Verwaltung der Sarbanes-Oxley-Prozesse (SOX) mit einer hoch anpassungsfähigen und dynamischen Softwareplattform für digitale Compliance-Lösungen zu nutzen.

Durch den Einsatz von Technologie zur Unterstützung der SOX-Anforderungen bieten Compliance-Audit-Tools Organisationen eine wichtige Verbindung zu den Compliance-Zielen innerhalb der IT-Infrastruktur. Diese Infrastruktur ermöglicht es, Attestations-, Überwachungs- und Berichtswerkzeuge zu nutzen, um eine sichere Prüfungsnachverfolgung zu erstellen und eine einheitliche Sicht und Kommunikation der Aktivitäten von Einzelpersonen im gesamten Unternehmen gemäß den Unternehmensrichtlinien zu präsentieren. Darüber hinaus werden alle sicherheitsrelevanten Änderungen von der zuständigen Person genehmigt, und sensible Daten sind nur für diejenigen zugänglich, die befugt sind, sie einzusehen und zu prüfen.

Interne Prüfung & SOX-Compliance

Um eine interne Prüfung zu erleichtern, müssen interne Kontrolltests durchgeführt werden, um ineffektive oder unzureichende Kontrollen zu erfassen, CAPAs (Corrective and Preventive Actions) zur Risikominderung umzusetzen und anschließend Prüfungen durchzuführen, um die Einhaltung aller regulatorischen Anforderungen sowie die Automatisierung und Überwachung von CAPAs sicherzustellen. Abschnitt 404 des SOX verlangt, dass der unabhängige Auditor der Organisation die eigene Bewertung der internen Kontrollen und Verfahren des Managements in Übereinstimmung mit den vom Public Company Accounting Oversight Board festgelegten Standards bestätigt. Im Gegenzug räumt das PCAOB der internen Revision im Audit Standard Nr. 5 durch die Aussage „Verwendung der Arbeit anderer“ einen Platz ein und geht davon aus, dass externe Prüfer sich auf die Arbeit interner Prüfer stützen dürfen.

Oftmals bedeutet das Management von Prüfungen ohne ein Workflow-Tool, Informationen in mehreren Dateien in einem nicht zentralisierten Informationsspeicher abzulegen. Die Prüfungsmanagementanwendung von Interfacing bietet eine einzige webbasierte Schnittstelle zum Verwalten und Speichern aller prüfungsrelevanten Informationen. Alle Module sind darauf ausgelegt, spezifische Aufgaben zu erfüllen, sind jedoch miteinander verbunden und ergänzen sich gegenseitig.

Daten fließen problemlos und integrieren sich über Anwendungen hinweg, und Terminologien können auch an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden. Alle Funktionen sind wiederverwendbar, durchsuchbar und berichtsfähig, was die Zeit für die Planung, Anpassung und Dokumentation aller Prüfungsphasen durch Automatisierung drastisch reduziert. Darüber hinaus vereinfacht unsere Lösung durch hochflexible und konfigurierbare Funktionen in allen Modulen, Formularen und Feldern die Komplexität der Erstellung und Verwaltung eines vollständig transparenten Prüfzyklus erheblich. Insgesamt sind Organisationen, die bei der Durchführung von Compliance-Initiativen auf die Hilfe von Interfacing setzen, wesentlich erfolgreicher, da sie einen strukturierten, zeitgerechten und umfassenden Ansatz zur Einhaltung regulatorischer Standards anwenden.

CAPA – Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Als eine der häufigsten Best Practices im Problemmanagement helfen CAPAs (Corrective and Preventive Action Plans) Organisationen, ISO- und andere Compliance-Standards einzuhalten. Unsere Lösung ermöglicht es den Nutzern, CAPAs bei fehlgeschlagenen Audits, Vorfällen oder Ad-hoc-Anfragen auszulösen. Wenn der Verantwortliche für einen Aktionspunkt abwesend ist, während ihm der Aktionspunkt zugewiesen wurde, kann unser System eine Eskalationsanfrage automatisieren. Nach einer bestimmten Anzahl von Tagen kann die Aufgabe automatisch an eine andere Rolle mit gleicher Verantwortung weitergeleitet werden. Zusätzlich kann der Verantwortliche für einen Aktionspunkt, gemäß den Geschäftsanforderungen des Unternehmens, eine Verlängerung für seinen Aktionspunkt beantragen.

