Une suite n’est pas nécessairement un IMS unifié

Le fait de regrouper plusieurs produits sous un même nom de plateforme ne crée pas automatiquement un système de gestion unique.

Une suite logicielle peut néanmoins nécessiter différentes applications, différents référentiels, différentes configurations de produits, différentes intégrations, différents accords de licence et différentes dépendances techniques. Ces distinctions peuvent avoir une incidence sur la manière dont les informations sont partagées, dont les changements sont gérés et dont la responsabilité est assurée au sein de l’organisation.

GBTEC décrit ses produits comme pouvant être utilisés de manière autonome, combinés librement et synchronisés automatiquement. La structure de sa plateforme, telle qu’elle est présentée, distingue les domaines de produits suivants : conception des processus, EAM, exécution des processus, GRC et Apromore Process Mining.

Interfacing adopte une approche différente.

Son système de gestion intégré s’articule autour d’un référentiel unique et interconnecté dans lequel les processus, les risques, les contrôles, les réglementations, les documents, les rôles, les systèmes, les actifs, les dossiers qualité et les informations relatives à la performance peuvent être réutilisés dans l’ensemble des domaines de gestion.

Cela permet d’éviter de dupliquer des informations ou de gérer des relations distinctes dans différents produits.

La gouvernance des processus n’est pas synonyme de gestion intégrée

La gouvernance des processus aide les organisations à documenter, approuver, publier et améliorer la manière dont le travail doit être effectué.

La gestion intégrée va plus loin.

Il établit un lien entre le processus et les exigences en matière de qualité, de risques, de conformité, de documentation, de formation, de technologie et d’exploitation qui régissent sa mise en œuvre.

Par exemple, lorsqu’une procédure contrôlée fait l’objet d’une modification, un système de gestion intégré doit être en mesure de démontrer :

• Quels sont les processus et les activités concernés ?
• Quels sont les risques et les contrôles qui doivent faire l’objet d’une réévaluation ?
• Quels sont les collaborateurs qui doivent prendre connaissance de ce changement ou suivre une formation à ce sujet ?
• Quels systèmes, fournisseurs, actifs ou produits pourraient être concernés ?
• Quelles sont les autorisations et les signatures électroniques requises ?
• Quelles exigences réglementaires ont été à l’origine de ce changement ?
• Quels documents doivent être conservés à titre de pièces justificatives d’audit ?

Interfacing permet de maintenir ces relations au sein d’un même environnement de gestion.

L’organisation peut passer de l’identification d’un changement nécessaire à l’évaluation de son impact, à l’approbation des mises à jour, à la publication de contenus contrôlés, à l’attribution de formations et à la conservation des preuves, sans dissocier la gouvernance des processus de la mise en œuvre des mesures de qualité et de conformité.

Lorsque la portée de la plateforme devient le facteur déterminant

La question n’est pas de savoir si GBTEC est capable de prendre en charge la modélisation des processus, l’architecture d’entreprise, l’automatisation des flux de travail ou les activités de GRC. Il en est tout à fait capable.

La question la plus importante est de savoir si ces capacités couvrent l’ensemble du champ d’application opérationnel et réglementaire de l’organisation.

La transformation des processus s’étend de plus en plus aux événements liés à la qualité, aux mesures correctives et préventives (CAPA), à la gouvernance documentaire, aux changements réglementaires, à la formation, à la qualité des fournisseurs, aux audits, aux risques, aux contrôles, à la continuité d’activité et à l’exécution opérationnelle.

Lorsque ces domaines sont gérés au moyen de couches de produits distinctes ou de technologies externes, les organisations risquent de se heurter à des exigences d’intégration supplémentaires, à des doublons d’informations, à une fragmentation des responsabilités et à un manque de cohérence en matière de gouvernance.

Interfacing est conçu pour éviter cette séparation.

Son IMS intègre les processus, la qualité, la conformité, les risques, la documentation, l’automatisation et l’intelligence opérationnelle au sein d’un environnement unique et réglementé.

Pourquoi l’Interfacing constitue le choix stratégique le plus judicieux

Les processus et la qualité vont de pair

Les problèmes de qualité sont rarement indépendants des processus qui les ont engendrés.

L’Interfacing relie directement les écarts, les non-conformités, les réclamations, les constatations d’audit, les inspections, les mesures correctives et préventives (CAPA), l’analyse des causes profondes, la qualité des fournisseurs, la formation et le contrôle des documents aux processus opérationnels et aux responsabilités concernées.

Les changements réglementaires ont des répercussions en aval

Une exigence nouvelle ou mise à jour peut avoir des répercussions sur les politiques, les procédures, les contrôles, les systèmes, les rôles, les fournisseurs, la formation et les registres opérationnels.

L’Interfacing aide les organisations à identifier ces dépendances et à gérer les changements qui en découlent grâce à des workflows réglementés.

Plusieurs disciplines de gestion fonctionnent comme un seul et même système

Interfacing rassemble le BPM, le QMS, le GRC, le contrôle documentaire, la continuité d’activité, la gestion réglementaire et l’automatisation « low-code » au sein d’un IMS unique et interconnecté.

