Una suite no tiene por qué ser un IMS unificado

El hecho de agrupar varios productos bajo un mismo nombre de plataforma no implica automáticamente que se cree un único sistema de gestión.

Una suite de software puede seguir necesitando diferentes aplicaciones, repositorios, configuraciones de producto, integraciones, acuerdos de licencia y dependencias técnicas. Estas diferencias pueden afectar a cómo se comparte la información, cómo se gestionan los cambios y cómo se mantiene la rendición de cuentas en toda la organización.

GBTEC describe sus productos como independientes, combinables libremente y sincronizables automáticamente. La estructura de su plataforma, tal y como la presenta, divide el diseño de procesos, la gestión de activos empresariales (EAM), la ejecución de procesos, el cumplimiento normativo (GRC) y Apromore Process Mining en áreas de producto bien diferenciadas.

Interfacing tiene un enfoque diferente.

Su sistema de gestión integrado se basa en un repositorio único y conectado en el que los procesos, riesgos, controles, normativas, documentos, funciones, sistemas, activos, registros de calidad e información sobre el rendimiento se pueden reutilizar en todas las áreas de gestión.

Esto reduce la necesidad de duplicar información o de mantener relaciones distintas en diferentes productos.

La gobernanza de los procesos no es lo mismo que la gestión integrada

La gobernanza de procesos ayuda a las organizaciones a documentar, aprobar, publicar y mejorar la forma en que se debe realizar el trabajo.

La gestión integrada va más allá.

Relaciona el proceso con los requisitos de calidad, riesgo, cumplimiento normativo, documentación, formación, tecnología y operativos que rigen su ejecución.

Por ejemplo, cuando cambia un procedimiento controlado, un sistema de gestión integrado debería poder demostrar:

• ¿Qué procesos y actividades se ven afectados?
• ¿Qué riesgos y controles hay que volver a evaluar?
• ¿Qué empleados tienen que revisar el cambio o recibir formación al respecto?
• ¿Qué sistemas, proveedores, activos o productos podrían verse afectados?
• ¿Qué autorizaciones y firmas electrónicas se necesitan?
• ¿Qué requisitos normativos provocaron el cambio?
• ¿Qué documentos hay que conservar como pruebas de auditoría?

Interfacing mantiene estas relaciones dentro del mismo entorno de gestión.

La organización puede pasar de identificar un cambio necesario a evaluar su impacto, aprobar actualizaciones, publicar contenido controlado, asignar formación y conservar pruebas sin separar la gestión de los procesos de la ejecución de la calidad y el cumplimiento normativo.

Cuando el alcance de la plataforma se convierte en el factor decisivo

La cuestión no es si GBTEC puede dar soporte a la modelización de procesos, la arquitectura empresarial, la automatización de flujos de trabajo o las actividades de GRC. Sí que puede.

La pregunta más importante es si esas capacidades abarcan todo el ámbito operativo y normativo de la organización.

La transformación de los procesos se está extendiendo cada vez más a ámbitos como los incidentes de calidad, las medidas correctivas y preventivas (CAPA), la gestión documental, los cambios normativos, la formación, la calidad de los proveedores, las auditorías, los riesgos, los controles, la continuidad del negocio y la ejecución operativa.

Cuando estas áreas se gestionan mediante capas de productos independientes o tecnología externa, las organizaciones pueden acabar teniendo que lidiar con requisitos de integración adicionales, información duplicada, una responsabilidad fragmentada y una gobernanza inconsistente.

Interfacing está pensada para evitar esa separación.

Su IMS integra los procesos, la calidad, el cumplimiento normativo, los riesgos, la documentación, la automatización y la inteligencia operativa en un único entorno regulado.

Por qué Interfacing es la opción estratégica más sólida

Los procesos y la calidad van de la mano

Los problemas de calidad casi nunca se dan sin que haya un proceso que los haya provocado.

Interfacing vincula las desviaciones, las no conformidades, las reclamaciones, los resultados de las auditorías, las inspecciones, las medidas correctivas y preventivas (CAPA), el análisis de causas raíz, la calidad de los proveedores, la formación y el control de documentos directamente con los procesos operativos y las responsabilidades correspondientes.

Los cambios normativos tienen repercusiones en las fases posteriores

Un requisito nuevo o actualizado puede afectar a las políticas, los procedimientos, los controles, los sistemas, las funciones, los proveedores, la formación y los registros operativos.

Interfacing ayuda a las organizaciones a identificar esas dependencias y a gestionar los cambios resultantes mediante flujos de trabajo regulados.

Varias disciplinas de gestión funcionan como un solo sistema

Interfacing reúne BPM, QMS, GRC, control de documentos, continuidad del negocio, gestión normativa y automatización «low-code» en un único sistema de gestión de información (IMS) conectado.