Während eine CAPA erstellt wird, kann ein Manager im Formular „CAPA erstellen“ mehrere AIs (Aktionspunkte) hinzufügen, die spezifische Kriterien wie AI-Name, Verantwortlicher, Aktionstyp und Priorität usw. definieren. AIs werden bestimmten Ressourcen mit festgelegten Fristen und Prioritätsstufen zugewiesen. Verantwortliche für Aktionspunkte sammeln und speichern Beweismittel für den Abschluss von Aktionspunkten. Prozessverantwortliche können ihrerseits ihren Fortschritt bei diesen CAPA-Vorhaben anzeigen, AIs überprüfen und genehmigen sowie ihre elektronische Unterschrift abgeben.

Kontrolltests

Test hinzufügen und ausführen: Benutzer können Tests hinzufügen und ausführen. Alle Informationen, die im Testdefinitionsformular eingegeben wurden, werden im Formular „Test ausführen“ übernommen, sodass alle Prüfer oder anderen Tester wichtige Informationen zu ihrem Test einsehen können. Informationen wie Voraussetzungen, geplantes Datum und Fälligkeitsdatum, Häufigkeit und Stichprobengröße stehen dem Benutzer zur Verfügung, der den Test durchführt.

Während sie ihre Tests ausführen, erstellen sie Testproben und vergeben jeder einen Gesamtnoten „Bestanden“ oder „Nicht bestanden“, um die Stärke und den Status der Kontrolle insgesamt zu bestimmen. Während eines Überprüfungszyklus kann ein Manager die Testergebnisse einsehen, bearbeiten oder hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise gleichzeitig zwei Audits durchführt, wie ISO 9000 und COBIT, können Sie aufgrund ihrer Ähnlichkeiten ein Testergebnis für das andere Audit nutzen! Darüber hinaus können vordefinierte Tests nach Belieben geändert und wiederverwendet werden, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Die Lösung von Interfacing kann alle Audithistorien und -ergebnisse in unserem Repository speichern!

Testprobe bewerten und genehmigen: Die Schaltflächen „Ja/Nein“, „Und/Oder“ und „Bestanden/Nicht bestanden“ helfen den Benutzern, die Wirksamkeit und Genauigkeit der Proben einfach und schnell zu bestimmen. Benutzer können mehrere Proben hinzufügen, ohne das Fenster „Probe hinzufügen“ zu verlassen, was ihrem Bewertungsprozess eine Automatisierungsebene hinzufügt. Um ein hohes Maß an Verantwortlichkeit sicherzustellen und eine Möglichkeit zur Klärung von Unstimmigkeiten zu schaffen, können Benutzer Verantwortlichkeiten nach Rolle festlegen und alle am Auditgenehmigungszyklus beteiligten Stakeholder einsehen.

Überprüfung und Auditnachweis abschließen: Unser Auditüberprüfungsformular zeigt alle geerbten Auditinformationen sowie ein Dropdown-Menü zur Bewertung des Auditergebnisses insgesamt (Bestanden/Nicht bestanden) an. Das Formular enthält auch ein Dropdown-Menü, das durch die Auswahl von Ja oder Nein eine automatische Eskalation zu CAPA auslöst. Wir sind uns auch bewusst, dass ein Audit, selbst wenn es als bestanden gilt, trotzdem den CAPA-Prozess erfordern könnte! Schließlich bietet unser Auditbericht Drilldown-Berichtsvisualisierungen, mit denen Benutzer alle berechneten Metriken und Daten zu einer Auditinstanz einsehen können (z. B. Status jedes zugehörigen Tests, Angemessenheit und Wirksamkeit jedes Tests, Prüfer, der für jeden Test verantwortlich ist usw.).

Vorfallmanagement

Ein effektives Incident Management (IcM) ist entscheidend, um Gefahren zu vermeiden, die potenziell die Abläufe, Dienstleistungen und den Ruf einer Organisation schädigen können. Interfacing ermöglicht es den Nutzern, einen umfassenden IcM-Prozess zu erstellen, der von der ad-hoc-Erstellung von Vorfällen über die Durchführung von Vorfalluntersuchungen, die Durchführung von Ursachen- und Risikoanalysen, das Festlegen mehrerer Überprüfungs- und Genehmigungszyklen bis hin zur Auslösung des CAPA-Prozesses bei fehlgeschlagener Analyse reicht.

Vorfallverfolgung & Untersuchung: Mit einem automatisch generierten Tracking-Code können Benutzer mühelos den Status einer Vorfallanfrage in jedem Schritt des Prozesses nachverfolgen. Vorfallsbezogene Grafiken und Dokumentationen können ebenfalls leicht aus Daten erstellt werden, die zusätzliche Spezifität erfassen. Aus einem Vorfallformular heraus können Vorfalluntersucher alle Informationen übernehmen, die in den vorherigen Phasen des Vorfallsprozesses eingegeben wurden. Jeder Benutzer mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen und Status kann alle Details des Vorfalls einsehen, bei Bedarf eine Eskalation zu CAPA auslösen und nach Abschluss der Untersuchung eine Vorfallsfreigabe mit einer elektronischen Unterschrift abschließen.