Cela permet aux organisations de gérer la gouvernance d’entreprise sans avoir à maintenir des sources d’informations distinctes pour chaque domaine.

L’intelligence des processus conduit à une action encadrée

Identifier un goulot d’étranglement ou un écart par rapport au processus n’est qu’un premier pas.

Interfacing relie les résultats de l’exploration des processus et de la simulation aux modèles de processus contrôlés, aux risques, aux responsabilités, aux actions d’amélioration, aux documents et aux indicateurs de performance, afin que ces informations puissent déboucher sur un changement opérationnel encadré.

La direction dispose désormais d’un jumeau numérique de l’organisation

Interfacing relie les processus, les personnes, les systèmes, les capacités, les risques, les contrôles, les documents, les actifs, les réglementations et les performances au sein d’un jumeau numérique de l’organisation.

Cela permet aux dirigeants d’avoir une vision globale du fonctionnement de l’entreprise, des interactions entre ses différents éléments et de l’impact que les changements proposés pourraient avoir sur l’ensemble de l’organisation.

Perspective finale

Les domaines d’activité de GBTEC et d’Interfacing se recoupent dans les domaines de la gestion des processus, de l’architecture d’entreprise, de l’automatisation des flux de travail, de la GRC et de l’intelligence des processus.

La différence réside dans la portée et la conception de la plateforme.

GBTEC s’articule autour d’une gamme de produits destinés à accompagner la transformation axée sur les processus, l’architecture d’entreprise, l’automatisation, la gouvernance et l’analyse des processus.

Interfacing propose un système de gestion intégré conçu pour relier les processus à la qualité, à la conformité, aux risques, à la gestion documentaire, à la réglementation, aux rôles, aux systèmes, à la formation, à l’automatisation et à la performance opérationnelle.

Votre décision ne doit donc pas reposer uniquement sur le fait que les deux fournisseurs proposent ou non des solutions de BPM, de GRC, de workflow ou d’intelligence des processus.

Ce choix doit dépendre de la question de savoir si l’organisation a principalement besoin d’une suite d’outils de transformation ou d’un IMS connecté permettant de piloter le fonctionnement, l’évolution et l’amélioration continue de l’entreprise.

En quoi l’Interfacing est-il utile ?

Interfacing propose un système de gestion intégré, assisté par l’IA, destiné aux organisations qui ont besoin d’une transformation de leurs processus allant au-delà de la modélisation et de la documentation.

Cette plateforme regroupe le BPM, le QMS, le GRC, la gestion des documents et des archives, la gestion de la conformité, la continuité d’activité, l’architecture d’entreprise, la formation, l’intelligence des processus et l’automatisation « low-code » au sein d’un environnement unique et régulé.

Au lieu de gérer ces domaines à l’aide d’outils distincts et de référentiels isolés, les organisations peuvent mettre en place une source unique de référence pour leur modèle opérationnel.

Les processus, procédures, risques, contrôles, réglementations, documents, rôles, systèmes, actifs, fournisseurs, événements liés à la qualité, besoins en formation et indicateurs de performance peuvent être mis en relation et réutilisés dans l’ensemble du système de gestion intégré (IMS).

Cela permet aux organisations de :

• Harmoniser les processus, les procédures, les politiques, les rôles et les connaissances opérationnelles entre les services, les sites et les régions
• Reliez directement les événements liés à la qualité, les CAPA, les audits, les inspections, la qualité des fournisseurs et les formations aux processus au sein desquels des problèmes surviennent
• Gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, notamment la révision, la validation, l’approbation, la signature électronique, la publication, la confirmation, la formation, la révision périodique, l’archivage et la conservation
• Identifier les répercussions en aval lorsqu’un processus, une réglementation, un document, un système, un fournisseur, un rôle, un risque ou un contrôle fait l’objet d’une modification
• Utilisez les fonctionnalités basées sur l’IA pour faciliter la création de processus, l’analyse de contenu, l’analyse d’impact, l’évaluation des risques et l’amélioration continue
• Comparez les processus documentés à leur exécution réelle à l’aide de l’exploration des processus, de l’analyse, de l’animation et de la simulation
• Créer des flux de travail et des applications « low-code » qui réutilisent les données, les rôles, les règles et les structures de gouvernance IMS existants
• Assurer la traçabilité des liens entre les exigences, les actions, les responsabilités, les documents contrôlés et les éléments probants d’audit
• Réduire le nombre d’outils isolés, de référentiels redondants, d’intégrations et de transferts manuels nécessaires à la gestion de la transformation de l’entreprise
• Créez un jumeau numérique de l’organisation qui offre une vue d’ensemble cohérente des performances opérationnelles, des risques, de la qualité, de la conformité et du changement

Pour les organisations soumises à une réglementation et dont les activités sont complexes sur le plan opérationnel, cela permet de renforcer les bases nécessaires à la préparation aux audits, à la responsabilité, à la résilience opérationnelle et à l’amélioration continue.

Interfacing ne se limite pas à apporter de la qualité, la conformité ou l’automatisation dans le cadre de la gestion des processus.

Il offre un environnement intégré permettant de régir le fonctionnement de l’organisation.