Esto permite a las organizaciones gestionar la gobernanza empresarial sin tener que mantener fuentes de información independientes para cada disciplina.

La inteligencia de procesos lleva a una actuación regulada

Detectar un cuello de botella o una desviación en el proceso es solo el principio.

Interfacing conecta los resultados de la minería de procesos y la simulación con los modelos de procesos controlados, los riesgos, las responsabilidades, las medidas de mejora, los documentos y los indicadores de rendimiento, para que la información obtenida pueda dar lugar a un cambio operativo bien gestionado.

La dirección cuenta ahora con un gemelo digital de la organización

Interfacing conecta procesos, personas, sistemas, capacidades, riesgos, controles, documentos, activos, normativas y rendimiento dentro de un gemelo digital de la organización.

Esto ofrece a los responsables una visión global de cómo funciona la empresa, cómo interactúan sus interdependencias y cómo los cambios propuestos pueden afectar al conjunto de la organización.

Perspectiva final

GBTEC e Interfacing se solapan en áreas como la gestión de procesos, la arquitectura empresarial, la automatización de flujos de trabajo, el GRC y la inteligencia de procesos.

La diferencia está en el alcance y el diseño de la plataforma.

GBTEC se basa en un conjunto de productos que facilitan la transformación basada en procesos, la arquitectura empresarial, la automatización, la gobernanza y el análisis de procesos.

Interfacing ofrece un sistema de gestión integrado diseñado para conectar los procesos con la calidad, el cumplimiento normativo, los riesgos, la documentación, la normativa, las funciones, los sistemas, la formación, la automatización y el rendimiento operativo.

Por lo tanto, la decisión no debería basarse únicamente en si ambos proveedores ofrecen BPM, GRC, flujos de trabajo o inteligencia de procesos.

Depende de si la organización necesita sobre todo un conjunto de herramientas de transformación o un IMS integrado que regule cómo funciona, cambia y mejora continuamente la empresa.

Cómo te ayuda el Interfacing

Interfacing ofrece un sistema de gestión integrado con ayuda de IA para aquellas organizaciones que necesitan que la transformación de sus procesos vaya más allá del modelado y la documentación.

La plataforma reúne BPM, QMS, GRC, control de documentos y registros, gestión normativa, continuidad del negocio, arquitectura empresarial, formación, inteligencia de procesos y automatización «low-code» en un único entorno regulado.

En lugar de gestionar estas áreas mediante herramientas independientes y repositorios inconexos, las organizaciones pueden establecer una única fuente de información fiable para su modelo operativo.

Los procesos, procedimientos, riesgos, controles, normativas, documentos, funciones, sistemas, activos, proveedores, incidencias de calidad, requisitos de formación e indicadores de rendimiento se pueden vincular y reutilizar en todo el IMS.

Esto permite a las organizaciones:

• Estandarizar los procesos, procedimientos, políticas, funciones y conocimientos operativos en todos los departamentos, centros y regiones
• Relaciona los incidentes de calidad, el CAPA, las auditorías, las inspecciones, la calidad de los proveedores y la formación directamente con los procesos en los que surgen los problemas
• Gestiona todo el ciclo de vida de los documentos, incluyendo la revisión, el visto bueno, la aprobación, la firma electrónica, la publicación, la confirmación, la formación, la revisión periódica, el archivo y la conservación
• Identifica las repercusiones que se producen cuando cambia un proceso, una normativa, un documento, un sistema, un proveedor, una función, un riesgo o un control
• Utiliza funciones asistidas por IA para facilitar la creación de procesos, el análisis de contenidos, el análisis de impacto, la evaluación de riesgos y la mejora continua
• Compara los procesos documentados con la ejecución real mediante la extracción de procesos, el análisis, la animación y la simulación
• Crea flujos de trabajo y aplicaciones con poco código que reutilicen los datos, roles, reglas y estructuras de gobernanza existentes de IMS
• Mantener relaciones trazables entre los requisitos, las acciones, las responsabilidades, los registros controlados y las pruebas de auditoría
• Reducir el número de herramientas inconexas, repositorios duplicados, integraciones y traspasos manuales necesarios para gestionar la transformación empresarial
• Crea un gemelo digital de la organización que ofrezca una visión integrada del rendimiento operativo, el riesgo, la calidad, el cumplimiento normativo y los cambios

Para las organizaciones sujetas a regulación y con una complejidad operativa elevada, esto supone una base más sólida para la preparación ante auditorías, la rendición de cuentas, la resiliencia operativa y la mejora continua.

Interfacing no se limita a aportar calidad, cumplimiento normativo o automatización a la gestión de procesos.

Ofrece un entorno integrado para gestionar el funcionamiento de la organización.