Vorfallüberprüfung & Bericht: Unsere Option zur Vorfallüberprüfung umfasst alle Felder, die aus dem ursprünglichen Vorfallformular übernommen wurden (z. B. Tracking-Code, Standort, Analyse, Untersuchung usw.). Benutzer können Prozess-Rückführungen auslösen, wenn ein Formular bei der Überprüfung abgelehnt wird, eine Validierung der Felder hinzufügen, um zu verhindern, dass ein Formular ohne Unterschrift eingereicht wird, und mehrere Genehmigungszyklen festlegen, die jedem Schritt der Formulareinreichung vorausgehen können. Ein Benutzer mit den entsprechenden Sicherheitsberechtigungen kann die Details eines Vorfallberichts durch Drilldown einsehen, um Teilmengen von relevanten Informationen sowie alle zugehörigen CAPA- und IA-Details aufzudecken und zu konsultieren.

Was liefert eine Interfacing-Lösung?

Governance & Compliance sicherstellen

EPC ermöglicht es Geschäftsbenutzern, die Governance-Richtlinien Ihrer Organisation zu definieren und zu teilen, um die Compliance sicherzustellen. Indem diese Richtlinien automatisch auf die entsprechenden Prozesse angewendet werden, übernimmt EPC die Einhaltung der Vorschriften für Sie.

Menschliche Fehler reduzieren

EPC standardisiert Prozesse, um die Einhaltung von Unternehmens- und Regulierungsrichtlinien zu gewährleisten und eliminiert viele der Fehler, die durch manuelle Compliance-Lösungen entstehen. Durch die Automatisierung der Prozesse sowie durch geeignete Berichterstattung und Nachverfolgung können Fehler vermieden werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Transparenz erhöhen

Vollständige Audit-Trails, die es Ihnen ermöglichen, alle Prozesse und Änderungen nachzuverfolgen, können extrahiert und berichtet werden – eine wesentliche Komponente für das Änderungsmanagement und die Sicherstellung der Prozesskonformität mit Standards und Vorschriften. Diese verbesserte Sichtbarkeit ermöglicht es Ihnen, Schwächen leicht zu identifizieren und zu korrigieren.

Gesamtproduktivität steigern

Das Enterprise Process Center optimiert Prozesse und deren Entwicklung und ermöglicht deren vollständig integriertes End-to-End-Management. Unsere Lösung hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und die Effektivität Ihrer Prozesse jedes Mal zu maximieren.

Compliance kosteneffektiv gestalten

Das Enterprise Process Center ermöglicht es Ihnen, Ihre Compliance-Initiativen, einschließlich Berichterstattung und Durchführung von Änderungen, zu rationalisieren und zu automatisieren, was die weichen und harten Kosten der Compliance und des Risikomanagements senkt.

Kontrollstruktur stärken

Ein Beispiel ist das bessere Bewusstsein für Kontrollen, wie Lücken und fehlerhafte Annahmen durch die Implementierung von SOX-Compliance-Verfahren plötzlich ans Licht kommen. Unzureichende Kontrollen werden schnell identifiziert, wenn komplexe manuelle Prozesse durch die Implementierung neuer, genauerer Workflows automatisiert werden.

Wie Interfacing helfen kann

Die Enterprise Process Center-Plattform verschafft Ihnen einen Vorsprung Die Enterprise Process Center (EPC)-Plattform von Interfacing Technologies ist eine digitale integrierte Managementsystemlösung, die weit mehr bietet als nur die Fähigkeit, Compliance-Initiativen zu verwalten. Sie ermöglicht es Ihnen, proaktiv auf die SOX-Compliance-Anforderungen einzugehen, einen vollständig dynamischen Risikomanagement-Lebenszyklus zu schaffen und einen viel genaueren Ansatz für Compliance und Risikomanagement zu verfolgen. Da EPC einen systematischen Ansatz für das Management aller Prozesse Ihrer Organisation verfolgt – von Wissensmanagement über Leistungs- und Compliance-Überwachung bis hin zur Optimierung von Prozessen für Änderungsmanagement und Kundenzufriedenheit – ermöglicht es Ihnen:

Ein Governance-Framework zu erstellen
Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen
Die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung und die Bereitschaft für Audits zu gewährleisten
Sicherzustellen, dass alle Kontrollpunkte für alle Geschäftspartner klar und sichtbar sind
Die gesamte betriebliche Effizienz Ihrer Organisation zu verbessern

Die Softwarelösung Enterprise Process Center™ (EPC) von Interfacing Technologies erfüllt Ihre spezifischen SOX- und anderen Compliance-Anforderungen und optimiert gleichzeitig Ihr fortlaufendes Risiko- und Compliance-Management sowie die betriebliche Effizienz.

Vollständige Audit-Trails, die es Ihnen ermöglichen, alle Änderungen nachzuverfolgen, können extrahiert und berichtet werden – eine wesentliche Komponente für das Änderungsmanagement und die Sicherstellung der Prozesskonformität mit Standards und Vorschriften. Die Fähigkeit von EPC, Prozessleistungsdaten zu erfassen und diese den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen, bietet Ihrer Organisation das Echtzeit-Feedback, das notwendig ist, um die Prozessleistung stets im Blick zu behalten.

Ein Sarbanes-Oxley Act (SOX) Fallstudie

Von Komplexität zur Einfachheit Dank seiner einfachen, geradlinigen Methodik wurden selbst die komplexesten Prozesse mit dem Enterprise Process Center (EPC) von Interfacing vereinfacht und auf einen Blick verständlich. Einschüchterung wurde in Selbstvertrauen verwandelt, und die Geschäftsbenutzer fanden es einfach, ihre Prozesse und die dazugehörigen Kontrollen kontinuierlich zu dokumentieren und zu überprüfen. Für das Unternehmen selbst brachte dies eine große Beruhigung.

Die Nutzung von EPC ermöglichte es dem Unternehmen nicht nur, seine Prozesse zu optimieren und alle Managementebenen einzubeziehen, sondern bereitete es auch auf die regulatorischen SOX-Audits vor, die zu einem Teil ihrer täglichen Arbeit geworden waren.

Darüber hinaus ermöglichte das automatische Webpublishing den Stakeholdern, alle Prozessbereiche einzusehen und Prozess-Eigentumsberichte zu überprüfen, sodass er feststellen konnte, wer pünktlich war und wer bei der Überprüfung und Genehmigung ihrer Prozesse und der dazugehörigen Dokumentation verzögert war.

Diese Transparenz von Eigentum und Handlungen über alle Ebenen hinweg stellt sicher, dass die Prozessreife auf dem für die Sarbanes-Oxley-Compliance erforderlichen Niveau erreicht wird. Ein weiterer Grund, warum die EPC-Software von Interfacing weiterhin eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des SOX-Prozesses spielt.

Warum Interfacing wählen?

Mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung in den Bereichen KI, Qualität, Prozesse und Compliance ist Interfacing nach wie vor ein führendes Unternehmen in der Branche. Bis heute hat das Unternehmen mehr als 500 erstklassige Unternehmen und Unternehmensberatungen aus allen Branchen und Sektoren bedient. Wir bieten weiterhin digitale, Cloud- und KI-Lösungen an, die es Organisationen ermöglichen, ihre Prozesse zu verbessern, zu kontrollieren und zu rationalisieren und gleichzeitig die Last der Einhaltung von Vorschriften und Qualitätsmanagementprogrammen zu verringern.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder besprechen möchten, wie Interfacing Ihr Unternehmen unterstützen kann, füllen Sie bitte das folgende Formular aus.

Dokumentation: Transformation, Governance und Kontrolle vorantreiben

· Gewinnen Sie in Echtzeitd umfassende Einblicke in Ihre Abläufe.

· Verbessern Sie Governance, Effizienz und Compliance.

· Sorgen Sie für nahtlose Einhaltung von regulatorischen Standards.

eQMS: Automatisierung von Qualitäts- und Compliance-Workflows und Berichten

· Vereinfachen Sie das Qualitätsmanagement mit automatisierten Workflows und Überwachung.

· Optimieren Sie CAPA, Lieferantenaudits, Schulungen und verwandte Workflows.

· Verwandeln Sie Dokumentation in

umsetzbare Erkenntnisse für Quality 4.0.

Low-Code Rapid Application Development: Beschleunigung der digitalen Transformation

· Erstellen Sie benutzerdefinierte, skalierbare Anwendungen schnell.

· Reduzieren Sie Entwicklungszeit und -kosten.

· Passen Sie sich schneller an und bleiben Sie agil angesichts sich wandelnder Kunden- und Geschäftsanforderungen.

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KI-gestützte Tools sind darauf ausgelegt, Abläufe zu optimieren, Compliance zu verbessern und nachhaltiges Wachstum voranzutreiben. Erfahren Sie, wie KI: · Mitarbeiterfragen beantworten kann.

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